Faktura za leasing dokumentująca usługę podlegającą wykonaniu w miesiącu następnym

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ewidencjonuje koszty uzyskania przychodów metodą memoriałową. Kiedy powstanie i pod jaką datą powinien być zaksięgowany koszt z tytułu raty leasingu operacyjnego maszyny, jeżeli faktura dokumentująca sprzedaż usługi za dany miesiąc jest wystawiana przez leasingodawcę na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego?

Zasadniczo koszt z tytułu raty leasingowej będzie powstawał w dacie wystawienia faktury przez leasingodawcę. Podatnik pod tą datą powinien wpisywać koszt do podatkowej księgi. Wyjątek stanowi wystawiona w roku podatkowym faktura za ratę leasingową dotyczącą następnego roku, którą należy zaksięgować w podatkowej księdze zaprowadzonej na następny rok podatkowy.

U przedsiębiorcy, który na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej użytkuje maszynę na podstawie umowy leasingu spełniającej warunki określone w art. 23b ust. 1 pkt 1 i 3 updof, ustalone w takiej umowie opłaty leasingowe stanowią koszty uzyskania przychodów.

Koszty, o których mowa, wykazuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Przy czym, stosownie do § 17 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących tych wydatków należy dokonać z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 updof. Przepis ten wskazuje m.in. zasady potrącalności kosztów.

Metodę memoriałową ujmowania kosztów w podatkowej księdze określa art. 22 ust. 5-5c i 6 updof. Aby wpisać do księgi koszt zgodnie z tą metodą, trzeba wpierw ustalić, czy jest on bezpośrednio czy pośrednio związany z przychodami.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami, co do zasady, są potrącane w roku podatkowym, w którym uzyskano odpowiadające im przychody (art. 22 ust. 5 updof). Z kolei koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami generalnie są potrącane w roku, w którym zostały poniesione. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c updof). Za datę poniesienia tzw. kosztów pośrednich uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w podatkowej księdze (art. 22 ust. 6b updof).

Raty leasingowe kwalifikują się do kosztów pośrednio związanych z przychodami. Oznacza to, że w opisanym przypadku koszt z tytułu raty leasingu będzie powstawał co miesiąc w dacie oznaczonej na fakturze jako data wystawienia tego dokumentu. Podatnik powinien więc poszczególne raty leasingowe ujmować w trakcie roku podatkowego w podatkowej księdze w dacie wystawienia faktury będącej podstawą dokonywanego zapisu. Bez znaczenia dla momentu powstania i zaksięgowania wspomnianych kosztów pozostaje okoliczność, że faktury wystawiane przez leasingodawcę dokumentują sprzedaż usługi leasingu, która będzie miała miejsce dopiero w następnym miesiącu.

Należy jednak zwrócić uwagę, że warunkiem ewidencjonowania kosztów metodą memoriałową w podatkowych księgach jest prowadzenie ich w taki sposób, by w każdym roku podatkowym księgi te umożliwiały wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego (art. 22 ust. 6 updof). Stąd wniosek, że jeżeli podatnik otrzyma fakturę wystawioną w grudniu dokumentującą sprzedaż usługi leasingu za styczeń następnego roku, to koszt wynikający z tej faktury powinien ująć w podatkowej księdze w kosztach stycznia następnego roku.

Przykład

Podatnik wykorzystuje w działalności gospodarczej maszynę, którą wziął w leasing na podstawie umowy zawartej w listopadzie 2014 r.

Leasingodawca, zgodnie z umową, wystawił fakturę za ratę leasingową dotyczącą grudnia 2014 r. w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego dany miesiąc, czyli 28 listopada 2014 r. Termin zapłaty raty leasingowej określony w fakturze upływa 10 grudnia 2014 r.

Podatnik w podatkowej księdze prowadzonej metodą memoriałową zaksięgował koszt w listopadzie, wpisując w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" dzień wystawienia faktury, tj. 28 listopada 2014 r.

Z kolei wystawioną w grudniu 2014 r. fakturę za ratę leasingową dotyczącą stycznia 2015 r. podatnik będzie obowiązany zaksięgować w podatkowej księdze zaprowadzonej na 2015 r. W kolumnie 2 tej księgi powinien wpisać datę 1 stycznia 2015 r.