Wydatki na rzecz kontrahentów w interpretacjach organów podatkowych

Kontakty między kontrahentami w obecnych realiach gospodarczych nie ograniczają się jedynie do tych ściśle handlowych. Nie od dzisiaj wiadomo, że o klienta należy dbać. Zbudowanie zaufania i zdobycie lojalności obecnych i potencjalnych partnerów wymusza na firmach podejmowanie określonych działań, co z kolei wiąże się z koniecznością ponoszenia często niemałych wydatków. W obiegowej opinii przyjęło się, że wydatki na rzecz kontrahentów podlegają zaliczeniu do kategorii kosztów reprezentacyjnych wyłączonych z kosztów podatkowych. Rzeczywiście, nie wszystkimi można obciążać firmowe koszty uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak ich całkowitej podatkowej "dyskwalifikacji".

Nagrody za obrót i drobne upominki

Do działań marketingowych podejmowanych przez przedsiębiorców w celu zwiększenia obrotów należy nagradzanie klientów za zrealizowanie określonego poziomu zakupów. Nagrody mają zarówno postać rzeczową (np. tablety, smartfony), jak również niematerialną (np. weekend w SPA lub zagraniczna wycieczka). Generalnie organy podatkowe nie negują zasadności zaliczania poniesionych na ten cel wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów (por. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25.06.2013 r., nr IPPB5/423-336/13-2/JO).

Z kolei gdy chodzi o drobne upominki, zazwyczaj opatrzone firmowym logo, przekazywane kontrahentom w celach promocyjnych np. na targach, przy okazji rozmów handlowych, jubileuszu firmy czy też w okresie świątecznym, to tutaj zdaniem fiskusa o możliwości zakwalifikowania do kosztów podatkowych wydatków na ich nabycie decyduje to, czy stanowią one wydatki reklamowe, czy też reprezentacyjne.

Wydatki na zakup lub wytworzenie wykorzystywanych w celach promocyjnych niskowartościowych gadżetów opatrzonych logo firmy trzeba traktować jako reklamę, a nie reprezentację. Z uwagi na brak ustawowych definicji w praktyce gospodarczej przyjęło się, że reprezentacja ma na celu budowanie prestiżu i wizerunku firmy, a reklama zachęcanie klientów m.in. do utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania jego towarów lub usług (tj. promocję produktów, usług, firmy lub jej znaku). Wręczane obecnym lub potencjalnym kontrahentom gadżety mają natomiast na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Należy jednak podkreślić, że organy podatkowe wydając interpretacje w tym zakresie wyraźnie zaznaczają, że zaliczeniu do kosztów podatkowych podlegają jedynie skromne upominki wręczane na masową skalę, a nie wyselekcjonowanym odbiorcom (por. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 19.04.2013 r., nr IPPB5/423-100/13-3/MK). W ich opinii charakteru reklamowego nie można bowiem przypisać eleganckim i wartościowym upominkom wręczanym jedynie wybranym kontrahentom, jak również tzw. koszom prezentowym zawierającym markowe słodycze oraz alkohole. Wydatki na takie cele to typowe koszty reprezentacyjne, wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop.

Spotkania biznesowe i gastronomia

Od wielu lat organy podatkowe skreślają z listy wydatków zaliczanych do firmowych kosztów podatkowych wydatki na poczęstunki (katering) zapewniane kontrahentom podczas spotkań biznesowych (negocjacje, omawianie warunków i etapu realizacji kontraktu, rozmowy handlowe), uznając je za koszty reprezentacyjne. Do pewnego momentu odnosiły się tak do poczęstunków serwowanych poza siedzibą firmy, a obecnie taką klasyfikację stosują bez względu na miejsce spotkania. Stąd w ich opinii nie będą kosztem podatkowym wydatki na organizację jubileuszu firmowego (w tym poniesione na katering) w części dotyczącej zaproszonych kontrahentów (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5.04.2013 r., nr IPPB5/423-95/13-3/MK), jak i standardowy, nieokazały biznesowy lunch (por. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej: w Warszawie z dnia 7.02.2013 r., nr IPPB1/415-1466/12-2/IF, oraz w Bydgoszczy z dnia 3.07.2013 r., nr ITPB3/423-211/13/AW).

W tym zakresie w opozycji do rozstrzygnięć organów podatkowych pozostaje orzecznictwo sądowe. Należy tu wskazać przede wszystkim uzasadnienie siedmioosobowego składu NSA (sygn. akt II FPS 7/12) do odmowy podjęcia uchwały w zakresie zaliczenia do wydatków reprezentacyjnych kosztów usług gastronomicznych nabywanych z przeznaczeniem na poczęstunek kontrahenta (lunch, obiad czy kolację). NSA stwierdził w nim, że wydatki na takie poczęstunki podawane podczas spotkań biznesowych odbywających się w restauracji, mogą stanowić koszty. W jego opinii w ocenie konkretnej sprawy należy bowiem kierować się dynamiczną wykładnią funkcjonalną pojęcia reprezentacji, gdyż to, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację, do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej (podobnie uznał NSA w wyroku z dnia 17.06.2013 r., sygn. akt II FSK 702/11).

Inne podejście do kwestii poczęstunków dla kontrahentów fiskus prezentuje w sytuacji, gdy wydatki na ten cel stanowią element kalkulacyjny ceny świadczonej przez przedsiębiorcę usługi lub oferowanego przez niego towaru oraz gdy pokrywanie tych kosztów przez jedną ze stron przewidują warunki umowy (kontraktu) zawieranej przez kontrahentów. Wówczas uznają, że nie mają one na celu tworzenia wizerunku firmy na zewnątrz i nie kwestionują rozliczania ich w kosztach firmowych (por. interpretacje: Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14.01.2013 r., nr IPPB1/415-1375/12-2/JB, oraz z dnia 24.01.2013 r., nr IPPB5/423-1128/12-4/KS, a także Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 24.01.2013 r., nr IBPBI/2/ 423-1292/12/AK).

Szkolenia dla kontrahentów

Jeżeli chodzi o wydatki na szkolenia kontrahentów, to w tej materii organy podatkowe zajmują stanowisko dwutorowo. Uznają bowiem, że wydatki ściśle związane z przeprowadzeniem ewentualnego szkolenia, w tym m.in. na materiały szkoleniowe, broszury i foldery, jak również prezentacje produktów, wynagrodzenie osób szkolących, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Natomiast wydatki dotyczące kosztów pobytu szkolonych kontrahentów, w tym noclegów i poczęstunków, jako wydatki reprezentacyjne, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof, nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (por. interpretacje: Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 15.05.2013 r., nr IPT-PB3/423-69/13-2/GG, oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7.05.2013 r., nr ILPB3/423-62/13-2/JG).

Również i w tej kwestii orzecznictwo sprzyja przedsiębiorcom. We wspomnianych już rozstrzygnięciach NSA stwierdził, że to samo działanie podatnika może być różnie oceniane pod kątem uznania za reprezentację, w zależności od kontekstu faktycznego, w jakim jest ono podejmowane. W jego opinii katering oferowany w ramach kompleksowego działania, takiego jak np. organizowanie tzw. szkoleń dla kontrahentów, nie jest reprezentacją.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)