Gazeta Podatkowa nr 10 (1364) z dnia 2.02.2017

PIT od należności pracownika w podróży służbowej

Finansowanie lub zwracanie przez pracodawcę wydatków związanych z podróżą służbową zapewniają pracownikom przepisy prawa pracy. Jednocześnie w podatku dochodowym wszystkie należności uzyskane z tego tytułu przez pracowników stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy. Dla wielu z nich ustawodawca przewidział jednak zwolnienie od podatku dochodowego.

Regionalni kierownicy sprzedaży odbywają krajowe podróże służbowe. Pracodawca rozważa ustalenie w regulaminie wynagradzania diet za dobę podróży w wysokości 60 zł lub dokonywanie zwrotu wydatków poniesionych na wyżywienie według przedłożonych rachunków. Czy takie świadczenia mogą korzystać ze zwolnienia od podatku?

Pracownicze należności za podróże służbowe na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof objęte są zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. Korzystają z niego do wysokości należności przysługujących z tytułu podróży służbowych - krajowych i zagranicznych - pracownikom tzw. budżetówki.

Przepisem regulującym wysokość tych świadczeń jest rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), Przewiduje ono zwrot kosztów wyżywienia w formie diety, która dla podróży krajowych wynosi obecnie 30 zł. W konsekwencji jeżeli wypłaty z tytułu poniesionych przez pracownika kosztów wyżywienia, czy to w postaci podwyższonej diety, czy też zwrotu rzeczywistych wydatków, przekraczają określoną przez przepisy rozporządzenia wysokość diety, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu (co potwierdzają w swoich rozstrzygnięciach organy podatkowe oraz sądy administracyjne) i oskładkowaniu. Stanowi ona przychód ze stosunku pracy w miesiącu otrzymania lub postawienia do dyspozycji pracownika (przykład).

Pracownicy w podróżach służbowych korzystają z prywatnych samochodów. Oprócz tzw. kilometrówki pracodawca od stycznia 2017 r. zwraca im również opłaty za autostrady oraz parkingi. Czy w tej sytuacji wszystkie te świadczenia pod kątem zwolnienia od podatku podlegają limitowaniu?

NIE. Wartość wskazanej w pytaniu kilometrówki stanowiącej zwrot pracowniczych kosztów przejazdu w podróży służbowej prywatnym samochodem organy podatkowe nakazują rozliczać po stronie pracownika jako wydatki z tytułu używania samochodu. Natomiast opłaty za parkingi klasyfikują jako inne udokumentowane wydatki, których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. Prawidłowość takiej klasyfikacji tego rodzaju należności potwierdza również redakcja § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W przepisie tym wskazano bowiem z nazwy, że inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową pracownika obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe, w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

Wobec tego tylko zwrot kosztów przejazdu stanowi dla pracownika przychód zwolniony w ramach limitu kilometrówki. Natomiast przychód ze zwrotu opłat poniesionych przez pracownika w podróży służbowej na autostrady i parkingi korzysta ze zwolnienia od podatku w pełnej poniesionej wysokości.

Dotychczas wypłacałem swoim pracownikom ryczałty za noclegi w krajowych podróżach służbowych. Czy jeżeli będę im zwracał rzeczywiste koszty na podstawie przedłożonych faktur, to cała wartość takiego zwrotu będzie u nich korzystała ze zwolnienia od podatku?

W oparciu o § 8 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej obecnie za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit. Ponieważ przepisy nie definiują pojęcia "uzasadnione przypadki", należy przyjąć, że to w gestii pracodawcy leży rozstrzygnięcie czy wystąpiły takie okoliczności. Jeśli oceni, że miały one miejsce i zwróci pracownikowi poniesione z tego tytułu i potwierdzone rachunkiem wydatki, to wypłacona kwota w całości korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)