Wypłacenie należności z tytułu podróży służbowej

Zatrudniamy na podstawie umowy cywilnoprawnej (kontraktu menedżerskiego) osobę zarządzającą firmą, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Na podstawie regulacji zawartych w tej umowie, menedżerowi przysługuje prawo do zwrotu kosztów podróży służbowych ustalonych według zasad przyjętych dla pracowników sfery budżetowej. Menedżer używa prywatnego samochodu osobowego do odbywania takich podróży. W związku z tym przysługuje mu świadczenie w postaci tzw. kilometrówki. Czy wartość tego świadczenia powinna być opodatkowana i oskładkowana?

Kwota "kilometrówki" wypłacana menedżerowi z racji odbywania przez niego podróży w sprawach służbowych nie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, o ile została ustalona w wysokości nie wyższej niż wynikająca z przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Więcej szczegółów w dalszej części odpowiedzi.

Podatek

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof mowa jest m.in. o rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Wynika z niego, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która obecnie dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

do 900 cm³ nie może być wyższa niż 0,5214 zł,
powyżej 900 cm³ nie może być wyższa niż 0,8358 zł.

W sytuacji, o której mowa w treści pytania menedżer odbywa samochodem prywatnym podróże w sprawach służbowych firmy. Z tego tytułu jest mu wypłacana tzw. kilometrówka, ustalana na podstawie przepisów powołanego rozporządzenia, czyli kwota będąca iloczynem ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Jeżeli w rozpatrywanej sytuacji stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu została ustalona na poziomie nie wyższym niż odpowiednio 0,5214 zł lub 0,8358 zł, to otrzymane przez menedżera świadczenia będą mogły korzystać ze zwolnienia od podatku, o ile spełnione zostaną przesłanki z art. 21 ust. 13 pkt 1 updof, tj. nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Składki ZUS

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem składkowym, nie stanowią podstawy wymiaru składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W powołanym przepisie mowa jest m.in. o rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego stosuje się odpowiednio do osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (§ 5 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia składkowego).

Kontrakt menedżerski (umowa o świadczenie usług) jest umową nienazwaną na gruncie prawa cywilnego, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu, tj. art. 734-751 K.c. (art. 750 K.c.).

W rezultacie wypłacana menedżerowi "kilometrówka" nie podlega oskładkowaniu w takiej samej wysokości, w jakiej nie podlega opodatkowaniu.