Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 25 (888) z dnia 1.09.2015

Wydatki związane z podróżami służbowymi członków zarządu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - interpretacja organu podatkowego

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 sierpnia 2015 r., nr IBPB-1-3/4510-74/15/SK)

W rozpatrywanej sprawie w skład zarządu spółki wchodzili włoscy obywatele (niebędący pracownikami spółki), którzy pełnili swoje funkcje na podstawie stosunku powołania. Prezes zarządu spółki był jednocześnie członkiem zarządu udziałowca spółki, zaś członek zarządu spółki był jednocześnie prezesem zarządu udziałowca spółki. W związku z wykonywaniem obowiązków zarządzania członkowie zarządu odbywali regularne podróże służbowe z Włoch do Polski. Koszty związane z ich podróżami (przelotami), dojazdami z i do lotniska (taksówkami), całodziennym wyżywieniem i zakwaterowaniem w hotelach ponosiła spółka. Osoby te podczas pobytu w Polsce brały udział w spotkaniach z pracownikami i kierownictwem spółki, podczas których omawiały strategię działania spółki, uczestniczyły w spotkaniach handlowych z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, brały udział w naradach z załogą spółki oraz zawierały umowy związane z funkcjonowaniem spółki. Obowiązek pokrywania powyższych wydatków wynikał z uchwały wspólników wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków członkom zarządu. Spółka nie zwracała i nie będzie zwracać członkom zarządu wydatków pozbawionych związku z osiągnięciem przez nią przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

W związku z powyższym spółka zapytała organ podatkowy, czy w tej sytuacji ponoszone przez nią wydatki na hotele, całodzienne wyżywienie, podróż (przelot) oraz dojazd z i do lotniska (taksówki), na spotkania z kontrahentami oraz pracownikami, włoskich członków zarządu stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodów.

Zdaniem spółki, odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, gdyż wydatki te wykazują związek z jej przychodami i nie zostały one wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, który wydawał interpretację indywidualną w tej sprawie, uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Organ podatkowy wskazał, że w przedmiotowej sprawie nie będą miały zastosowania regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ustawy o PDOP (na podstawie tych przepisów, generalnie nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, a także wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji). Wynika to z faktu, iż zarząd spółki nie jest organem stanowiącym, lecz zarządzającym, a ponadto wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące.

Organ podatkowy stwierdził, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dotyczących członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze spółką stosunku (pracy lub innego). Gdy członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, wówczas konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz powinna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych). W przypadku braku takich umów, konieczność ponoszenia przedmiotowych wydatków powinna wynikać z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo powinna mieć podstawę w umowie spółki lub też powinna wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

W konsekwencji organ podatkowy uznał, że jeśli wydatki, jakie ponosi spółka za czas podróży służbowej (hotele, wyżywienie, przelot samolotem, dojazd taksówką) członków zarządu z Włoch do Polski znajdują umocowanie w zawartej z członkami zarządu uchwale wspólników, wprowadzającej regulamin zwrotu wydatków zarządu, i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki, to wydatki te mogą stanowić jej koszt podatkowy. Wydatki te związane są z wykonywaniem przez członków zarządu obowiązków, mających na celu osiągnięcie przez spółkę przychodów. Do obowiązków członków zarządu należą bowiem m.in. spotkania z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami, jak również dbałość o stosunki z nimi, które mają wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Według organu podatkowego:

"(...) dążąc do możliwie najbardziej efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz realizując prawidłowo plany gospodarcze Spółki, niezbędnym są spotkania członków zarządu z przedstawicielami kierownictwa i pracownikami przebywającymi w Polsce. Również podpisywanie umów w imieniu Spółki przez włoskich członków zarządu ma bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, a tym samym bezpośrednio przekłada się na możliwość osiągania przez Spółkę przychodów. Wobec powyższego, stwierdzić należy, że funkcja członka zarządu jest bezspornie związana z działalnością gospodarczą podmiotu gospodarczego i jeżeli nie wykracza on poza zakres swoich obowiązków, to co do zasady wydatki ponoszone w związku z realizacją jego obowiązków mogą stanowić koszt podatkowy Spółki. (...)"