Zwrot zleceniobiorcy kosztów podróży

Z zawartej umowy zlecenia wynika, że zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów podróży krajowych. Czy wspomniany zwrot jest u niego przychodem podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu? Zaznaczam, że osoba ta nie prowadzi działalności gospodarczej.

Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy jest u niego przychodem, który do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od opodatkowania i oskładkowania.

Z treści umowy zlecenia może wynikać, że zleceniobiorcy oprócz wynagrodzenia przysługuje zwrot kosztów podróży krajowych odbytych w związku z wykonaniem danego zlecenia. Zleceniobiorca może otrzymać od zleceniodawcy diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez zleceniodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Skutki w podatku dochodowym

Otrzymane przez zleceniobiorcę należności z tytułu zwrotu kosztów podróży stanowią jego przychód. Przychodami są bowiem otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Zwrot należności z tytułu podróży stanowi u zleceniobiorcy przychód z działalności wykonywanej osobiście.

To, czy zwrot kosztów podróży będzie opodatkowany, zależy od wysokości zwracanych wydatków.

Diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem są wolne od podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Wskazuje na to art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. Zwolnienie to można jednak zastosować, o ile spełnione są warunki określone w art. 21 ust. 13 updof, tj. otrzymane należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zatem, wypłacane zleceniobiorcy diety i inne należności z tytułu podróży mogą być zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 updof - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Natomiast nadwyżka ponad określone w tym rozporządzeniu limity podlega opodatkowaniu.

Oskładkowanie zwrotu kosztów

Diety oraz inne należności z tytułu krajowej podróży zleceniobiorcy są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 i § 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Ponieważ do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorców stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.), to zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej nie będzie podlegał składce zdrowotnej.

Jeżeli więc zleceniodawca zwraca zleceniobiorcy koszty z tytułu podróży do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, to nie wlicza ich do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ani składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli jednak zwrot wspomnianych kosztów dokonywany jest w wysokości wyższej, wówczas nadwyżka podlega oskładkowaniu.

Przykład

Z umowy zlecenia wynika, że zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie 5.000 zł oraz zwrot kosztów podróży. W podróży przejechał on własnym samochodem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ 300 km. Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowej przysługuje mu z tego tytułu zwrot w wysokości 250,74 zł (300 km x 0,8358 zł), a otrzymał - 500 zł. Tym samym kwota 250,74 zł jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania, a nadwyżka ponad tę kwotę, tj. 249,26 zł (500 zł - 250,74 zł) podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ponadto wniósł o dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

Obciążenia podatkowo-składkowe przedstawiają się następująco:

Wiersz	Wyszczególnienie	Kwota (zł)
1	Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia	5.000,00
2	Zwrot kosztów podróży opodatkowany i oskładkowany	249,26
3	Zwrot kosztów podróży wolny od podatku i składek	250,74
4	Przychód (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3)	5.500,00
5	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (wiersz 1 + wiersz 2)	5.249,26
6	Składki na ubezpieczenia społeczne [(wiersz 5 x 9,76%) + (wiersz 5 x 1,5%) + (wiersz 5 x 2,45%)]	719,68
7	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 6)	4.529,58
8	Składka na ubezpieczenie zdrowotne (wiersz 7 x 9%)	407,66
9	Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (wiersz 7 x 7,75%)	351,04
10	Koszty uzyskania przychodu [(wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 6) x 20%]	905,92
11	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 1 + wiersz 2 - wiersz 10 - wiersz 6)	3.624,00
12	Zaliczka na podatek (wiersz 11 x 18%)	652,32
13	Zaliczka na podatek do pobrania, po zaokrągleniu do pełnych złotych (wiersz 12 - wiersz 9)	301,00
14	Do wypłaty (wiersz 1 + wiersz 2 + wiersz 3 - wiersz 6 - wiersz 8 - wiersz 13)	4.071,66