Rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu ciężarowego o dmc do 3,5 tony

Od lipca br. na podstawie umowy najmu wykorzystuję w działalności gospodarczej samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Pojazd ten był poddany dodatkowemu badaniu technicznemu i posiada zaświadczenie VAT-2 potwierdzające spełnienie wymagań z art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT oraz odpowiedni wpis w dowodzie rejestracyjnym. Czy dla rozliczania w kosztach wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem muszę prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

W ustawie o pdof zawarto ograniczenie w rozliczaniu w kosztach podatkowych wydatków związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof wydatki te nie są kosztem podatkowym w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Dla ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ograniczenie to nie dotyczy m.in. wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu innego niż samochód osobowy. W takim przypadku tego typu wydatki podlegają rozliczeniu w kosztach bez ograniczenia limitem tzw. kilometrówki, o ile spełniają ogólne warunki uznania ich za koszty podatkowe. Wtedy podatnik użytkując na potrzeby działalności gospodarczej pojazd inny niż samochód osobowy nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Zatem kluczowym dla odpowiedzi na zadane przez Czytelnika pytanie jest ustalenie czy używany na podstawie umowy najmu pojazd jest zgodnie z ustawą o pdof samochodem osobowym, czy pojazdem innym niż osobowy. Jak stanowi art. 5a pkt 19a tej ustawy samochód osobowy to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z określonymi w tym przepisie wyjątkami. Jeden z nich wskazany w art. 5a pkt 19a lit. b) ustawy o pdof dotyczy pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu. Spełnienie wymagań dla takiego pojazdu samochodowego stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację. Ponadto pojazd musi posiadać w dowodzie rejestracyjnym odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań (art. 5d pkt 1 ustawy o pdof).

W praktyce zaświadczenie VAT-2 potwierdza kwalifikację samochodu do pojazdów wymienionych w art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221), które odpowiadają definicji pojazdu, o którym mowa w art. 5a pkt 19a lit. b) ustawy o pdof. Ponieważ okręgowe stacje kontroli pojazdów nie wydają odrębnych zaświadczeń dla celów podatku VAT, jak i podatku dochodowego, zaświadczenie VAT-2 ma także zastosowanie w podatku dochodowym.

Ujednolicone przepisy prawne dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Zatem jeśli używany na podstawie umowy najmu pojazd posiada zaświadczenie VAT-2 wydane przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym o spełnieniu wymagań określonych w art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT, Czytelnik ma prawo uznać go dla celów podatku dochodowego za pojazd inny niż samochód osobowy. Nie ma więc obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z jego eksploatacją.