Wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 lutego 2014 r., nr ILPB3/423-889/10/14-S/JG, uwzględniająca wyrok NSA z 10 października 2013 r., sygn. akt II FSK 2846/11; zamieszczona na stronie internetowej Ministerstwa Finansów)

"(…) Spółka organizuje okazjonalnie spotkania z kontrahentami. Miejscem spotkań jest siedziba Spółki albo też w zależności od potrzeb, inne miejsce poza siedzibą Spółki. Spotkania te odbywają się w celu omawiania różnego rodzaju spraw biznesowych, związanych z funkcjonowaniem Spółki (przykładowo dotyczą one warunków sprzedaży towarów, mają na celu przedstawienie aktualnej oferty handlowej, podczas nich negocjuje się postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.).

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Wnioskodawca w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, drobne słodycze, czasami kanapki (drobny poczęstunek) - zwłaszcza jeśli spotkanie się przedłuża.

Zdarza się również, że spotkanie z kontrahentem ma miejsce poza biurem Spółki, np. przedstawiciel Spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku Spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu czy kolacji). W przypadku spotkań w restauracji, Spółka podczas takich spotkań biznesowych zamawia posiłki z menu. Przy czym podkreślić należy, że takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu) czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie, celem Spółki jest przede wszystkim omówienie bieżących spraw biznesowych. Takim celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest natomiast chęć okazania przepychu. Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Spółkę.

Należy podkreślić, iż przedmiotem działalności Spółki jest między innymi sprzedaż hurtowa elektronicznych artykułów gospodarstwa domowego i artykułów radiowo-telewizyjnych, co wymaga częstych wyjazdów przedstawicieli działu sprzedaży.

Gdy spotkania odbywają się poza siedzibą Spółki, mogą się one odbywać w wynajętym pomieszczeniu, w siedzibie klienta, jednakże tam nie zawsze może dojść do spotkania, albo też w restauracji. Przy czym wynajęcie pomieszczenia jest zdecydowanie droższe niż spotkania w restauracji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki (w tym wydatki na nabycie drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki, w rozumieniu art. 15 ust. 1 w związku z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami. Istotą zagadnienia jest niereprezentacyjny charakter ponoszonych z tego tytułu przez Spółkę wydatków. (…)

Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że w analizowanej sprawie kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia spornego problemu ma odpowiedź na pytanie, czy w każdym przypadku wydatki na zakup żywności, napojów oraz usług gastronomicznych, podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami (niezależnie od miejsca podawania zakupionych artykułów żywnościowych i napojów oraz niezależnie od miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych), są kosztami reprezentacji, a zatem podlegają - stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że podziela pogląd zaprezentowany w wyroku poszerzonego, siedmioosobowego składu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, który, odwołując się do etymologicznego, a więc stosunkowo wąsko pojmowanego znaczenia terminu "reprezentacja", stwierdził, że "reprezentacja" w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.

Takie zdefiniowanie analizowanego terminu powoduje, że nie można utożsamiać określenia "reprezentacja" w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy z pojęciem "przedstawicielstwo" postrzeganym w ujęciu cywilistycznym jako reprezentowanie określonego podmiotu przez inną osobę. Bez znaczenia pozostaje także kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności.

Jak zauważył Sąd, wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny (do konkluzji, że nie każdy wydatek na usługę gastronomiczną stanowi koszt reprezentacji prowadzi również analiza treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, gdzie ustawodawca użył zwrotu: "(…) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne (…)", a nie np. sformułowania: "(…) kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne (…)").

Jednocześnie Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności. Tylko wydatki na zakup tych usług gastronomicznych stanowiących koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy.

W konsekwencji Sąd wywiódł, że powyższe rozważania prowadzą do wniosku, iż w świetle art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stanowi kosztu reprezentacji wydatek na poczęstunek (usługę gastronomiczną świadczoną zarówno w siedzibie podatnika lub poza nią), który serwowany jest w ramach:

• działań marketingowych lub reklamowych firmy, dotyczących promocji produktu lub usługi,
   
• prowadzonych negocjacji z kontrahentami lub w ramach szkoleń, odpraw dla pracowników oraz podmiotów powiązanych gospodarczo, itp., których celem nie jest kształtowanie wizerunku firmy, a doprowadzenie do nawiązania lub rozbudowania jej kontaktów gospodarczych, wprowadzenie na rynek określonych towarów i usług lub poprawa skuteczności ich sprzedaży, wzrost efektywności pracy.

Sąd zwrócił uwagę na fakt, że dla dokonania oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Nie ulega przy tym wątpliwości, że to na podatniku spoczywać będzie ciężar wykazania, że określone wydatki poniesione zostały w celu uzyskania przychodu (zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów) oraz że nie były one ukierunkowane na kształtowanie wizerunku firmy, lecz stanowiły element innego rodzaju aktywności gospodarczej. Natomiast z okoliczności stanu faktycznego podanych we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji jasno wynika, że celem spotkań jest tylko i wyłącznie omówienie z kontrahentem spraw biznesowych, a nie wykreowanie określonego wizerunku czy też ukazanie zasobności Spółki.

Ponadto, Naczelny Sąd Administracyjny jest zdania, że skoro w wydanej interpretacji indywidualnej stwierdzono, że wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki (jak też w wynajętym miejscu lub u klienta) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, to - w kontekście treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - nic nie przemawia za odmową zaliczenia wydatków podatnika na zakup usług gastronomicznych od wyspecjalizowanego podmiotu, tylko z tego względu, że ich świadczenie miało miejsce w restauracji, jeżeli spełniony został ogólny warunek wynikający z treści art. 15 ust. 1 ww. ustawy i wydatki te nie miały na celu reprezentacji podatnika w znaczeniu przedstawionym powyżej.

W tym stanie rzeczy, Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że zarzut naruszenia przepisu prawa materialnego, tj. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, poprzez jego nieprawidłową wykładnię, uznać należało za trafny.

W świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2013 r., sygn. akt II FSK 2846/11 - stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy. (…)"