Wydatki na rzecz kontrahentów

Zaliczenie wydatków na rzecz kontrahentów do kosztów uzyskania przychodów należy rozpatrywać pod kątem celowości ich poniesienia, tj. czy wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. To jednak nie wszystko, co podatnik musi ustalić. Konieczne jest również sprawdzenie, czy omawiane wydatki nie są wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych, np. jako wydatki na reprezentację.

Do niedawna organy podatkowe przez reprezentację uważały wystawność i okazałość w czyimś sposobie bycia. Obecnie rozumienie tego wyrażenia uległo zmianie i zdaniem fiskusa reprezentacja odnosi się do stworzenia jak najlepszego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy czy wykreowania pozytywnych relacji między kontrahentami.

Posiłki podczas spotkań

Wymienienie w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop jako przykładowych kosztów reprezentacji, wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów podatkowych wtedy, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Wydatki na zwyczajowy poczęstunek kontrahentów podczas rozmów handlowych stanowią koszty uzyskania przychodów.

Dla kwalifikacji kosztów poczęstunku jako kosztów reprezentacyjnych nie jest istotne miejsce podawania poczęstunku, tj. bez znaczenia jest fakt, czy odbywa się on w siedzibie firmy, czy też poza nią.

Wobec tego za wyłączone z kosztów podatkowych wydatki na zakup usług gastronomicznych, żywności i napojów należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie prestiżowego wizerunku firmy w oczach uczestników poczęstunku.

Zdarza się, że rozmowy handlowe odbywają się przez kilka dni i przedsiębiorcy na czas ich trwania opłacają kontrahentom koszty noclegu. W dotychczasowej linii interpretacyjnej organów podatkowych ugruntowało się stanowisko, że pokrycie kosztów noclegu kontrahentów podczas spotkań biznesowych wykracza poza poziom gościnności zwyczajowo przyjęty w tego typu kontaktach. Pokrycie kosztów noclegu kontrahentów uznawane więc było za wydatek reprezentacyjny, a to wyłączało je z kosztów podatkowych (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 27 września 2012 r., nr ITPB3/423-316/12/MT). Obecnie można zauważyć bardziej przychylne dla podatników stanowisko fiskusa. Uznaje on bowiem, że wydatki na noclegi kontrahentów podczas spotkań biznesowych nie służą kreowaniu wizerunku podatnika, a co za tym idzie - stanowią koszty podatkowe (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 stycznia 2014 r., nr IPPB5/423-848/13-2/JC, i interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 czerwca 2013 r., nr IBPBI/2/423-638/13/MS).

Szkolenia dla kontrahentów

Głównym celem szkolenia jest przekazanie określonej wiedzy jego uczestnikom, a nie kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy. Wydatki na organizację szkoleń nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych. Niemniej jednak nie każdy wydatek poniesiony w związku z przeprowadzonym szkoleniem kontrahentów może być uznany za koszt podatkowy.

Gdy głównym celem organizacji spotkania jest prowadzenie szkolenia np. w zakresie sposobów sprzedaży czy negocjacji umów handlowych, to wydatki na organizację części merytorycznej takich spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Chodzi tu m.in. o wydatki na wynajem sali na szkolenie, wynagrodzenie osoby szkolącej czy materiały szkoleniowe.

Jeżeli chodzi o kwalifikowanie wydatków na wyżywienie czy zakwaterowanie kontrahentów podczas szkolenia, to organy podatkowe od jakiegoś czasu w zdecydowanej większości uznają, że nie podlegają one wyłączeniu z kosztów podatkowych. Przykładem są interpretacje indywidualne: Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 11 czerwca 2014 r., nr IBPBI/1/415-324,577/14/ESZ, Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 27 stycznia 2014 r., nr IPTPB3/423-461/13-2/PM, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 15 stycznia 2014 r., nr ILPB3/423-501/13-2/JG.

Niewątpliwy charakter reprezentacyjny mają natomiast wszelkie imprezy towarzyszące szkoleniom, np. zawody sportowe czy zabawy taneczne. Biorąc pod uwagę ich rozrywkowy charakter oraz fakt, że wydatki na ich organizację nie stanowią elementu niezbędnego dla przeprowadzenia szkolenia, należy uznać, że tego rodzaju wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na część rozrywkową podczas szkolenia kontrahentów wyłączone są z kosztów podatkowych.

Prezenty dla kontrahentów

Ujęcie w kosztach podatkowych prezentów dla kontrahentów zależy od tego, czy wydawane upominki pełnią funkcję informacyjno-reklamową, czy wykazują cechy reprezentacji. Aby ocenić charakter kosztów związanych z zakupem upominków, należy uwzględnić przesłanki obiektywne, takie jak całokształt prowadzonej działalności gospodarczej, zakres poniesionych wydatków, jednostkową wartość upominków, grupę docelową adresatów oraz okoliczności wręczania prezentów.

Za prezenty reklamowe uważa się takie upominki, których wartość jest niewysoka i są one rozdawane masowo oraz opatrzone w sposób trwały w logo firmy wręczającej upominek. Wydatki na tego rodzaju prezenty mogą stanowić koszt podatkowy.

Z kolei prezenty o charakterze reprezentacyjnym, a więc te o znacznej wartości wręczane wybranym kontrahentom, które mają na celu budowę wizerunku firmy i relacji z kontrahentami, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)