Gazeta Podatkowa nr 14 (1159) z dnia 16.02.2015

Podatek od należności za podróż służbową

Pracownik odbywający krajową podróż służbową ma prawo do diet oraz zwrotu innych należności z tego tytułu. Stanowią one przychód ze stosunku pracy, który może podlegać opodatkowaniu.

Diety i wyżywienie

Jeżeli pracodawca spoza sfery budżetowej sam nie ustali warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych w sposób określony w art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502), wówczas obowiązany jest kierować się w tej kwestii przepisami rozporządzenia w sprawie (…) podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Z § 7 ust. 1 tego rozporządzenia wynika, że dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi w podróży krajowej 30 zł za dobę. Do tej kwoty korzysta ona ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Jeżeli jednak na podstawie wewnątrzzakładowych regulacji pracodawca wypłaca diety w wyższych kwotach, to opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 30 zł.

Zdarza się, że pracodawcy rezygnują z wypłacania diet i w ich miejsce dokonują pracownikom zwrotu kosztów wyżywienia faktycznie przez nich poniesionych. Taki zwrot, podobnie jak dieta, jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, który do wysokości diety korzysta ze zwolnienia od podatku.

Noclegi

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (20 × 30 zł). Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety, tj. 45 zł. Wynika to z § 8 rozporządzenia.

Zwolniony od podatku dochodowego jest zwrot kosztów noclegu do kwoty 600 zł. Natomiast zwrot przekraczający tę kwotę może w całości korzystać ze zwolnienia od podatku, gdy okoliczności zaistniałe podczas podróży służbowej uzasadniają poniesienie wydatków na nocleg w kwocie przekraczającej limit i pracodawca wyraził zgodę na zwrot faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, potwierdzonych rachunkiem. W przeciwnym razie nadwyżka ponad wskazany limit podlega opodatkowaniu.

Z kolei w przypadku ryczałtu za nocleg ze zwolnienia od podatku korzysta kwota 45 zł za dobę podróży.

Przejazdy

Jeżeli pracownik w trakcie podróży służbowej przemieszcza się takimi środkami transportu, których usługi są biletowane (np. pociąg, samolot), to zwrot kosztów tych przejazdów jest wolny od podatku do wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami.

Pracownik może również (na swój wniosek i za zgodą pracodawcy) odbyć podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia). Aby zwrot ten korzystał ze zwolnienia od podatku, stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie (…) zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych… (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Stosowanie przez pracodawcę korzystniejszych stawek oznacza konieczność opodatkowania nadwyżki wypłaconej ponad limit kilometrówki obliczonej z zastosowaniem stawek z rozporządzenia.

Na potrzeby ustalenia przychodu pracownika w ramach limitu wynikającego z kilometrówki uwzględnia się takie wydatki jak np. opłaty za przejazd płatnymi drogami lub autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Opłaty te uznawane są za inne niezbędne wydatki związane z podróżą (§ 4 rozporządzenia). Jeżeli pracodawca określi lub uzna te wydatki za uzasadnione, ich zwrot w udokumentowanej przez pracownika wysokości korzysta ze zwolnienia od podatku.