Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (974) z dnia 20.01.2018

Wydatki na imprezę jubileuszową a koszty uzyskania przychodów

Udział w imprezie firmowej pracowników i ich rodzin

Wydatki dotyczące udziału pracowników w imprezie jubileuszowej (sfinansowane ze środków obrotowych pracodawcy) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF. Mogą one zatem stanowić koszt podatkowy, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Tak naszym zdaniem będzie, gdy celem organizacji imprezy dla pracowników jest integracja załogi, poprawa atmosfery w pracy, poprawa komunikacji między pracownikami oraz zacieśnienie więzi z pracodawcą. Tak też uważają organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 października 2017 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.77.2017.1.MG. W interpretacji tej organ podatkowy uznał, że kosztem podatkowym mogą być także wydatki na organizację imprezy integracyjnej w części przypadającej na osoby towarzyszące pracownikom, zarówno członkowie rodzin, jak i osoby niebędące członkami rodzin pracowników. Według organu podatkowego:

"(...) wydatki na organizację jubileuszu przypadające na pracowników i osoby im towarzyszące mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (...), gdyż, jak wskazał Wnioskodawca, wydatki te mają na celu poprawę osiąganych przez Wnioskodawcę wyników gospodarczo-ekonomicznych, zarówno dzięki wzrostowi zaangażowania w wykonywaną pracę wśród pracowników, a także poprzez pogłębienie współpracy z kontrahentami dzięki zastosowanym działaniom marketingowym. Niewątpliwie spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych w towarzystwie bliskich im osób sprzyjają polepszeniu komunikacji, umocnieniu więzi z pracodawcą oraz mają wpływ na integrację zespołu. Udział osób towarzyszących w imprezie firmowej ma wpływ na wytworzenie bardziej swobodnej atmosfery i zadowolenia pracowników oraz buduje w nich poczucie akceptacji przyjętych wartości społecznych, co z kolei wpływa na większą motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą integrację zespołu. (...)"

Również w innych interpretacjach organów podatkowych (np. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 9 stycznia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.1004.2016.1.BD) wyrażono pogląd, że wydatki związane z udziałem w imprezie firmowej członków rodziny pracownika stanowią koszty podatkowe.

Zaznaczamy, że wcześniej prezentowane było bardziej rygorystyczne stanowisko w sprawie rozliczania wydatków związanych z udziałem w imprezie firmowej osób towarzyszących pracownikom, niebędących członkami ich rodzin. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-128/15/AW uznał, że ww. wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wydaje się, biorąc pod uwagę ww. interpretację Dyrektora KIS z 17 października 2017 r., że to niekorzystne stanowisko uległo zmianie.

UWAGA! Jeśli przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to - zdaniem organów podatkowych - nie można uznać, że wydatki poniesione na organizację imprezy firmowej stanowią koszty uzyskania przychodów (ze względu na brak związku z przychodami pracodawcy). Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 28 września 2017 r., nr 0112-KDIL3-3.4010.26.2017.2.MM.

Zwróćmy także uwagę, że Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 1 września 2017 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.127.2017.1 uznał, że wydatki na alkohol, podawany podczas spotkań działowych, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Zdaniem organu podatkowego, nie można jednoznacznie powiązać wydatku na alkohol z celem spotkań, jakim jest zwiększenie poziomu motywacji do pracy czy integracja.

Udział kontrahentów w spotkaniu firmowym

W przypadku, gdy w imprezie firmowej (tu: jubileuszowej) biorą udział kontrahenci, to organy podatkowe zazwyczaj uważają, że wydatki na organizację imprezy, w części przypadającej na te osoby, są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów jako wydatki na reprezentację.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W ustawach o podatku dochodowym nie określono, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji. Zgodnie z przyjętą praktyką, reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku. Bez znaczenia przy tym pozostaje kwestia wystawności, okazałości, czy też ponadprzeciętności. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 8 grudnia 2017 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.302.2017.1.JS. W interpretacji tej organ podatkowy uznał, że wydatki na organizację imprezy integracyjnej (m.in. na zakwaterowanie uczestników, oprawę taneczną i muzyczną) w części, która dotyczyła klientów firmy czy przedstawicieli prasy branżowej, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Są to wydatki na reprezentację, gdyż ich głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz poprzez kreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań.

Również Dyrektor KIS w przytoczonej wcześniej interpretacji indywidualnej z 17 października 2017 r. uznał, że wydatki na organizację jubileuszowej imprezy wyjazdowej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej kontrahentów i partnerów biznesowych oraz osób im towarzyszących.

Podobnie Dyrektor KIS uznał w interpretacji indywidualnej z 13 grudnia 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.275.2017.1.JP, odnosząc się do wydatków na konferencję dla kontrahentów, zorganizowaną z okazji 25-lecia istnienia firmy, podczas której odbywał się m.in. występ artystyczny.

Nie w każdym jednak przypadku wydatki na organizację imprezy z udziałem osób spoza firmy to wydatki na reprezentację. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 grudnia 2016 r., nr 2461-IBPB-1-1.4510.348.2016.1.NL, odnosząc się do wydatków na uroczyste otwarcie nowego zakładu produkcyjnego, przyznał spółce rację, że celem zorganizowania imprezy (towarzyszącej otwarciu zakładu) była szeroko rozumiana promocja i reklama. Podjęte działania miały bowiem na celu zwiększenie rozpoznawalności firmy na rynku, poznanie oferowanych produktów, ich zalet, co w efekcie wpływa na zwiększenie zainteresowania nimi, a także zachęca do współpracy. W związku z tym, ww. wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena, jaki charakter ma dany wydatek (tj. charakter reprezentacyjny czy reklamowy), jest możliwa na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. W każdej sytuacji należy jednak ustalić, jaki jest cel takiego spotkania. Każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny.