Ewidencjonowanie przychodu rejestrowanego w kasie fiskalnej

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, co do zasady, są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stanowi tak art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221).

Z kolei zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363 ze zm.), prowadząc ewidencję w formie kasy rejestrującej, podatnicy sporządzają:

raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym,
raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

Wspomniane raporty stanowią podstawę dokonania zapisu przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów u podatników rozliczających podatek dochodowy według skali podatkowej lub podatkiem liniowym oraz w ewidencji przychodów prowadzonej przez podatników stosujących opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

4.1. Ujmowanie przychodów z kasy w podatkowej księdze

Z uregulowań § 20 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728) wynika, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, sami decydują, czy zarejestrowane w ten sposób przychody ujmować w księdze na podstawie raportów dobowych czy miesięcznych. Zależnie od przyjętego sposobu, zapisu przychodów ze sprzedaży rejestrowanej w kasie rejestrującej (zwanej dalej także kasą fiskalną) dokonuje się w księdze w kolumnie 7 "wartość sprzedanych towarów i usług", na podstawie danych wynikających z:

raportów dobowych - pod datą tych raportów,
raportów miesięcznych - pod datą ostatniego dnia danego miesiąca, w terminie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 20 ust. 2 w związku z § 30 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Należy dodać, że w każdym z opisanych przypadków, w podatkowej księdze ujmuje się dane z raportów fiskalnych skorygowane o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Przyczyną takiej korekty mogą być takie zdarzenia, jak zwrot towarów, uznanie reklamacji czy zaewidencjonowanie w kasie wpłaty (zaliczki, przedpłaty) na poczet przyszłej sprzedaży, które stosownie do art. 14 ust. 3 pkt 1 updof, co do zasady, nie są zaliczane do przychodów.

Korekty danych z raportów fiskalnych podatnicy dokonują na podstawie dodatkowych ewidencji, tj. ewidencji zwrotów i ewidencji reklamacji. Natomiast korekty, które nie podlegają ujęciu w tych ewidencjach, opisuje się na odwrocie raportu dobowego lub miesięcznego będącego podstawą zapisu w podatkowej księdze.

4.2. Raport fiskalny podstawą zapisów w ewidencji przychodów

Możliwość dokonywania zapisów na podstawie raportów fiskalnych, dobowych lub miesięcznych, dopuszcza również § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 701).

Z treści tego przepisu wynika, że w ewidencji przychodów wpisuje się dane z raportów fiskalnych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Przy czym przychód z raportów dobowych wpisuje się pod datą tego raportu, a z raportów miesięcznych - na ostatni dzień danego miesiąca, którego raport dotyczy.

Wspomnianej korekty danych wynikających z raportów dobowych lub raportów miesięcznych dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji (np. ewidencji zwrotów i ewidencji reklamacji). Jeśli natomiast zdarzenia skutkujące wymogiem korekty nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, stosownego opisu dokonuje się na odwrocie raportu.

Poza tym, jeżeli podatnicy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych według różnych stawek, to na odwrocie raportu fiskalnego, będącego podstawą zapisu przychodów w ewidencji przychodów, muszą podać łączną wartość przychodów, wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu.

4.3. Zagadnienia problemowe

1) Czy podatnik, który prowadzi podatkową księgę, na bieżąco musi drukować raport dobowy i wpisywać zerową wartość przychodu, gdy w dniu, którego raport dotyczy, nie było sprzedaży?

Nie, za dzień gdy nie wystąpiła sprzedaż, podatnik nie musi drukować "zerowego" raportu dobowego ani dokonywać w księdze zapisu wskazującego na brak przychodu.

Podatnik, który w ramach działalności gospodarczej ewidencjonuje sprzedaż towarów i usług w kasie rejestrującej, co do zasady, uzyskane przychody wpisuje do księgi m.in. na podstawie dobowych raportów fiskalnych. Wymóg sporządzania takich raportów wynika z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Stosownie do definicji zawartej w § 2 pkt 19 tego rozporządzenia, pod pojęciem raportu fiskalnego (np. dobowego, okresowego, w tym miesięcznego) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku. W świetle tej definicji przyjmuje się zatem, że obowiązek sporządzania raportów dobowych uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlega obowiązkowi ewidencjonowania w kasie. Brak sprzedaży oznacza natomiast, że obrót i kwota podatku mają wartość zerową, a w konsekwencji za dzień, w którym nie wystąpiła sprzedaż wymagająca jej zarejestrowania w kasie, nie ma obowiązku sporządzenia raportów dobowych. Nie ma też podstaw do dokonywania zapisów w księdze na podstawie raportu dobowego wykazującego wartość zerową.

2) Jaki dokument jest podstawą zapisu przychodu w podatkowej księdze, w sytuacji gdy po dokonaniu sprzedaży i zarejestrowaniu obrotu w kasie fiskalnej klient wystąpi o wystawienie faktury?

Mimo wystawienia faktury do paragonu zarejestrowanego w kasie fiskalnej, podstawą zapisu przychodu w podatkowej księdze będzie raport fiskalny.

Zasadniczo podatnik, który obrót towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek wydać klientowi paragon dokumentujący sprzedaż. Mimo tego klient może również zażądać wystawienia mu faktury sprzedażowej. W takim przypadku uzyskanie przychodu potwierdza raport fiskalny (dobowy lub miesięczny) wydrukowany z kasy fiskalnej oraz faktura. Do takiej sytuacji odnosi się przepis § 20 ust. 4 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z jego regulacji wynika, że kwot wynikających z faktur dokumentujących sprzedaż uprzednio zarejestrowaną przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wpisuje się do podatkowej księgi. Należy natomiast kopie takich faktur połączyć w sposób trwały ze zwróconymi oryginałami paragonów fiskalnych.

3) Czy podatnik któremu podatkową księgę prowadzi biuro rachunkowe, ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży, jeżeli ewidencjonuje obrót z zastosowaniem kasy fiskalnej?

Nie, nie ma on takiego obowiązku.

Generalnie zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jeżeli podatnik powierzył prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, to musi on prowadzić ewidencję sprzedaży w miejscu wykonywania działalności. Wymóg ten nie obowiązuje jednak, w sytuacji gdy podatnik ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Stanowi o tym wprost § 8 ust. 3 powołanego rozporządzenia. Tak więc w sytuacji opisanej w pytaniu, skoro podatnik ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kasy rejestrującej, to nie musi prowadzić dodatkowo ewidencji sprzedaży, a biuro rachunkowe prowadzące podatkową księgę wpisuje w niej przychód na podstawie miesięcznego raportu z kasy rejestrującej.