Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 3 (938) z dnia 20.01.2017

Bilety z podróży służbowej - zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów

Ponoszę wydatki na bilety dokumentujące przejazdy w podróży służbowej. Czy mogę ująć w kosztach uzyskania przychodów wartość brutto biletu internetowego PKP (jest na nim adnotacja, że bilet internetowy nie jest fakturą VAT)? Czy bilety ZTM, MPK na przejazdy tramwajem można ujmować w koszty dowodem wewnętrznym?

Sposób udokumentowania przejazdów (dojazdów) w podróży służbowej

Zasady rozliczania podróży służbowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Na podstawie § 2 ww. rozporządzenia, pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują m.in.: zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Inne niezbędne wydatki to np. opłaty za przejazdy autostradą czy opłaty parkingowe.

Zwrot kosztów przejazdu przysługuje pracownikowi w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Natomiast na pokrycie kosztów dojazdu przysługuje ryczałt, który w przypadku pracowników nie wymaga żadnego udokumentowania (takie udokumentowanie wymagane jest w przypadku podróży przedsiębiorcy).

Jak wynika z § 5 ww. rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, wówczas pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku, a także o przyczynach braku jego udokumentowania. Przepisy powyższe nie określają rodzaju biletów (elektroniczny czy kupiony w kasie PKP), zatem także bilet kupiony przez pracownika przez internet będzie wystarczającym dokumentem do zwrotu pracownikowi kosztów przejazdu, choć dla celów podatkowych korzystniej jest, gdy firma posiada fakturę (bilet spełniający wymogi faktury), o czym w dalszej części artykułu.

Bilety z podróży służbowej a prawo do odliczenia VAT

Podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w zakresie, w jakim nabywane przez niego towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Prawo takie przysługuje zatem także do wydatków z tytułu podróży służbowych związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą podatnika VAT.

Podstawowym dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT jest faktura. Za fakturę mogą być uznawane również bilety PKP spełniające wymogi określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485). Zgodnie z tym przepisem, faktura za przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: m.in. kolejami normalnotorowymi, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

W świetle powyższego bilet kolejowy PKP, jeśli zawiera powyższe elementy, oraz dotyczy przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, jest traktowany analogicznie jak faktura. Uprawnia zatem do odliczenia VAT naliczonego z niego wynikającego - jeśli oczywiście są to wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą opodatkowaną VAT. Jednak, jak wynika z pytania, bilet internetowy nie spełnia powyższych wymogów, zatem prawo do odliczenia VAT nie przysługuje. W takiej sytuacji wydatki na bilety ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów - naszym zdaniem - w wartości brutto, na ogólnych zasadach. W wartości brutto ujmuje się także wydatki na przejazd na odległość mniejszą niż 50 km.

Zaliczanie wydatków udokumentowanych biletami do kosztów uzyskania przychodów

Do wydatków poniesionych w podróży służbowej mają zastosowanie ogólne zasady dotyczące zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów firmy, czyli: musi istnieć związek wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatek musi być właściwie udokumentowany oraz nie może znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, które są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP (ograniczenia w zakresie podróży służbowych mogą dotyczyć np. wydatków związanych z używaniem przez pracowników samochodów niebędących własnością pracodawcy). Jeżeli zatem podróż służbowa ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, to wypłacone pracownikowi należności są w firmie kosztem uzyskania przychodu w pełnej kwocie, także gdy wypłacone kwoty przekraczają limity określone w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

W praktyce wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników są dokumentowane: fakturami wystawianymi na firmę, paragonami fiskalnymi, biletami oraz incydentalnie także oświadczeniami składanymi przez pracowników. Dowody te (także bilety kupione przez internet, czy MPK i ZTM) stanowią udokumentowanie poniesionych wydatków i wraz z dowodem wewnętrznym zwanym "rozliczeniem podróży służbowej" stanowią podstawę do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów.