Czy upominek dla klienta dołączany do zamówienia jest kosztem uzyskania przychodów?

Podatnik (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - handel, podatkowa księga przychodów i rozchodów) podczas pakowania przesyłki dla klienta, oprócz zamówionego towaru, dołącza kilka cukierków. Nie zawierają one logo firmowego, są to zwykłe cukierki kupione w sklepie. Czy wydatki na ich zakup może ująć w kosztach uzyskania przychodów (jeśli tak, to w której kolumnie podatkowej księgi)?

W sytuacji gdy podatnik będzie w stanie obiektywnie wykazać, że przekazanie cukierków może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, wówczas wydatki poniesione na ich zakup będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny zostać ujęte w kolumnie 13 jako pozostałe wydatki.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Oceniając możliwość zaliczenia poniesionych wydatków na cukierki do kosztów podatkowych, w pierwszej kolejności należy przeanalizować możliwość uznania, czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny czy reklamowy, tj. ocenić cel dokonywanego zakupu. Przypomnijmy, że reprezentacja to stworzenie pozytywnego wizerunku podatnika, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentem celem ułatwienia zawierania umów lub/i tworzenie korzystnych warunków ich zawierania. Z kolei reklama ma na celu poszerzyć wiedzę o produktach oraz zwiększyć popyt na nie.

Opiniując możliwość uznania wydatku na zakup cukierków za koszt uzyskania przychodów, należy wziąć pod uwagę, że ocena możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie dany wydatek.

Dla Prenumeratorów GOFIN

Baza interpretacji wydawanych m.in. przez organy podatkowe dostępna w serwisie www.interpretacje.gofin.pl »

W rozpatrywanej sprawie trudno uznać za wydatek reprezentacyjny służący podniesieniu prestiżu przedsiębiorcy i budowaniu jego relacji z kontrahentami przekazanie do zamówienia kilku sztuk zwykłych cukierków (wartość ich jest niewielka). Tożsame stanowisko zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.300.2024.2.BD: "W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.) należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych upominków jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie spełnią kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia »reprezentacji«".

Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, takich jak reprezentacja, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty stanowią koszty podatkowe. W sytuacji gdy podatnik będzie w stanie obiektywnie wykazać, że przekazanie cukierków może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, wówczas wydatki poniesione na ich zakup będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny zostać ujęte w kolumnie 13 jako pozostałe wydatki.