Gazeta Podatkowa nr 85 (1126) z dnia 23.10.2014

Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika

Coraz częściej pracodawcy wysyłają pracowników w zagraniczne podróże służbowe, co wiąże się z koniecznością rozliczenia wydatków poniesionych z tego tytułu. Pracodawca jest wówczas obowiązany ustalić, czy wydatki związane z taką podróżą mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, a jeśli tak, to w którym momencie i w jakiej wysokości.

Koszty podróży służbowej

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi pracowników podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, gdy podróż związana jest z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Jednak nie wszystkie wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową pracodawca może uwzględnić w kosztach podatkowych w pełnej wysokości. Chodzi tu o koszty używania przez pracownika samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy. Oprócz kosztów paliwa przykładowo opłaty za autostrady czy parkingi nie są uwzględniane w kosztach podatkowych w faktycznie poniesionej wysokości, tylko do wysokości limitu wyznaczonego przez "kilometrówkę". Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej kwotę będącą iloczynem przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy o pdop). Przebieg pojazdu powinien być przy tym udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Brak tej ewidencji powoduje, że omawiane wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W pozostałych przypadkach należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej są u pracodawcy kosztem w pełnej wysokości również wtedy, gdy należności te na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów wypłacane są w wyższych kwotach niż określone w rozporządzeniu o podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Moment zaliczenia do kosztów

Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej stanowią u pracownika przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Oznacza to, że moment ich rozliczenia w kosztach podatkowych należy rozpatrywać na zasadach określonych w art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof i art. 15 ust. 4g ustawy o pdop. Z przepisów tych wynika, że należności te są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi, należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika stanowią koszty podatkowe dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o pdop).

Ponieważ należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał ich rozliczenia, zatem w tym też miesiącu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika. W przeciwnym razie są kosztem na zasadzie kasowej.

Koszty poniesione w walucie

Z uregulowań zawartych w obu ustawach o podatku dochodowym wynika, że koszty poniesione w walutach obcych podlegają przeliczeniu na złotówki. W przypadku zagranicznej podróży służbowej pracownika zazwyczaj mamy do czynienia z wydatkami poniesionymi w walucie obcej. Ich przeliczenia na złote polskie należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). Dniem poniesienia kosztu jest w tym przypadku dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

Z § 20 rozporządzenia o podróży służbowej wynika, że pracownik wysyłany w zagraniczną podróż służbową otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na niezbędne koszty podróży co do zasady w walucie obcej (tylko gdy pracownik wyrazi zgodę, wówczas może ona zostać wypłacona w złotówkach). W takim przypadku, gdy rozliczenie podróży służbowej nastąpi również w walucie obcej, zazwyczaj powstaną różnice kursowe, gdyż wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote różni się z reguły od wartości tego kosztu w dniu dokonania wypłaty zaliczki na tę podróż. Podatkowe różnice kursowe powstają bowiem m.in. wówczas, gdy wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP różni się (jest wyższa lub niższa) od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia (przykład).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)