Koszty zagranicznej podróży służbowej

1. Wydatki w kosztach uzyskania przychodów

Na łamach Przeglądu Podatku Dochodowego:

nr 17 z 2017 r., w artykule pt. "Kurs waluty właściwy do rozliczania kosztów zagranicznych podróży - odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa" oraz
nr 19 z 2017 r., w artykule pt. "Przeliczanie kosztów zagranicznej podróży dokumentowanych paragonami - odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie naszego Wydawnictwa"

opublikowaliśmy aktualne stanowisko resortu finansów na temat kursu waluty, jaki powinien być stosowany do rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Z zajętego w tej sprawie stanowiska wynika, że w sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Kursy średnie walut obcych ogłaszane
przez NBP dostępne są w serwisie
www.wskazniki.gofin.pl

Wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów, potrącalne na zasadach określonych w art. 22 ust. 4-5d, 6 i 6b updof oraz art. 15 ust. 4, 4b-4e updop.

Przykład

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Spółka z o.o. (pracodawca) zarezerwowała pracownikowi nocleg w hotelu i poniosła z tego tytułu wydatek w wysokości 100 euro. Wydatek ten został udokumentowany fakturą wystawioną przez hotel 3 października 2017 r. Uwzględniając średni kurs euro z 2 października 2017 r. spółka zaliczyła do kosztów uzyskania kwotę 431,37 zł (100 euro x 4,3137 zł/euro).

Jeżeli natomiast pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, wydatki związane z delegacją powinien ujmować w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia wymienionych kosztów jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki:

nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz
ponoszone przez pracownika udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. paragonami za przejazdy autostradami, taksówkami, biletami parkingowymi itp.).

Moment potrącalności kosztów z tytułu wydatków związanych z delegacją, które pracodawca ponosi na podstawie dokumentu rozliczenia delegacji przedkładanego przez pracownika, powinien być ustalony w oparciu o art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof oraz odpowiednio art. 15 ust. 4g i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop jako należności ze stosunku pracy (stosunków pokrewnych).

Z kolei, w przypadku gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę - wówczas faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w podany sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykład

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Niemiec. Po zakończeniu podróży, 4 października 2017 r. przedstawił rozliczenie kosztów podróży dokonane na druku delegacji, na które składały się:

diety w wysokości 245 euro (5 dób x 49 euro),
wydatki za przejazd autostradą udokumentowane paragonami, w kwocie 50 euro,
wydatki z tytułu parkowania w strefie płatnego parkowania udokumentowane biletem parkingowym, w kwocie 10 euro.

Do przeliczenia tych kosztów na złote pracodawca zastosował kurs średni z 3 października 2017 r., tj. z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił 4,3105 zł/euro.

W sumie koszty uzyskania przychodów zamknęły się w kwocie 1.314,70 zł, tj. (245 euro + 50 euro + 10 euro) x 4,3105 zł/euro.

Ponadto pracownik przedłożył faktury wystawione na pracodawcę za:

zakup paliwa do służbowego samochodu, którym odbywał podróż, koszt z tego tytułu wyniósł 60 euro,
nocleg w hotelu, koszt z tego tytułu wyniósł 400 euro.

Faktura za zakup paliwa wystawiona została 27 września 2017 r., a za nocleg 29 września 2017 r.

Do przeliczenia na złote kosztów paliwa pracodawca zastosował kurs średni z 26 września 2017 r., a kosztów za nocleg kurs średni z 28 września 2017 r.

W sumie koszty uzyskania przychodów (paliwo plus nocleg) wyniosły 1.983,56 zł, tj. (60 euro x 4,2820 zł/euro) + (400 euro x 4,3166 zł/euro).

2. Rozliczenie zaliczki wypłaconej pracownikowi

Omówione zasady przeliczania na złote wydatków w walucie obcej z tytułu zagranicznych podróży służbowych pracowników stosuje się wyłącznie w celu prawidłowego ustalania kosztów uzyskania przychodów. Inne reguły obowiązują przy przeliczaniu na złote wydatków poniesionych przez pracownika w takiej podróży, na potrzeby rozliczenia zaliczki przekazanej mu na poczet tych wydatków.

Jeżeli pracodawca wypłaca należności z tytułu podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), to stosownie do § 20 tego rozporządzenia, pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową powinien wypłacić zaliczkę w walucie obcej. Zaliczka ta ma na celu pokrycie niezbędnych kosztów podróży wynikających ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej następuje:

w walucie otrzymanej zaliczki,
w walucie wymienialnej albo
w walucie polskiej,

według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przykład

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Na poczet kosztów tej podróży otrzymał 3 października 2017 r. zaliczkę w wysokości 600 euro. Po zakończeniu podróży rozliczył się z tej zaliczki, przedkładając następujące dokumenty świadczące o poniesieniu wydatków:

paragony za przejazd autostradą opiewające na kwotę 50 euro,
bilet parkingowy na kwotę 10 euro,
fakturę za zakup paliwa do służbowego samochodu, którym odbywał podróż, w wysokości 60 euro,
fakturę za nocleg w hotelu w wysokości 400 euro.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej nastąpiło w walucie otrzymanej zaliczki.

W sumie pracownik wydał 520 euro, musi więc zwrócić pracodawcy 80 euro.

Przykład

Przyjmujemy dane liczbowe jak w poprzednim przykładzie, z tym że rozliczenie poniesionych przez pracownika kosztów następuje w złotych.

W związku z tym pracodawca przeliczył przekazaną pracownikowi zaliczkę na złote według średniego kursu euro z 3 października 2017 r. (tj. z dnia wypłaty zaliczki) oraz według takiego samego kursu przeliczył poniesione przez pracownika wydatki.

W rezultacie pracownik zobowiązany jest zwrócić pracodawcy kwotę 344,84 zł, tj. (600 euro x 4,3105 zł/euro) - (520 euro x 4,3105 zł/euro).

Warto wspomnieć, że należności wypłacone pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, stanowią u niego przychód ze stosunku pracy, który korzysta ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Na podstawie tego przepisu wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.