Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (943) z dnia 10.03.2017

Wydatki poniesione w podróży służbowej dokumentowane paragonami a koszty podatkowe pracodawcy

Pracownicy w trakcie podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) ponoszą wydatki m.in. na paliwo, autostrady, parkingi, które dokumentowane są paragonami, niespełniającymi wymogów dowodu księgowego. Na podstawie ww. dowodów, zwracamy pracownikom poniesione wydatki. Czy wydatki te możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Podróż służbowa odbywana prywatnym samochodem pracownika

Jeśli podróż służbowa jest odbywana prywatnym samochodem pracownika, wówczas należy wziąć pod uwagę regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (tu: pracodawcy) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej limit tzw. "kilometrówki" (czyli kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu).

Warunkiem ujęcia ww. wydatków w kosztach podatkowych (w ramach limitu "kilometrówki") jest prowadzenie ewidencji przebiegu tych pojazdów. Jej brak skutkuje tym, że wydatki z tytułu używania ww. samochodów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Podatki dochodowe

UWAGA! Zgodnie z § 5 ust. 2-3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), pracownik do rozliczenia kosztów podróży załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania). Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

W przypadku podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem pracownika, wydatki na zakup paliwa zużytego w tej podróży są pracownikowi zwracane w ramach "kilometrówki" i pracownik nie musi przedkładać pracodawcy faktur czy paragonów, dokumentujących te wydatki. Wydatki wynikające z takiej faktury/paragonu i tak nie będą brane pod uwagę przy zwrocie należności z tytułu podróży służbowych.

Biorąc pod uwagę fakt, iż wydatki na paliwo, użyte w trakcie podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem pracownika, są kosztem używania samochodu, podlegają one ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki". Bez znaczenia w tym przypadku jest to, w jaki sposób (i czy w ogóle) wydatki te są dokumentowane.

Odnosząc się natomiast do wydatków na opłaty za autostrady/parkingi, ponoszonych w trakcie podróży służbowej pracownika (odbywanej jego prywatnym samochodem) przypomnijmy, że organy podatkowe uważają, że są to wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej i w związku z tym podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki".

Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 7 z 1.03.2017 r. na str. 10-14

Zatem gdy pracodawca zwraca pracownikowi, odbywającemu podróż służbową prywatnym samochodem, koszty przejazdu w wysokości kilometrówki, a oprócz tego równowartość poniesionych opłat za autostrady/parkingi, wówczas kwota zwrotu dotycząca tych opłat nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia pozostaje tu sposób udokumentowania tych wydatków.

Podróż służbowa odbyta samochodem należącym do pracodawcy

W sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową samochodem stanowiącym własność pracodawcy, to wydatki na zakup paliwa czy opłaty za autostrady/parkingi, ponoszone w trakcie podróży służbowej pracownika, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, bez ograniczenia limitem "kilometrówki".

Należy mieć na uwadze, że jednym z warunków, jakie muszą być spełnione, aby dany wydatek stanowił koszt podatkowy, jest jego właściwe udokumentowanie. Jednocześnie ustawodawca nie określił, w jaki sposób należy dokumentować koszty na potrzeby podatku dochodowego.

Organy podatkowe uważają, że dokument, który spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy dla celów bilansowych, może być uznany za dokument stanowiący podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 22 września 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-637/16-1/AnK. W interpretacji tej organ podatkowy wskazał ponadto, że posiadanie dokumentu spełniającego bilansową definicję "dowodu księgowego" może nie być wystarczające do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Podatnik ma bowiem obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale wykazać także, że został on poniesiony w celu osiągnięcia przychodu.

Elementy, jakie powinien zawierać dokument, aby mógł zostać uznany za dowód księgowy, określone zostały w art. 21 ustawy o rachunkowości. W przepisie tym wskazano, że ww. dowód powinien zawierać m.in. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej. Można jednak zaniechać zamieszczania tych informacji, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Paragony z reguły nie zawierają wszystkich elementów określonych w ww. przepisie (tj. nie zawierają m.in. danych nabywcy). W praktyce przyjmuje się na ogół (choć można spotkać też inne stanowisko), że paragony - po odpowiednim ich uzupełnieniu (poprzez wpisanie na odwrocie paragonu brakujących niezbędnych danych) - mogą zostać uznane za dowody księgowe, stanowiące podstawę ujęcia wydatku w księgach rachunkowych. To oznacza, że paragony takie mogą również stanowić podstawę ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Naszym zdaniem, obowiązek uzupełnienia paragonu o brakujące dane nie powinien dotyczyć sytuacji, gdy paragony te są dołączane do rozliczenia kosztów podróży służbowej dokonanego na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego" lub na dowodzie wewnętrznym "Rozliczenie kosztów podróży służbowej". Paragony te, wraz z "Rozliczeniem podróży służbowej"/"Poleceniem wyjazdu służbowego", mogą być również podstawą ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów pracodawcy.