Zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie oświadczenia pracownika o poniesieniu wydatku

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową do Indii. Bilety lotnicze na przelot z Gdańska do Londynu i z powrotem opłacił pracodawca. Poniesiony wydatek dokumentuje bilet i faktura. Przelot na trasie Londyn-Delhi-Londyn opłacił pracownik. Do rozliczenia podróży służbowej pracownik przedstawił fakturę z hotelu w Delhi oraz oświadczenie o poniesieniu wydatku na bilety lotnicze, które zagubił. Czy zwracając pracownikowi koszty przelotu na tej podstawie, pracodawca będzie mógł poniesiony wydatek uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów i zaewidencjonować w księdze? Czy kwotę należności należy doliczyć pracownikowi do wynagrodzenia i opodatkować?

Dokumentowanie wydatków na potrzeby rozliczenia kosztów odbytej podróży służbowej

Pracodawca spoza sfery budżetowej w celu ustalenia rodzaju i wysokości należności za czas podróży służbowej przysługujących pracownikowi może stosować zasady określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Z regulacji tego rozporządzenia wynika, że niektóre należności są zwracane pracownikowi w wysokości faktycznie przez niego poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania. Tak jest m.in. w przypadku przejazdu środkiem transportu innym niż samochód osobowy, motocykl lub motorower niebędący własnością pracodawcy. W tym zakresie przepisy wspomnianego rozporządzenia stanowią, że środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Natomiast pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Tak wynika z § 3 ust. 1 i 2 powołanego rozporządzenia.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Zatem pracownik jest obowiązany dokumentować koszty poniesione w podróży służbowej. Nie dotyczy to jedynie diet i wydatków, których zwrot następuje w zryczałtowanej wysokości. Wyłączenie obowiązku dokumentowania nie odnosi się jednak do kosztów przejazdu środkiem transportu. Bilety lub faktury potwierdzające tego rodzaju wydatki pracownik powinien przedłożyć pracodawcy wraz z rozliczeniem kosztów podróży, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Gdy pracownik nie przedłoży wymaganych dowodów poniesienia wydatków, pracodawca rozliczając koszty podróży służbowej, może oprzeć się na pisemnym oświadczeniu pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Złożenie takiego oświadczenia dopuszcza przepis § 5 ust. 2 zdanie 2 powołanego rozporządzenia, w przypadku gdy przedstawienie dokumentu nie jest możliwe. Wyrażona w tym przepisie zasada warunkowego potwierdzenia wydatków oświadczeniem pracownika odnosi się, m.in. do sytuacji gdy dokument został wydany, a następnie został utracony (zagubiony, zniszczony, skradziony).

Koszty podróży służbowej pracownika w rozliczeniu podatkowym

Skutki u pracodawcy

Przepisy o podatku dochodowym nie regulują kwestii dokumentowania kosztów związanych z odbytą przez pracownika podróżą służbową. Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni dokumentować koszty podróży służbowych w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.). Z jego regulacji wynika, że zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej (§ 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 rozporządzenia oraz ust. 13 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia). Do tego rozliczenia muszą być dołączone dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki (z wyjątkiem należności z tytułu diet, wydatków objętych ryczałtem lub kosztów przejazdu własnym samochodem pracownika) lub pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jeżeli natomiast chodzi o podatników prowadzących księgi rachunkowe, to u nich podstawą ujęcia w tych księgach kosztów podróży służbowej mogą być przedstawione przez pracownika do rozliczenia dokumenty, takie jak "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" (rozliczenia dokonuje się na dokumencie określonym przez kierownika jednostki) wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki.

Należy przy tym stwierdzić, że aby uwzględnić koszty podróży służbowej pracownika w kosztach uzyskania przychodów, pracodawca musi posiadać wiarygodne dowody potwierdzające poniesienie tych kosztów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Stwierdzenie, że poniesiony wydatek stanowi tzw. koszt pracowniczy, jest niewystarczające. W rezultacie, chociaż w praktyce dopuszczalny jest zwrot pracownikowi nieudokumentowanych kosztów przejazdu środkiem transportu (tu: samolotem) w oparciu o złożone przez niego oświadczenie, to jednak w celu zminimalizowania ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe ujęcia tego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów, pracodawca powinien zweryfikować to oświadczenie w zakresie wskazanej w nim wysokości poniesionych wydatków. W miarę możliwości należy też podjąć działania zmierzające do uzyskania duplikatu dokumentu (biletu, faktury) zagubionego przez pracownika, lub w inny sposób potwierdzić, że korzystał on z usług danego przewoźnika. Za dowód w sprawie można przyjąć m.in. kartę pokładową pracownika czy wyciąg z jego rachunku bankowego, potwierdzający dokonanie zapłaty za bilet lotniczy (przelewem lub kartą płatniczą).

Przychód pracownika

Diety i inne należności za czas podróży służbowej stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, przychód, o którym mowa korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, do wysokości określonej m.in. w przepisach powołanego wcześniej rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Na gruncie tego rozporządzenia, brak biletu na środek transportu, którym pracownik odbywał podróż służbową, nie pozbawia pracownika możliwości otrzymania zwrotu kosztów przelotu/przejazdu, jeżeli złoży oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W rezultacie zasadny jest wniosek, że należność z tytułu zwrotu kosztów przelotu wypłacona pracownikowi na podstawie takiego oświadczenia, będzie wolna od podatku dochodowego.