Samochód zastępczy na czas serwisowania środka trwałego

W styczniu 2016 r. nabyłem fabrycznie nowy samochód osobowy, który wprowadziłem na stan środków trwałych w swojej firmie. Umowa zawarta z dealerem przewiduje, że na czas oddania auta do naprawy w serwisie (serwis jest oddalony od miejscowości, w której prowadzę działalność o 140 km) zostanie mi nieodpłatnie udostępnione auto zastępcze. Oddając auto do serwisu na początku przyszłego roku będę z tej możliwości korzystał. Czy z tytułu korzystania z osobowego auta zastępczego powstanie u mnie przychód firmowy z nieodpłatnych świadczeń? Czy wydatki poniesione na paliwo do tego samochodu będę mógł rozliczyć w kosztach działalności?

Brak zapłaty w pieniądzu za udostępniony przez dealera na czas serwisowania samochód zastępczy nie świadczy jeszcze o tym, że użytkownik samochodu zastępczego uzyskał nieodpłatne świadczenie.

Z nieodpłatnością mamy do czynienia w przypadku umów o charakterze jednostronnie zobowiązującym. Do tego typu umów nie można jednak zaliczyć umowy sprzedaży przedsiębiorcy samochodu osobowego przez dealera. W takiej umowie dealer zobowiązuje się bowiem przenieść na przedsiębiorcę własność samochodu oraz mu go wydać, a przedsiębiorca zobowiązuje się samochód odebrać i zapłacić sprzedawcy cenę. Dodatkowe zapisy w takiej umowie mogą zobowiązywać dealera m.in. do udostępnienia samochodu zastępczego na czas jego serwisowania czy naprawy.

W efekcie, gdy udostępnienie takiego auta jest realizacją zobowiązań wynikających z zawartej umowy sprzedaży, to brak jest podstaw do uznania, że przedsiębiorca w takiej sytuacji uzyskuje bezpłatne świadczenie. Tym samym nie powstaje u niego przychód z działalności gospodarczej.

Z kolei wydatkami na zakup paliwa do osobowego samochodu zastępczego przedsiębiorca może obciążać firmowe koszty podatkowe jedynie wówczas, gdy będzie dla niego prowadził ewidencję przebiegu. Stanowią one koszty w ramach wynikającego z tej ewidencji limitu tzw. kilometrówki.

Gdy bowiem autem zastępczym jest samochód osobowy, to wydatki z tytułu jego używania (np. zakup paliwa) należy rozliczać na analogicznych zasadach jak wydatki na użytkowanie każdego innego samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Oznacza to, że ma do nich zastosowanie ograniczenie określone w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Przepis ten wskazuje, że firmowe koszty można obciążać wydatkami na użytkowanie takiego auta jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie jej braku wydatki poniesione z tytułu używania samochodu nie są kosztami podatkowymi (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatki dochodowe.