Samochód w firmie - wybrane problemy

1. Amortyzacja samochodu zakupionego przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej

Planuję rozpocząć indywidualną działalność gospodarczą. Kupiłem od osoby fizycznej samochód osobowy z przeznaczeniem do wykorzystywania w tej działalności. Czy można amortyzować samochód kupiony przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej? Jak ustalić jego wartość początkową? Czy już w pierwszym miesiącu działalności można zaliczyć do kosztów pierwszy odpis amortyzacyjny?

Samochód zakupiony przed zarejestrowaniem działalności

Nie ma przeszkód, by amortyzować samochód, który był kupiony przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej. Warunkiem jest uznanie go za środek trwały. Odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Z definicji środków trwałych zawartej w art. 22a updof wynika, że składnik majątku podlega amortyzacji, jeżeli spełnia następujące warunki:

stanowi własność lub współwłasność podatnika,
jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,
jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (ewentualnie oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu).

Z powołanej definicji należy wnosić, że zaliczenie danego składnika majątku do środków trwałych nie jest uzależnione od tego, kiedy został on nabyty. Nie ma więc przeszkód, aby przed rozpoczęciem działalności gospodarczej dokonać zakupu składników majątku niezbędnych w tej działalności. Dla celów podatkowych bez znaczenia pozostaje moment nabycia danego składnika majątku, gdyż prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych podatnik nabywa po wprowadzeniu tego składnika do ewidencji środków trwałych i oddaniu do używania.

Wartość początkowa

Wartość początkową samochodu stanowić będzie określona w umowie kwota należna zbywającemu, powiększona o ewentualne koszty związane z zakupem, np. zapłacony podatek od czynności cywilnoprawnych (o ile podatek zapłaci kupujący) oraz inne wydatki związane z zakupem.

Na podstawie art. 22g ust. 1 pkt 1 updof, za wartość początkową środków trwałych uważa się w razie nabycia w drodze kupna - cenę ich nabycia. Stosownie zaś do art. 22g ust. 3 updof, za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną m.in. o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, a w szczególności m.in. o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Powołany przepis nie definiuje pojęcia kwoty należnej zbywcy. Biorąc zatem pod uwagę art. 535 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym przez umowę sprzedaży sprzedawca zobowiązuje się przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz, a kupujący zobowiązuje się rzecz odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę, należy przyjąć, że określenie „kwota należna" oznacza cenę podlegającą zapłacie sprzedawcy (zbywcy). W opisanej sytuacji kwota transakcji wynikająca z umowy kupna-sprzedaży będzie stanowić podstawę ustalenia wartości początkowej środka trwałego.

Moment rozpoczęcia amortyzacji

Z art. 22h ust. 1 pkt 1 updof wynika, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały lub wartość niematerialną i prawną wprowadzono do ewidencji. Przy czym składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

Zatem warunkiem koniecznym do rozpoczęcia amortyzacji jest oddanie środka trwałego do używania i wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych. Czynności tych można dokonać najwcześniej w pierwszym miesiącu prowadzenia działalności. Wobec tego odpisy amortyzacyjne mogą obciążać koszty uzyskania przychodów najwcześniej w drugim miesiącu działalności.

2. Samochód osobowy z homologacją dla pojazdu ciężarowego a możliwość jednorazowej amortyzacji

Jestem małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zakupiłem samochód, który będę wykorzystywał do prowadzenia działalności gospodarczej. Pojazd ten ma ładowność powyżej 500 kg, ale mniejszą niż 3.500 kg. Przeznaczony jest do przewozu nie więcej niż 9 osób. Za drugim rzędem siedzeń ma zamontowaną kratkę i posiada homologację samochodu ciężarowego. Czy pojazd ten mogę jednorazowo zamortyzować?

Dysponowanie odpisem ze świadectwa homologacji, w którym przedmiotowy pojazd jest określony jako samochód ciężarowy, jest niewystarczające, by dla potrzeb jednorazowej amortyzacji uznać ten samochód za samochód inny niż osobowy. W konsekwencji w opisanym stanie faktycznym nie jest możliwe dokonanie jednorazowej amortyzacji przedmiotowego pojazdu, gdyż przywilej ten nie dotyczy samochodów osobowych, co wynika z art. 22k ust. 7 updof.

Definicja samochodu osobowego dla potrzeb jednorazowej amortyzacji

Niezależnie od tego czy samochód posiada homologację dla samochodu ciężarowego, czy jej nie posiada, kwalifikując pojazd do celów jednorazowej amortyzacji, trzeba kierować się definicją samochodu osobowego określoną w art. 5a pkt 19 updof. Zgodnie z nią, samochód osobowy to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób (w limicie 9 osób trzeba uwzględnić kierowcę).

Mimo spełniania wymogów objętych definicją, za samochód osobowy nie jest uważany pojazd samochodowy, który:

a) ma jeden rząd siedzeń, oddzielonych od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i klasyfikowany jest na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

b) ma więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; do obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim trzeba przyjąć, że długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzonej w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,

c) ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

d) posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

e) jest pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.).

Pomimo homologacji niezbędna jest wizyta w okręgowej stacji kontroli pojazdów

Przedmiotowy pojazd spełnia definicję samochodu osobowego określoną w art. 5a pkt 19 updof, gdyż jest przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób, posiada dwa rzędy siedzeń i jego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony.

Jednocześnie siedzenia w tym pojeździe oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków trwałą przegrodą (kratką). Aby w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznać ten pojazd za samochód inny niż osobowy, musi on spełniać wszystkie warunki określone w powołanym art. 5a pkt 19 lit. b) updof. A w szczególności długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, powinna przekraczać 50% długości pojazdu. Przy czym do obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim trzeba przyjąć, że długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzonej w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków.

Taki pomiar musi być wykonany przez okręgową stację kontroli pojazdów. A fakt spełnienia wszystkich wymagań określonych w powołanym art. 5a pkt 19 lit. b) updof, powinien być potwierdzony zaświadczeniem wydanym przez tę stację i odnotowany w dowodzie rejestracyjnym pojazdu. Należy pamiętać, by kopię zaświadczenia dostarczyć, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Bez przeprowadzenia takiego badania kontrolnego i dopełnienia wymienionych formalności samochód w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest traktowany jako samochód osobowy, a samochody osobowe nie podlegają jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22k ust. 7 updof.

Badania technicznego nie trzeba wykonywać jedynie w przypadku samochodów specjalnych, o których mowa w art. 5a pkt 19 lit. e) updof. Z przekazanych informacji wynika jednak, że ta uwaga nie dotyczy wspomnianego pojazdu.

3. Stary samochód można amortyzować jak nowy

Cena nabycia podstawą określenia wartości początkowej

Samochód, którego nabycie jest udokumentowane dowodem zakupu (np. fakturą, umową kupna-sprzedaży), wprowadza się do ewidencji środków trwałych w cenie nabycia, nawet jeżeli zakup miał miejsce dawno i cena nabycia nie odzwierciedla aktualnej wartości rynkowej tego środka trwałego. Cena nabycia to kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania (art. 22g ust. 3 updof).

Mając na względzie powołany przepis, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 stycznia 2010 r., nr IPPB1/415-843/09-4/KS zgodził się z podatnikiem, że dla samochodu osobowego kupionego w 2004 r., a teraz wprowadzanego do ewidencji środków trwałych, może ustalić wartość początkową w kwocie brutto (podatnikowi nie przysługiwało odliczenie VAT) określonej na fakturze zakupu.

Zauważmy, że wartość samochodu, który rocznikowo ma minimum sześć lat, z pewnością odbiega od jego wartości rynkowej. Dlatego wprowadzając do ewidencji środków trwałych kilkuletni samochód w cenie nabycia, podatnik będzie miał wymierne korzyści finansowe.

Dopiero, gdy nie można ustalić ceny nabycia środka trwałego nabytego przez podatnika przed dniem założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu, o których mowa w art. 22n updof, wartość początkową tego środka przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia jego zużycia (art. 22g ust. 8 updof).

Można skorygować wartość początkową i odpisy amortyzacyjne

Nie zawsze organy podatkowe uważały, że w przypadku pojazdu zakupionego kilka lat wcześniej przed wprowadzeniem go do majątku firmy, za wartość początkową przyjmuje się cenę jego nabycia, a dopiero gdy nie jest to możliwe - wartość rynkową z grudnia roku poprzedniego (por. postanowienie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach z 17 października 2005 r., nr PDII/415-40/05). Wśród ekspertów z prawa podatkowego również w tej kwestii nie było jednomyślności. Dlatego w latach poprzednich wielu podatników ustalało wartość początkową samochodu osobowego, używanego wcześniej na potrzeby osobiste w wartości rynkowej, która jest niższa od ceny nabycia. Mogą oni teraz dokonać korekty nieprawidłowo ustalonej wartości początkowej. Korekta wartości początkowej powoduje zaś konieczność zmiany dokonanych odpisów amortyzacyjnych.

Taką możliwość potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 października 2009 r., nr IPPB1/415-617/09-2/ES. W stanie faktycznym podatnik nabył w 2002 r. nowy samochód osobowy za 52.900,01 zł (kwota brutto). Nie prowadził wówczas działalności gospodarczej i zakupione auto używał do celów prywatnych. W 2007 r. rozpoczął działalność gospodarczą i przedmiotowy pojazd wprowadził do ewidencji środków trwałych. Ustalił wartość początkową w wysokości rynkowej (24.000 zł), która jest niższa od ceny nabycia. Organ podatkowy uznał, że samochód osobowy nabyty został za określoną na fakturze cenę. W tym przypadku nie występuje sytuacja, w której ustalenie ceny nabycia środka trwałego nie jest możliwe. Zatem wartość początkowa tego środka trwałego powinna być ustalona na podstawie ceny nabycia, a nie ceny rynkowej. W związku z tym Wnioskodawca powinien dokonać podwyższenia podstawy dokonywania odpisów amortyzacyjnych od dnia przyjęcia środka trwałego do używania i zwiększyć odpowiednio wartość dokonanych już odpisów amortyzacyjnych za ten okres.