Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 23 (958) z dnia 10.08.2017

Kopia certyfikatu rezydencji potwierdzona przez notariusza a podatek u źródła

Spółka z o.o. dokonuje wypłat należności na rzecz podmiotów zagranicznych, od których jest generalnie zobowiązana pobrać podatek u źródła. Na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, spółka nie musi pobierać tego podatku, jeśli będzie dysponowała certyfikatem rezydencji. Czy jeśli spółka otrzymuje kopie lub kserokopie certyfikatów rezydencji, poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, to nie musi pobierać podatku u źródła?

Obowiązek poboru podatku u źródła

Osoby prawne, które dokonują wypłat należności na rzecz kontrahentów zagranicznych (m.in. z tytułu należności licencyjnych), mogą być zobowiązane, jako płatnicy, do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego od tych wypłat (tzw. podatku u źródła).

Podatek ten mogą pobierać według stawki przewidzianej w przepisach krajowych lub we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Może być też tak, że na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik nie jest zobowiązany do poboru podatku.

Treści umów o unikaniu podwójnego opodatkowania dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

Przypominamy, że certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika (zob. art. 4a pkt 12 ustawy o PDOP).

Forma certyfikatu rezydencji

W ustawie o PDOP zawarto regulacje dotyczące ważności certyfikatu rezydencji (w art. 26 ust. 1i-1l ustawy), nie odniesiono się natomiast do formy takiego certyfikatu.

W kwestii tej wypowiedział się m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12 września 2016 r., nr ILPB2/4510-1-15/16-5/ŁM, stwierdzając:

"(...) nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 4a pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne istotne składniki tego dokumentu. (...) certyfikat rezydencji to dokument:

• wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,
   
• wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,
   
• zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby. (...)"

W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził, że ustawowy wymóg dokonywania przez płatników sprawdzania rezydencji podatkowej osoby mającej prawo do skorzystania z postanowień stosownej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania ma na celu zapewnienie, że z preferencji tych korzystają osoby faktycznie do tego uprawnione. Według organu podatkowego, oryginał certyfikatu rezydencji stanowi potwierdzenie określonego stanu rzeczy (faktycznej rezydencji podatkowej) przez właściwy organ. Odpis dokumentu wskazuje jedynie na istnienie oryginalnego dokumentu, ale nie stanowi dowodu tego, co w oryginale zostało zaświadczone. Zdaniem organu podatkowego:

"(...) Płatnik, na którym spoczywa obowiązek potrącenia podatku od dochodu osiąganego przez nierezydenta w prawidłowej wysokości, powinien żądać od podatnika dokumentu oryginalnego. W przypadku przedłożenia przez podatnika przesłanej elektronicznej kopii dokumentu, konieczne jest zatem okazanie oryginału w celu potwierdzenia jej zgodności z oryginalnym dokumentem.

(...) kopie dokumentów w języku obcym przesłane pocztą elektroniczną nie są wystarczającymi dla udokumentowania miejsca siedziby podatnika do celów podatkowych. (...)"

Kiedy uzyskanie kopii certyfikatu rezydencji jest wystarczające?

W niektórych sytuacjach organy podatkowe dopuszczają możliwość udokumentowania miejsca siedziby podatnika kopią certyfikatu rezydencji. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2016 r., nr ILPB3/4510-1-281/16-4/ŁM stwierdził, że elektroniczna forma certyfikatu rezydencji będzie wystarczająca dla celów udowodnienia miejsca siedziby podatnika tylko w sytuacji, gdy nie ma możliwości dostarczenia certyfikatu rezydencji w postaci oryginału papierowego dokumentu ze względu na fakt, że w praktyce w danym kraju ich wydawanie zostało zastąpione udostępnieniem dokumentu w wersji elektronicznej dostępnej na oficjalnej stronie internetowej. Według niego:

"(...) w przypadku, kiedy jedyną możliwością otrzymania certyfikatu rezydencji podatnika jest pobranie go i/lub wydrukowanie danego dokumentu, po uprzednim podaniu danych identyfikujących podatnika, z oficjalnej strony internetowej właściwego urzędu, dokument taki można uznać jako spełniający wymogi formalne przewidziane w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

(...) pozyskanie certyfikatu rezydencji w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy jest też możliwe pozyskanie go w wersji papierowej nie stanowi podstawy do zastosowania regulacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i zaniechania poboru podatku. (...)"

Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 marca 2016 r., nr ITPB3/4510-16/16/DK.

Organy podatkowe dopuszczają także udokumentowanie miejsca siedziby podatnika kopią/kserokopią certyfikatu rezydencji, jeśli są one poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza.

Tak uznał m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 23 maja 2017 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.60.2017.1.JC czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2013 r., nr IPPB4/415-319/11/13-10/S/SP.. W drugiej z tych interpretacji czytamy:

"(...) możliwe jest zastosowanie zasad opodatkowania wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania na podstawie kopii, kserokopii bądź odpisu certyfikatu rezydencji, ale wyłącznie wtedy, gdy taki dokument został potwierdzony za zgodność z oryginałem przez organ, który wystawia za granicą certyfikat rezydencji podatkowej albo notariusza.

(...) płatnik powinien posiadać certyfikat rezydencji swoich kontrahentów w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie oraz przedstawić certyfikat rezydencji na każdorazowe żądanie polskich organów podatkowych. (...)"

Także WSA w Krakowie w wyroku z 30 czerwca 2016 r., sygn. akt I SA/Kr 104/16 (orzeczenie prawomocne) uznał, że dla zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania niezbędne jest, by płatnik posiadał dokument w postaci oryginału albo poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii certyfikatu.

W świetle powyższego, jeśli w sytuacji, o której mowa w pytaniu, spółka posiada kopie/kserokopie certyfikatów rezydencji, poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, to takie dokumenty są wystarczające do udokumentowania miejsca siedziby podatnika do celów podatkowych. Jeśli więc spółka posiada taki dokument, to może nie pobierać podatku u źródła, zgodnie z właściwą umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.