Upominki wydawane w ramach promocji i reklamy firmy

1. Wydatek na zakup prezentów

W celu umocnienia swojej pozycji rynkowej przedsiębiorcy podejmują różnego rodzaju działania promocyjno-reklamowe. Często mają one formę upominków (prezentów) wydawanych klientom i kontrahentom w formie "gratisów".

U przedsiębiorców koszty nabycia upominków wydawanych w związku z promocją i reklamą firmy są kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. To oznacza, że o możliwości ujęcia tego rodzaju kosztów w kosztach uzyskania przychodów decyduje to, czy wydawane upominki pełnią funkcję informacyjno-reklamową, czy wykazują cechy reprezentacji.

Powszechnie przyjmuje się, że z reklamą mamy do czynienia, gdy celem podejmowanych działań jest dotarcie do klientów lub kontrahentów z informacją o produktach firmy oraz zachęcenie ich do zakupu konkretnych towarów lub usług. Reprezentację cechuje natomiast podejmowanie działań nakierowanych na budowanie wizerunku firmy i relacji z klientami lub kontrahentami.

Znaczenie przypisywane reklamie i reprezentacji pozwala wnosić, że koszty obu rodzajów akcji pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i mają na celu osiągnięcie przychodów. Do uznania tych kosztów za koszty uzyskania przychodów nie wystarczy jednak stwierdzenie spełnienia ogólnej przesłanki z art. 22 ust. 1 updof lub art. 15 ust. 1 updop. Istotne jest również, aby poniesione koszty nie były z mocy prawa wykluczone z kosztów uzyskania przychodów. Warunek ten jest spełniony w przypadku kosztów reklamy, z kolei na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji.

Zwróć uwagę!

Wartość upominków reklamowych wydawanych klientom jest kosztem podatkowym firmy w pełnej wysokości, zaś wartość upominków o charakterze reprezentacyjnym jest w całości wykluczona z kosztów podatkowych.

Oceny charakteru kosztów związanych z zakupem upominków przeznaczonych dla klientów czy kontrahentów należy dokonywać, uwzględniając przesłanki obiektywne, takie jak całokształt działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiar poniesionych wydatków, jednostkowa wartość upominków, ustalenie kręgu adresatów promocji, okoliczności wręczania prezentów.

Gdy jednostkowa wartość upominków nie jest wysoka i są one rozdawane masowo oraz opatrzone w sposób trwały logo firmy prowadzącej promocję, organy podatkowe dopuszczają możliwość ujmowania wydatków na ich nabycie w kosztach uzyskania przychodów. Uznają bowiem, że z uwagi na powszechność gadżetów, ich wydawanie klientom czy kontrahentom nie przyczynia się do budowania wizerunku firmy (nie mają charakteru reprezentacyjnego). Wydatki te należy, co do zasady, zaliczyć do kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami. W rezultacie podlegają potrąceniu w dacie ich poniesienia.

Do kosztów podatkowych nie można natomiast zaliczać kosztów zakupu upominków o znacznej wartości, które są przekazywane wyselekcjonowanym kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom. Takim upominkom, nawet jeżeli są opatrzone logo firmy, organy podatkowe przypisują funkcję reprezentacyjną, której celem jest budowa wizerunku firmy i relacji z klientami czy kontrahentami.

Zaprezentowane stanowisko wynika m.in. z interpretacji indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2011 r., nr ILPB4/423-178/11-2/DS i z 12 października 2012 r., nr ILPB3/423-307/11/12-S/EK, Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 września 2012 r., nr IBPBI/2/423-612/12/MS i Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 stycznia 2011 r., nr IPPB1/415-1097/10-2/ES.

Zwróć uwagę!

W ocenie organów podatkowych zamieszczenie logo firmy na kosztownych upominkach przekazywanych klientom lub kontrahentom nie przesądza o reklamowym charakterze takich upominków i możliwości ujęcia wydatków na ich zakup w kosztach podatkowych.

2. Wartość otrzymanego upominku przychodem podatkowym

Na gruncie ustaw o podatku dochodowym, co do zasady, każde realne i wymierne przysporzenie o charakterze majątkowym trzeba rozpoznać jako przychód podatnika. Zatem u klienta, który otrzymuje upominek, z reguły powstaje przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

Kwalifikacja podatkowa uzyskanego przychodu zależy jednak pod tego, czy upominek otrzymała osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, czy też przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Upominek otrzymany przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie podlega opodatkowaniu, jeżeli zachodzą okoliczności wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 68a updof.

Upominek wydany klientowi, który nie prowadzi działalności gospodarczej

Różnego rodzaju drobne upominki, których jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł, otrzymane od przedsiębiorcy w związku z promocją lub reklamą jego towarów bądź usług - mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 68a updof.

W świetle tego przepisu, dla zastosowania zwolnienia od podatku konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

jednorazowa wartość świadczenia nie przekracza kwoty 200 zł,
świadczenie to pozostaje w związku z promocją lub reklamą świadczeniodawcy, a zatem jest skierowane do faktycznego lub potencjalnego odbiorcy towarów lub usług, w celu zachęcenia go do dokonania zakupu,
świadczenie jest nieodpłatne i stanowi u świadczeniobiorcy przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof,
świadczeniobiorca nie jest pracownikiem świadczeniodawcy ani osobą pozostającą ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym (wynikającym np. z umowy zlecenia lub z umowy agencyjnej).

Regulacje podatkowe nie precyzują, co należy rozumieć przez "nieodpłatne świadczenie".

W praktyce utrwalił się pogląd, że pod pojęciem nieodpłatnych świadczeń należy rozumieć takiego rodzaju działania jednego podmiotu, które nie spotykają się z wzajemnym i ekwiwalentnym świadczeniem ze strony podmiotu będącego beneficjentem takiego nieodpłatnego świadczenia. Cechą nieodpłatnego świadczenia jest zatem, aby otrzymujący takie świadczenie nie był zobowiązany do wykonania jakiegokolwiek świadczenia wzajemnego.

Wartość pieniężną świadczeń rzeczowych określa się na podstawie cen rynkowych (art. 11 ust. 2 updof).

Wymaga podkreślenia, że jeżeli jednorazowa wartość upominku wydanego klientowi przekracza kwotę 200 zł, to podlega ona opodatkowaniu w całości (a nie tylko w części przewyższającej wymienioną kwotę).

Jeżeli zatem w konkretnym przypadku omawiane zwolnienie od podatku nie może mieć zastosowania - to firma, która wydała upominek, ma obowiązek sporządzić informację o wysokości uzyskanego przez daną osobę przychodu (PIT-8C) i w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego przekazać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania tej osoby.

Kwotę przychodu wykazaną w informacji PIT-8C, osoba która otrzymała upominek, powinna wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym.

Upominek dla przedsiębiorcy

Z kolei w przypadku gdy upominek otrzymuje przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, to u niego wartość pieniężna tego upominku (bez względu na jej wysokość) stanowi przychód z działalności gospodarczej, którego wartość należy ustalić na podstawie cen rynkowych (art. 11 ust. 2 updof i art. 12 ust. 5 updop).

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której, ze względu na specyfikę konkretnego prezentu, nie przedstawia on wartości handlowej (czyli nie może być przedmiotem obrotu), a tym samym przedsiębiorca nie uzyskuje przychodu podatkowego.