Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 24 (707) z dnia 20.08.2010

Zapomogi pieniężne wypłacane pracownikom

Zapomoga pieniężna stanowi bezzwrotną pomoc finansową w postaci jednorazowego świadczenia pieniężnego mającego na celu wsparcie finansowe osoby, która z przyczyn od siebie niezależnych znalazła się w trudnej sytuacji życiowej; najczęściej dotyczy ona konsekwencji trudnych do przewidzenia zdarzeń losowych.

1. Źródło finansowania zapomóg dla pracowników

Pracodawca może wypłacać zapomogi ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub ze środków obrotowych firmy.

Z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) wynika, że działalność socjalna obejmuje m.in. materialną pomoc w formie finansowej, a więc i zapomogi pieniężne. Przy czym przyznanie zapomogi ze środków ZFŚS oraz jej wysokość powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien więc określać sytuacje, których wystąpienie uzasadnia przyznanie zapomogi oraz warunki jej przyznawania.

Z kolei wypłata zapomogi ze środków obrotowych jest najczęściej wynikiem dobrowolnej decyzji pracodawcy, ale może też wynikać z wewnątrzzakładowych uregulowań obowiązujących u danego pracodawcy.

Zapomogi mogą być również wypłacane przez związki zawodowe. Ze statutu związku może wynikać prawo członków związku do zapomóg finansowych. Mogą być one także wypłacane na podstawie odrębnych uchwał podejmowanych przez właściwe organy związku zawodowego.

Źródło finansowania wypłacanej zapomogi decyduje o sposobie jej opodatkowania oraz „ozusowania”, a także o podatkowych konsekwencjach oraz ewidencji księgowej u pracodawcy.

2. Otrzymana zapomoga nie zawsze podlega opodatkowaniu

Zapomogi wypłacone przez pracodawcę

Wypłaconą pracownikowi zapomogę należy zakwalifikować do przychodów ze stosunku pracy. Jak wynika bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, bez względu na źródło finansowania tych wypłat. Jednakże to, czy dana zapomoga będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, uzależnione jest od przyczyny będącej podstawą jej wypłaty oraz jej kwoty.

Wolne od podatku dochodowego - na mocy art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PDOF - są zapomogi (zarówno finansowane ze środków obrotowych, jak i z ZFŚS) otrzymane w związku z zaistnieniem indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

W związku z tym, że ustawa o PDOF nie definiuje indywidualnego zdarzenia losowego, klęski żywiołowej czy długotrwałej choroby, można posłużyć się definicjami występującymi w słownikach języka polskiego. I tak przez:

a) indywidualne zdarzenie losowe należy rozumieć wszelkie zdarzenia, które są nieprzewidziane, niemożliwe do uniknięcia nawet przy zachowaniu należytej staranności, np. nieszczęśliwe wypadki powodujące uszczerbek na zdrowiu, pożar lub zalanie wodą domu lub mieszkania, włamanie, kradzież, itp.,

b) klęskę żywiołową należy rozumieć zdarzenie spowodowane niszczycielskim działaniem sił przyrody, np. powódź, huragan, gradobicie, itp.,

c) długotrwałą chorobę należy rozumieć chorobę, która z medycznego punktu widzenia określana jest jako choroba przewlekła, a więc mająca długotrwały przebieg.


ZWRACAMY UWAGĘ:

Ustawa o PDOF nie określa sposobu dokumentowania ww. zdarzeń uzasadniających wypłatę zapomogi. Jednakże w myśl art. 180 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A zatem w przypadku klęski żywiołowej - dokumentem może być protokół zgłoszenia szkody w firmie ubezpieczeniowej, w przypadku indywidualnego zdarzenia losowego - np. protokół zgłoszenia kradzieży na policji, a w przypadku długotrwałej choroby - zaświadczenie lekarskie.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w stosunku do osób poszkodowanych na skutek katastrofy naturalnej, na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2009 r. (Dz. U. nr 226, poz. 1819), nie pobiera się podatku dochodowego od osób fizycznych od pomocy materialnej otrzymanej od zakładu pracy przez poszkodowane osoby do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6.000 zł. Powyższe zaniechanie ma zastosowanie m.in. do osób poszkodowanych wskutek tegorocznych powodzi, co potwierdziło również Ministerstwo Finansów w komunikacie zamieszczonym na swojej stronie internetowej. Powódź uznaje się bowiem za katastrofę naturalną, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 18 kwietnia 2002 r. o stanie klęski żywiołowej (Dz. U. nr 62, poz. 558 ze zm.). Rozporządzenie to ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych do 31 grudnia 2010 r.

Ponadto, w stosunku do osób, które ucierpiały w wyniku powodzi z maja i czerwca 2010 r. (obecnie trwają prace nad rozszerzeniem tych uprawnień na ofiary powodzi sierpniowej), stosuje się przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 2010 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z maja i czerwca 2010 r. (Dz. U. nr 123, poz. 835).

Ustawa ta przewiduje szereg ulg, zwolnień podatkowych i innych form pomocy dla osób poszkodowanych. Szerzej o przywilejach wynikających z ww. ustawy z 24 czerwca 2010 r. pisaliśmy w BI nr 22 z br. Między innymi środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą dla poszkodowanych zatrudnionych u pracodawcy, który utworzył fundusz, a także dla poszkodowanych zatrudnionych u innego pracodawcy. Przychody poszkodowanego m.in. ze środków ZFŚS są wolne od podatku dochodowego, bez żadnych limitów kwotowych.

Ze zwolnienia od podatku dochodowego korzystają - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF - również zapomogi wypłacane z ZFŚS do kwoty nieprzekraczającej (łącznie ze środkami uzyskanymi w tym zakresie z funduszy związkowych) 380 zł w roku podatkowym.

Natomiast zapomogi, do których nie mają zastosowania przepisy art. 21 ust. 1 pkt 26, pkt 67 ustawy o PDOF oraz ww. przepisy dotyczące klęsk żywiołowych - podlegają opodatkowaniu, bez względu na wysokość wypłaconej zapomogi. Pracodawca ma w takiej sytuacji obowiązek doliczyć wartość zapomogi do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy osiągniętych w danym miesiącu i od łącznej kwoty pobrać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy.  

Zapomoga wypłacona przez związek zawodowy

Zapomogi wypłacane przez związki zawodowe stanowią na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 ustawy o PDOF przychód z innych źródeł. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 9a ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są zapomogi inne niż wymienione w pkt 26 (czyli dotyczące zdarzeń losowych), wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 638 zł. Dodatkowo, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, ze zwolnienia od podatku dochodowego korzystają zapomogi wypłacone w związku z działalnością socjalną przez związki zawodowe do limitu (łącznie ze świadczeniami z ZFŚS) 380 zł rocznie. Ponadto, zapomogi wypłacone przez związki zawodowe korzystają, podobnie jak zapomogi wypłacone przez pracodawcę, ze zwolnienia z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PDOF. Chodzi tu o ww. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł.

W sytuacji, gdy przyczyną wypłaty zapomogi nie była jedna z wyżej wymienionych okoliczności, wartość zapomogi podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wypłacenie przez związek zawodowy świadczeń (np. zapomóg) nie rodzi obowiązku poboru zaliczek na podatek. Zatem związek zawodowy, chociaż dokonuje wypłat na rzecz swoich członków, to nie pełni roli płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, a więc nie pobiera podatku od wypłaconych związkowcom zapomóg. Ma on jednak obowiązek sporządzić informację PIT-8C. Zgodnie bowiem z art. 42a ustawy o PDOF, związek zawodowy, który wypłacił swoim członkom zapomogi (z wyjątkiem zapomóg zwolnionych od podatku), od wartości których nie oblicza i nie pobiera zaliczki na podatek lub zryczałtowanego podatku dochodowego, ma obowiązek sporządzić informację PIT-8C. W informacji tej w części D wykaże podlegające opodatkowaniu zapomogi wypłacone członkom związku.

Informację PIT-8C w terminie do końca lutego następnego roku podatkowego związek zawodowy przekazuje podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników podlegających w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

Kwotę wynikającą z PIT-8C związkowcy powinni uwzględnić w swoich zeznaniach rocznych, sumując ją z innymi dochodami uzyskanymi w ciągu roku opodatkowanymi według skali podatkowej.

ZWRACAMY UWAGĘ:

Podmioty wypłacające zapomogi nie mają obowiązku wymieniać się informacjami o wysokości wypłaconych zapomóg. Dlatego może wystąpić taka sytuacja, że podatnik otrzyma w danym roku podatkowym kilka zapomóg, których poszczególne kwoty nie przekraczają 2.280 zł, ale ich suma ten limit przekracza. Wówczas to podatnik będzie obowiązany wykazać i opodatkować w zeznaniu podatkowym zapomogę w części przekraczającej kwotę korzystającą ze zwolnienia od podatku. Podobnie może być z limitem 380 zł wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF.

 

3. Składki ZUS od wypłaconych zapomóg

Otrzymana przez pracownika zapomoga sfinansowana ze środków ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Przepis ten stanowi, że wolne od składek na ubezpieczenia społeczne są świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

W konsekwencji, zapomoga wypłacona ze środków ZFŚS nie będzie również brana pod uwagę przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Zapomoga wypłacona ze środków ZFŚS korzysta ze zwolnienia z oskładkowania bez ograniczenia kwotowego.

Natomiast w przypadku zapomogi wypłaconej ze środków obrotowych, oskładkowanie jej będzie uzależnione od przyczyny jej wypłaty. Bowiem, na podstawie § 2 ust. 1 pkt 22 ww. rozporządzenia, wolne od składek na ubezpieczenia społeczne (a tym samym także na ubezpieczenie zdrowotne) są wypłacone pracownikom zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Tego rodzaju zapomogi korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS niezależnie od ich wysokości.
 

Podsumowując:

Zapomogi wypłacone ze środków ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu. Natomiast zapomogi sfinansowane ze środków obrotowych są wolne od składek ZUS tylko wtedy, gdy są to zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.

 

4. Zapomogi jako koszt uzyskania przychodów

Podstawowym warunkiem umożliwiającym zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest cel osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek taki nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PDOF i odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodów. Zasada ta wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF i art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP, z kosztów uzyskania przychodów wyłączone zostały wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Działalnością socjalną jest między innymi udzielanie przez pracodawców pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.

Zatem wypłata zapomogi dla pracownika, bez względu na to, czy została sfinansowana ze środków ZFŚS, czy ze środków obrotowych, jako że nosi znamiona działalności o charakterze socjalnym (a tak jest z reguły), nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

5. Wypłata zapomogi w ewidencji księgowej

Sposób ewidencji księgowej zapomogi zależy przede wszystkim od jej źródła finansowania, celu oraz jej wysokości.

I. Zapomogi wypłacone przez zakład pracy ze środków ZFŚS, w związku ze zdarzeniem losowym:
 

II. Zapomogi wypłacone przez zakład pracy ze środków obrotowych, w związku z trudną sytuacją materialną pracownika: