A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 18 (989) z dnia 20.06.2018

Wycena diety dotyczącej podróży służbowej pracownika (pytanie z forum internetowego - www.forum.gofin.pl)

Pracownik otrzymał zaliczkę w walucie obcej na poczet zagranicznej podróży służbowej. W podróży tej był od 18.04.18 r. do 27.04.18 r. Delegację rozliczono 7.05.18 r. Po jakim kursie waluty obcej przeliczyć dietę w celu ujęcia jej w kosztach uzyskania przychodów - z dnia rozliczenia delegacji, tj. z 7.05.18 r., czy z dnia poprzedzającego, tj. z 06.05.18 r. (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1168174)?

Dietę w walucie obcej należy przeliczyć na złote - w celu ujęcia jej w kosztach podatkowych - po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej, tj. w tym przypadku - po średnim kursie NBP z 4 maja br. (5 i 6 maja br. to sobota i niedziela).

Ustawodawca nie odniósł się w sposób szczególny do kursu waluty obcej, jaki należy zastosować do przeliczenia na złote wydatków z tytułu zagranicznych podróży służbowych pracowników, poniesionych w walucie obcej. Należy zatem zastosować zasadę ogólną, wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Wycena diety dotyczącej podróży służbowej pracownika (pytanie z forum internetowego Z wyjaśnienia Ministerstwa Finansów z 16 sierpnia 2017 r., będącego odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, wynika, że:

gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - to wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury,
gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika - to powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według takiego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty),
jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę, to faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Podobny pogląd prezentują również organy podatkowe, np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 7 grudnia 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.224.2017.3.MK.

A zatem koszt z tytułu diety, poniesiony w walucie obcej (w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownika), należy przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia podróży służbowej (delegacji). W sytuacji, o której mowa w pytaniu, delegacja została rozliczona w dniu 7 maja br. To oznacza, że do przeliczenia na złote ww. diety - w celu ujęcia jej w kosztach podatkowych - należy przyjąć średni kurs NBP z 4 maja br. (5 i 6 maja br. to sobota i niedziela).