Koszty ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej

Na rzecz pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe zostały wykupione polisy ubezpieczeniowe. Czy opłacone z tego tytułu składki ubezpieczeniowe można uznać za koszty uzyskania przychodów?

W pewnych okolicznościach składki ubezpieczenia na rzecz pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Dotyczy to jednak umów ubezpieczenia spełniających ściśle określone warunki.

Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które z mocy ustaw o podatku dochodowym nie są wykluczone z tej kategorii kosztów. Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 57 updof i art. 16 ust. 1 pkt 59 updop, wykluczenie takie dotyczy składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników.

W drodze wyjątku, składki na ubezpieczenia mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli wynikają z umów dotyczących ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II wymienionych w załączniku do ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 950). Są to umowy obejmujące:

a) w dziale I - ubezpieczenia na życie:

grupę 1 - ubezpieczenia na życie,

grupę 3 - ubezpieczenia na życie, jeżeli są związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym,

grupę 5 - ubezpieczenia wypadkowe i chorobowe, jeżeli są uzupełnieniem m.in. dwóch wskazanych wcześniej grup,

b) w dziale II - pozostałe ubezpieczenia osobowe oraz ubezpieczenia majątkowe:

grupę 1 - ubezpieczenia wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, połączone świadczenia jednorazowe i powtarzające się oraz przewóz osób,

grupę 2 - ubezpieczenia choroby: świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się oraz świadczenia kombinowane.

Dodatkowo, aby składki dotyczące wymienionych umów ubezpieczeń na rzecz pracowników stanowiły koszty uzyskania przychodów, uprawnionym do otrzymania świadczenia nie może być pracodawca, a ponadto konieczne jest, aby umowy ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, wykluczały:

a) wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,

b) możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,

c) wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Tym samym pracodawca, który decyduje się wykupić lub zwrócić pracownikowi koszty ubezpieczenia wykupionego na czas podróży służbowej, powinien ocenić, czy rodzaj, zakres i warunki tego ubezpieczenia, pozwalają zakwalifikować poniesiony wydatek do kosztów podatkowych albo kosztów wykluczonych z kosztów podatkowych. Bez analizy warunków konkretnej polisy udzielenie wiążącej odpowiedzi, co do dopuszczalności ujęcia takiego wydatku w rachunku podatkowym nie jest możliwe. Warto natomiast podkreślić, że również w ocenie organów podatkowych, koszty dodatkowego ubezpieczenia pracowników odbywających podróże służbowe mogą stanowić koszt podatkowy pracodawcy, przy spełnieniu omówionych warunków (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 czerwca 2010 r., nr ILPB3/423-300/10-4/MM).