Kiedy mamy do czynienia z wydatkami na reprezentację?

Spółka w celu m.in. zbudowania relacji zespołowych oraz poprawy atmosfery pracy (co ma się przekładać na zwiększenie jakości oraz wydajności pracy) organizuje różnego rodzaju spotkania integracyjne, w których uczestniczą pracownicy oraz współpracownicy (osoby zatrudnione na umowę zlecenia oraz umowę o współpracę, tzw. B2B). Przedsięwzięcia integracyjne polegają przykładowo na wspólnych warsztatach kulinarnych, wyjściu do restauracji, na kręgle, do escape room itp. Wydatki na organizację tych spotkań są pokrywane przez spółkę ze środków obrotowych. Obejmują one m.in. koszty jedzenia, napojów oraz organizacji danej aktywności. Są dokumentowane fakturami. Spółka każdorazowo analizuje te wydatki i wyłącza z nich do celów podatkowych koszty alkoholu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 16 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.311.2023.3.KM odnosząc się do pytania spółki o możliwość zakwalifikowania wymienionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej współpracowników, stwierdził, że wymienione wydatki w zakresie, w jakim dotyczą współpracowników, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, gdyż z tymi osobami łączą spółkę więzi biznesowe. Równorzędność i niezależność podmiotów stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Wydatki w tej części noszą więc znamiona reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop mającej na celu stworzenie korzystnego wizerunku firmy, uwypuklenie jej zasobności i profesjonalizmu. Tym samym nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podobnej argumentacji użył Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 11 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.183.2019.13.DP. W rozpatrywanej sprawie spółka zamierzała organizować spotkania szkoleniowo-integracyjne dla swoich podwykonawców i zleceniobiorców, którzy są kluczowymi partnerami biznesowymi spółki.

Organ podatkowy zanegował możliwość zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów kosztów spotkań w części poświęconej celom integracyjnym. W ocenie organu wydatki w tej części w jakiej dotyczą spotkań o charakterze integracyjnym, stanowią wydatki na reprezentację, ponieważ ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich, niebędących pracownikami spółki. Takie wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Firma organizowała uroczystość z okazji jubileuszu jej istnienia. W związku z wątpliwościami dotyczącymi rozliczenia kosztów takiej imprezy zapytała organ podatkowy, czy wydatki na organizację jubileuszu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli w wydarzeniu tym wezmą udział nie tylko pracownicy, ale także przedstawiciele hurtowni. Impreza będzie się składać z dwóch części, tj. uroczystej konferencji (część I) oraz bankietu (część II).

Wątpliwości powstały na gruncie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, który wyłącza z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.171.2023.3.KK ustosunkowując się do tego problemu, w pierwszej kolejności zwrócił uwagę, że jakkolwiek "reprezentacja" stanowi działanie skierowane do innych podmiotów niż pracownicy, to nie oznacza to, że każdy wydatek na pracownika musi zawsze stanowić koszt uzyskania przychodów.

Wykluczenie tego rodzaju wydatków na rzecz pracowników z zakresu normy art. 16 ust. 1 pkt 28 updop oznacza tylko tyle, że wydatek taki podlegać będzie ocenie na podstawie art. 15 ust. 1 updop. Jeśli charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między samymi pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów. Podatnik powinien jednak zadbać o jego należyte udokumentowanie.

Odnosząc się natomiast do wydatków, jakie zostaną poniesione na organizację uroczystej konferencji oraz bankietu, w części dotyczącej kontrahentów spółki (przedstawicieli hurtowni), organ podatkowy uznał, że nie będą mogły one stanowić kosztów uzyskania przychodów spółki.

Poprzez organizację jubileuszu spółka będzie kreować swój własny wizerunek, tworzyć wśród kontrahentów wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, jednym słowem będzie kształtować prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w kontaktach zewnętrznych. Tym samym, wymienione wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o czym stanowi wyraźnie treść art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Spółka organizuje spotkania, w których biorą udział pracownicy oraz partnerzy biznesowi. W ramach spotkań odbywają się szkolenia, które są urozmaicane wspólnym lunchem lub kolacją, wyjściem na biletowane wydarzenie kulturalne czy sportowe, na strzelnicę, kręgle, gokarty. Poza tym rozdaje partnerom biznesowym prezenty w postaci biletów na wydarzenia m.in. kulturalne, uznając że w ten sposób się reklamuje.

W zakresie możliwości zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na takie aktywności stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.118.2023.2.MK. Uznał, że wydatki na wspólny lunch lub kolację (wspólny posiłek) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki na podstawie art. 15 ust. 1 updop. Dotyczy to zarówno:

• pracowników, gdyż ich udział w spotkaniu sprzyja integracji, jak i
• partnerów biznesowych, gdyż zapewnienie posiłku/ugoszczenie należy postrzegać przez pryzmat dobrych zwyczajów biznesowych.

Podobnie, wydatki na wspólne wyjście na biletowane wydarzenie kulturalne czy sportowe, wspólne wyjście na strzelnicę, kręgle, gokarty, lot szybowcem mogą stanowić koszty uzyskania przychodu jednak wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą zatrudnionych pracowników. To pracodawca organizuje pracę pracownikom i ma prawo w różny sposób ich do niej motywować. Może to być system zachęt finansowych, czy też organizowanie różnego rodzaju imprez, pracownicy czując się w ten sposób docenieni, lepiej i efektywniej pracują.

Natomiast wydatki ponoszone przez spółkę na wspólne wyjścia na biletowane wydarzenia kulturalne czy sportowe, na strzelnicę, kręgle, gokarty, w zakresie jakim dotyczą partnerów biznesowych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów spółki, ponieważ zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, jako koszty reprezentacji. Charakter tych wydatków jest bowiem związany z kreowaniem określonego wizerunku firmy na zewnątrz.

Z kolei odnosząc się do kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jako kosztów reklamy wydatków ponoszonych na zakup biletów na wydarzenie kulturalne, które są wręczane partnerom biznesowym w formie prezentów, co jest sytuacją sporadyczną, wyjątkową i jest związane z podziękowaniem za współpracę i budowanie dobrej opinii o spółce, organ podatkowy uznał, że wydatki te spełniają przesłankę kosztów reprezentacji. Służą budowaniu relacji z wymienionymi partnerami i jednocześnie podniesieniu prestiżu spółki, wywołaniu jak najlepszego wrażenia, jak również w sposób pośredni promują oraz kreują pozytywny wizerunek spółki, tym samym mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów. Wydatki na zakup biletów mogłyby zostać zaliczone do kosztów reklamy tylko wówczas, gdyby były rozdawane masowo, tzn. przekazywane w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot miał możliwość ich otrzymania. Istota reklamy wiąże się bowiem z zamiarem dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców. W przypadku zaś przekazywania biletów na wydarzenie kulturalne ograniczonej grupie podmiotów, zwłaszcza partnerom biznesowym, wydatki na ich zakup należy powiązać z kosztami reprezentacji wykluczonymi z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.