Podatkowa księga przychodów i rozchodów - Dodatek nr 6 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 5 (688) z dnia 10.02.2010

Koszty używania samochodu osobowego nieujętego w ewidencji środków trwałych

Na potrzeby działalności gospodarczej, którą rozliczam na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów chciałbym wykorzystywać swój prywatny samochód. Samochód ten nie zostanie wprowadzony do środków trwałych. Jakie wydatki w związku z używaniem tego samochodu będę mógł zaliczać do kosztów?

Nie ma przeszkód, aby dla celów prowadzonej działalności przedsiębiorca korzystał z samochodu niewprowadzonego do środków trwałych, który stanowi jego prywatną własność lub własność innej osoby (np. członka rodziny, wspólnika spółki osobowej, pracownika).

Jednakże wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność (współwłasność) przedsiębiorcy - mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu tego samochodu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF). Reguła ta nie ma zastosowania tylko w przypadku samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu.

W przypadku korzystania na potrzeby prowadzonej działalności z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, naszym zdaniem, podatnik - dla celów dowodowych - powinien posiadać udokumentowany tytuł do używania tego samochodu (np. prawo własności, umowę użyczenia, umowę najmu lub dzierżawy).

Natomiast w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• kolejny numer wpisu,

• datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu oraz kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

• podpis podatnika i jego dane.

Wymaga tego art. 23 ust. 7 ustawy o PDOF.

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego została określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) i wynosi:

• 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

• 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu.

Brak ewidencji powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PDOF).

Zakres wydatków rozliczanych w ramach kilometrówki

Limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu (tj. liczba faktycznie przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za 1 kilometr przebiegu), potocznie zwany kilometrówką - dotyczy wydatków związanych z używaniem (tj. eksploatacją, utrzymaniem i remontem) dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Kilometrówka obejmuje zatem między innymi: wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak również wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Taki pogląd wyrażają również organy podatkowe (m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 30 kwietnia 2007 r., nr US.PDF/415-12/07).

Jeżeli zatem, w związku z używaniem dla celów prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, Czytelnik opłaca koszty napraw i ubezpieczenie OC tego samochodu, to wydatki te może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko w ramach limitu wynikającego z kilometrówki.

Należy przy tym pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PDOF).

WAŻNE: "Kilometrówka" jedynie wyznacza limit wydatków, a do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć (do wysokości tego limitu) tylko wydatki faktycznie poniesione w celu uzyskania przychodów i odpowiednio udokumentowane. Podatnik powinien zatem posiadać faktury (zawierające numer rejestracyjny samochodu) potwierdzające fakt poniesienia konkretnych wydatków w związku z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Miesięczne zestawienie wydatków

Korzystając w działalności gospodarczej z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, Czytelnik powinien również sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków, wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego samochodu. Wymaga tego pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania omawianych wydatków w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki", po zakończeniu danego miesiąca.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że wydatki dotyczące używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie.

Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu - to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu). Jeżeli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres - to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Może się to jednak okazać możliwe w kolejnych okresach rozliczeniowych.