Koszty związane z kontaktami biznesowymi

Nabywanie oraz sprzedaż towarów i usług to podstawowy obszar aktywności podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Aby jednak stworzyć i utrzymać sieć odbiorców i dostawców, trzeba mieć tzw. kontakty biznesowe. Ich zapewnienie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych wydatków, z których nie każdy stanowi firmowy koszt podatkowy.

Spotkania z poczęstunkiem

Spotkania biznesowe, którym często towarzyszy poczęstunek, na stałe wpisały się w relacje kontrahenckie. Zgodnie z obowiązującym obecnie stanowiskiem organów podatkowych wydatki ponoszone na zaaranżowanie drobnych poczęstunków (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawę, herbatę, wodę mineralną, soki), jak również posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika czy też poza nią), serwowanych podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, nie podlegają wyłączeniu z firmowych kosztów podatkowych. Nie stanowią one bowiem wydatków reprezentacyjnych, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof. Jednocześnie jednak obciążając koszty tego typu wydatkami przedsiębiorca powinien pamiętać o konieczności każdorazowego dokonania indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego pod kątem kwalifikowania kosztów (wydatków) gastronomicznych jako kosztów reprezentacji.

W efekcie, o ile wydatki na poczęstunki i posiłki dla kontrahentów spełniają warunki do uznania ich za koszty firmowe, przedsiębiorca je serwujący ma prawo rozliczyć je w kosztach uzyskania przychodów.

Szkolenia dla kontrahentów

Wiele firm organizuje tzw. szkolenia produktowe dla współpracujących z nimi sprzedawców lub wykonawców usług. Celem takich szkoleń jest m.in. podniesienie wiedzy na temat firmowej oferty produktowej, zapoznanie z właściwościami sprzedawanych przez nią produktów, ich obsługą oraz równie często z samymi technikami ich sprzedaży. Szkolenia takie mają charakter informacyjny bądź instruktażowy. W kwestiach dotyczących wydatków ponoszonych przez przedsiębiorców na zorganizowanie takich szkoleń organy podatkowe uzależniają uznanie ich za koszty uzyskania przychodów od tego, jakie świadczenia wchodzą w ich zakres. Według nich wydatki ściśle związane z przeprowadzeniem samego szkolenia, tj. poniesione m.in. na materiały szkoleniowe, broszury i foldery, prezentacje produktów oraz wynagrodzenie osób szkolących, jak również dotyczące kosztów pobytu szkolonych kontrahentów, w tym noclegów i poczęstunków, mogą stanowić koszty podatkowe. Jednak te same organy podatkowe, a w ślad za nimi sądy administracyjne nie zezwalają na rozliczanie w firmowych kosztach uzyskania przychodów wydatków na organizację różnorodnych imprez stanowiących część rozrywkową takich szkoleń (por. wyrok NSA z dnia 10.05.2016 r., sygn. akt II FSK 700/14).

Upominki

Dbałość o kontrahenta często przybiera postać grzecznościowych, okazjonalnych gestów. Wśród nich można wymienić przekazywanie kontrahentom z różnych okazji (np. świąt, jubileuszy, otwarcia nowego zakładu) drobnych, zwyczajowych upominków. Możliwość rozliczenia wydatków na tego typu prezenty w kosztach podatkowych zależy od tego, czy mają charakter reprezentacyjny, czy reklamowy.

Niewątpliwie cech reprezentacyjnych nie można przypisać działaniom polegającym na wręczaniu klientom (kontrahentom) niskocennych tzw. gadżetów opatrzonych logo firmowym (m.in. długopisów, smyczy, notesów, kubków, kalendarzy, pendrivów, powerbanków, lub odtwarzaczy mp4). Ich przekazywanie oprócz tego, że stanowi pewną zwyczajowo przyjętą praktykę, przede wszystkim służy rozpowszechnianiu marki. Stąd w stosunku do tego rodzaju wydatków istnieją przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Należy jednak podkreślić, że od zaprezentowanego rodzaju prezentów trzeba odróżniać eleganckie i wartościowe upominki wręczane tylko wyselekcjonowanym kontrahentom, jak również coraz popularniejsze tzw. kosze prezentowe zawierające markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu upominki nie mają charakteru reklamowego - stanowią wyłączone z kosztów uzyskania przychodów wydatki o charakterze reprezentacyjnym.

Finansowanie wydatków kontrahenta

Zdarza się, że przedsiębiorca nabywając od innego podmiotu gospodarczego określoną usługę lub produkt zobowiązuje się poza zapłatą ceny do zapewnienia mu dodatkowych świadczeń niezbędnych przy wykonaniu takiej usługi albo dostarczeniu lub montażu produktu. Możliwość podjęcia takiego zobowiązania, często warunkującego nawiązanie lub podtrzymanie współpracy, daje przedsiębiorcy swoboda zawierania umów. Wydatki ponoszone na zapewnienie takich świadczeń, w tym m.in. na opłacenie noclegów lub kosztów dojazdu, stanowią dla przedsiębiorcy nabywającego produkt lub usługę koszty podatkowe na zasadach ogólnych. To z kolei oznacza, że wydatki te mogą obciążać firmowe koszty, o ile celem ich poniesienia jest uzyskanie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła jego powstawania. Ponieważ należy je zaklasyfikować jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, czyli tzw. koszty pośrednie, podlegają one rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych w dacie poniesienia.

Nagroda w programie lojalnościowym

Dosyć często firmy w celu zacieśnienia kontaktów z kontrahentami korzystają z tzw. programów lojalnościowych. Zazwyczaj są one skierowane do pracowników kontrahentów i polegają na przekazywaniu nagród odpowiadających ilości zebranych w programie punktów tym z nich, którzy zamawiają największe ilości towarów. Głównym celem realizacji tego typu programów jest wzrost przychodów ze sprzedaży u ich organizatorów. To powoduje, że wydatki na ich organizację, w tym zakup nagród, mają cechy pozwalające na obciążanie ich wartością firmowych kosztów podatkowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)