Podróże odbywane przez pracowników

Spółka jawna wypłaca należności z tytułu podróży służbowych pracowników na zasadach przyjętych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności wypłacanych z tego tytułu pracownikom sfery budżetowej. Pracownicy spółki odbywający podróże służbowe przedkładają do rozliczenia paragony dokumentujące wydatki za przejazd płatną autostradą oraz parkowanie w strefie płatnego parkowania. Czy dokumenty te stanowią wystarczający dowód księgowy, by na ich podstawie uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów?

Zasadniczo podstawą ujmowania w ewidencji księgowej kosztów z tytułu należności wypłacanych pracownikom odbywającym podróże służbowe jest dokument o nazwie rozliczenie podróży służbowej. Naszym zdaniem, taki dokument stanowi wystarczający dowód poniesienia kosztu kwalifikowanego do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof.

Przepisy ustawy o PIT nie regulują kwestii dokumentowania kosztów. Nakładają jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej (ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów) zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Księgi rachunkowe

W przypadku ewidencjonowania zdarzeń w księgach rachunkowych, warunki jakie powinien spełniać dokument, by uznać go za dowód księgowy, określa art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zm.). Dowód taki powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów oraz danych, o których mowa w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Paragony nie zawierają wszystkich wymaganych w powołanym przepisie danych.

W rozpatrywanej sytuacji paragonami dokumentowane są niektóre koszty (opłaty za autostrady i parkingi), jakie ponoszą pracownicy odbywający podróże służbowe.

Należności z tytułu odbywanych podróży służbowych pracodawca ustala w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Na podstawie § 5 rozporządzenia, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Obowiązek dokumentowania nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Obowiązujące przepisy nie wprowadzają jednolitego sposobu (formy) dokumentowania kosztów podróży służbowej. Powszechnym jest druk delegacji, nazywany "Polecenie wyjazdu służbowego" lub dowód wewnętrzny "Rozliczenie kosztów podróży służbowej". Taki druk z dołączonymi do niego dokumentami (fakturami, rachunkami, paragonami), tj. dowodami poniesienia przez pracownika wydatków, jeżeli spełnia wymagania dowodu księgowego z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stanowi podstawę księgowania.

Wobec tego, naszym zdaniem, w sytuacji gdy paragony są dołączane do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonanego na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" lub na dowodzie wewnętrznym "Rozliczenie kosztów podróży służbowej", nie wymagają uzupełnienia o brakujące dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Podatkowa księga

Stosownie do ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728), zwanego dalej rozporządzeniem, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Zatem podstawą zaewidencjonowania w podatkowej księdze kosztów podróży ponoszonych przez pracownika jest dowód wewnętrzny. Do takiego dowodu dołączane są dowody poniesienia wydatków, a w razie braku takiego dowodu pracownik składa oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Przyjęte zasady pozwalają wysnuć wniosek, że sam paragon dokumentujący wydatek na opłacenie płatnej autostrady bądź postoju w strefie płatnego parkowania nie stanowi w tym przypadku dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w podatkowej księdze. Nawet gdyby pracownik nie udokumentował poniesienia opłaty za parkowanie czy przejazd płatną autostradą, to podstawą ujęcia takiego wydatku w dowodzie wewnętrznym - rozliczenie podróży służbowej - byłoby złożone przez pracownika oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Podróż służbowa samochodem prywatnym

Gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem, to ponoszone przez niego wydatki z tytułu używania tego samochodu (np. wydatki na paliwo, wspomniane opłaty) objęte są limitem tzw. kilometrówki.

Z interpretacji organu podatkowego

(...) opłaty za przejazd autostradą i opłaty za parkingi wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu, są to wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego, a zatem wydatki te objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a (...) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (odpowiednio limitem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof w przypadku podatników PIT - przyp. red.) (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 października 2017 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.57.2017.1.AZE)

Pracownik z tytułu używania prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej nie ma obowiązku okazywania dokumentów świadczących o poniesieniu wydatków, bowiem pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie kwotę wynikającą z "kilometrówki". Takie rozwiązanie przewiduje art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof. Przepis ten stanowi, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ewidencja przebiegu pojazdu dostępna jest
w serwisie www.druki.gofin.pl

Co ważne, warunkiem zaliczenia kwoty "kilometrówki" do kosztów uzyskania przychodów jest udokumentowanie przebiegu pojazdu w ewidencji, która powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.