Wydatki na posiłki dla pracowników i kontrahentów

Wśród firmowych wydatków wyróżnia się zakup żywności lub usług gastronomicznych. Artykuły spożywcze, a także obiady lub lunche są zapewniane pracownikom bądź kontrahentom firmy podczas spotkań biznesowych. W praktyce jednak wielu podatników ma wątpliwości, czy wydatek poniesiony na zakup żywności bądź usługi gastronomicznej może być uznany za koszt uzyskania przychodów.

Od połowy marca 2020 r. część naszej załogi pracuje zdalnie, natomiast część pracowników świadczy pracę w siedzibie firmy. Chcąc zapewnić im jak najlepsze warunki pracy, codziennie udostępniamy im wodę, kawę, herbatę, jogurty. Zakup tych artykułów spożywczych finansujemy ze środków obrotowych. Czy wydatki na wymienione artykuły możemy rozliczać w kosztach uzyskania przychodów?

Wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych, które są udostępniane pracownikom w formie poczęstunku, pracodawca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Prawo do uznania danego wydatku za koszt podatkowy przysługuje podatnikowi, gdy wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i spełnia przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop. Musi więc mieć wpływ na uzyskiwanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto nie może być wymieniony w katalogu wydatków wyłączonych z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Stosownie do tych założeń do kosztów uzyskania przychodów co do zasady zalicza się tzw. koszty pracownicze. Są to przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, nagrody, premie, diety i inne należności za czas podróży służbowych oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one także wydatki ponoszone na zakup dodatkowych pozapłacowych świadczeń na rzecz pracowników, takich jak wskazane w opisanej sprawie wydatki poniesione przez pracodawcę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych do konsumpcji pracownikom w miejscu pracy. Pracodawca może je zakwalifikować do firmowych kosztów, jeśli ponosi tego typu nakłady w celu zwiększenia motywacji pracowników do efektywnej pracy, zapewnienia im odpowiednich warunków pracy, zdrowia, samopoczucia oraz wzmocnienia ich więzi z zakładem pracy (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 września 2019 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD). Za odpowiadające tym warunkom należy uznać wydatki wskazane w przedstawionym stanie faktycznym, poniesione na zakup artykułów spożywczych oraz napojów (woda, kawa, herbata) udostępnianych pracownikom w formie poczęstunku.

Na początku marca 2020 r. kierownictwo naszego przedsiębiorstwa spotkało się z kilkoma kontrahentami w celu omówienia strategicznych działań firmy przewidzianych na kilka najbliższych miesięcy. Spotkanie trwało do późnych godzin wieczornych i w jego trakcie w formie kateringu zamówiono obiad dla kontrahentów oraz napoje bezalkoholowe. Czy koszty nabycia posiłku i napojów dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Przepisy ustaw o podatku dochodowym pozbawiają podatników prawa zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji - w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Takie wydatki wymieniono w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Na podstawie tych przepisów podatnicy są pozbawieni możliwości ujmowania w ciężar kosztów podatkowych wydatków poniesionych na zakup żywności bądź napojów dla kontrahentów przedsiębiorstwa, jeśli są to wydatki na cele reprezentacyjne. W regulacjach obu ustaw o podatku dochodowym ustawodawca nie zdefiniował jednak pojęcia reprezentacja. W praktyce funkcjonuje pogląd, że dla celów podatku dochodowego reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia i utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika na zewnątrz, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Bez znaczenia pozostaje tu kwestia wystawności, wytworności czy okazałości.

Obecnie organy podatkowe prezentują stanowisko, że nie są wydatkami na cele reprezentacyjne koszty zakupu drobnego poczęstunku (np. ciastek, kanapek, paluszków), napojów bezalkoholowych (np. kawy, herbaty, wody mineralnej, soków), jak również posiłków (np. lunchów, obiadów, kolacji), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), podawanych kontrahentom firmy w trakcie spotkań, na których omawiane są sprawy związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą. Uważa się, że tego typu wydatki należy traktować jako mieszczące się w granicach przyjętych zwyczajowo norm, które wykazują związek z ogólnym funkcjonowaniem firmy. Wobec tego, gdy celem spotkania kierownictwa przedsiębiorstwa z kontrahentami było omówienie strategicznych działań związanych z dalszym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, a nie kreowanie wizerunku firmy, to wówczas wydatek poniesiony na nabycie obiadu i napojów bezalkoholowych serwowanych podczas tego spotkania będzie stanowić koszt uzyskania przychodów.

Warto także dodać, że zasada ta nie odnosi się do wydatków na spożywany podczas posiłków lub wręczany kontrahentom alkohol. Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych tego rodzaju wydatki uważa się za wydatki o charakterze reprezentacyjnym i są one wykluczone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB5.4510.1053.2016.3.BC).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.)