Rozliczanie kosztów użyczonego samochodu

W styczniu 2015 r. rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej wybierając skalę podatkową jako sposób opodatkowania. W działalności tej zamierzam wykorzystywać na podstawie umowy użyczenia samochód osobowy mojego ojca, który pozostał mu po likwidacji jego firmy. Czy samochód ten mogę uznać za środek trwały i amortyzować, czy też nie ma takiej możliwości i muszę dla niego prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Składnik majątku wykorzystywany przez osobę fizyczną w prowadzonej przez nią działalności podlega zaliczeniu do środków trwałych i amortyzacji tylko wówczas, gdy spełnia kryteria określone w art. 22a ustawy o pdof. Z warunków wskazanych w tym przepisie wynika m.in., że dla możliwości wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych oraz jego amortyzowania, oprócz zamiaru wykorzystywania go w prowadzonej działalności gospodarczej, najistotniejsze jest posiadanie przez podatnika prawa jego własności lub współwłasności.

Wobec powyższego, skoro Czytelnik nie jest właścicielem ani współwłaścicielem samochodu osobowego, który zamierza wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej, nie ma on możliwości zakwalifikowania go jako środka trwałego.

Ponieważ użyczony samochód jest autem osobowym, Czytelnik będzie zobowiązany rozliczać koszty związane z jego eksploatacją w ramach limitu tzw. kilometrówki. Taki obowiązek ustawodawca przewidział w sytuacjach, gdy na potrzeby działalności gospodarczej podatnik wykorzystuje samochód osobowy, który nie został uznany za środek trwały. W celu rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z jego używaniem ma wówczas obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W odniesieniu do wszystkich samochodów osobowych, których nie wprowadzono do ewidencji środków trwałych, zarówno należących do podatnika, jak i do osób trzecich, ustawodawca wprowadził bowiem wymóg limitowania tzw. wydatków eksploatacyjnych, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof.

Dla obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu auta osobowego niebędącego środkiem trwałym nie ma znaczenia czy jest ono wykorzystywane wyłącznie na potrzeby firmowe, czy również w celach prywatnych.

Powołany przepis wskazuje, że omawiane wydatki nie stanowią firmowych kosztów podatkowych w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

W konsekwencji wydatki ponoszone na eksploatację użyczonego samochodu osobowego Czytelnik będzie mógł zaliczać w ciężar kosztów podatkowych do wysokości limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.