Pracownik, służbowy samochód i przychód podatkowy

Pracownicy otrzymują od pracodawców różnorodne świadczenia związane z korzystaniem z samochodów firmowych. Większość z nich wywołuje po stronie pracownika określone skutki w podatku dochodowym.

Spółka z o.o. posiada na stanie kilka służbowych samochodów osobowych. W lutym 3 pracowników wystąpiło z wnioskiem o udostępnienie im tych samochodów do celów prywatnych na 2 tygodnie w okresie ferii zimowych. W jaki sposób należy ustalić pracownikom przychód podatkowy z tego tytułu, skoro luty ma 28, a nie 30 dni?

Wysokość przychodu z tytułu udostępnienia pracownikom służbowych aut na cele prywatne określona została w ustawie o pdof w formie kwotowego ryczałtu. Wynosi on miesięcznie 250 zł dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm³, natomiast dla aut o pojemności większej - 400 zł (art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof - Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.). Gdy taki samochód jest użytkowany tylko przez część miesiąca, wówczas wartość świadczenia jest ustalana za każdy dzień - w wysokości 1/30 wskazanych kwot (art. 12 ust. 2a-2b ustawy o pdof).

Jak widać wysokość pracowniczego przychodu z tytułu otrzymania od pracodawcy omawianych świadczeń nie jest uzależniona od liczby dni występujących w danym miesiącu. Wartość tego przychodu, poza pojemnością silnika użytkowanego przez pracownika auta, uzależniona jest jedynie od liczby dni, w których pracownik rzeczywiście miał udostępniony służbowy samochód do celów prywatnych. Stąd wysokość tego przychodu będzie identyczna za każdy dzień niezależnie od tego, czy dany miesiąc ma 28, 29, 30 czy też 31 dni.

Pracodawca zamierza przyznać pracownikowi samochód służbowy i wskazać jako miejsce garażowania pojazdu miejsce zamieszkania pracownika. Czy w związku z przejazdami tym samochodem do pracy i z pracy pracownik będzie osiągał przychód i czy utraci prawo do stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych?

Gdy przejazdy pracowników z miejsca garażowania samochodów służbowych położonego w miejscu ich zamieszkania do miejsca wykonywania obowiązków pracowniczych służą wyłącznie celom służbowym, nie stanowią nieodpłatnego świadczenia. W takim przypadku przyjmuje się, że przejazdy te stanowią realizację obowiązku służbowego oraz umożliwiają sprawne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań. W konsekwencji nie generują one po stronie pracowników dodatkowego przychodu ze stosunku pracy.

Jeżeli natomiast chodzi o podwyższone koszty pracownicze (139,06 zł miesięcznie), to aby pracodawca mógł je zastosować, pracownik musi mu złożyć oświadczenie, z którego będzie wynikać, że spełnia łącznie warunki określone w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof, czyli:

jego miejsce zamieszkania (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się dany zakład pracy,
nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Ustawodawca nie przewidział żadnych innych ograniczeń w kwestii ich stosowania. Tym samym korzystanie do celów prywatnych ze służbowego samochodu, a co za tym idzie - uzyskiwanie z tego tytułu przychodu podatkowego, jest neutralne podatkowo w odniesieniu do kosztów pracowniczych stosowanych przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczki na podatek.

W związku z rozszerzeniem zakresu działalności firma zamierza sfinansować dwóm pracownikom prawo jazdy kategorii C oraz poniesie koszty przeszkolenia ich na specjalnych kursach w zakresie jazdy w trudnych warunkach. Czy wartość obu tych kursów należy pracownikom doliczyć do przychodów ze stosunku pracy i opodatkować?

Kategoria C prawa jazdy uprawnia do kierowania pojazdem samochodowym o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, z wyjątkiem autobusu, a także ciągnikiem rolniczym lub pojazdem wolnobieżnym. Osoba ubiegająca się o prawo jazdy tej kategorii musi mieć ukończone 21 lat, a dodatkowym warunkiem do uzyskania prawa jazdy kategorii C jest posiadanie kategorii B prawa jazdy.

Ujednolicone przepisy ustaw o podatku dochodowym dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Po stronie pracownika wszystkie otrzymane od pracodawcy świadczenia stanowią przychód ze stosunku pracy. Jednak nie każde świadczenie będące takim przychodem podlega opodatkowaniu. Niektóre z nich, w tym m.in. wartość świadczeń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę, mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof).

Pod pojęciem "podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników" mieści się zdobywanie lub uzupełnianie przez nich wiedzy i umiejętności mających związek z wykonywaną pracą z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jeżeli zatem posiadanie prawa jazdy kategorii C oraz zdobycie umiejętności w zakresie tzw. bezpiecznej jazdy jest niezbędne pracownikowi w wykonywaniu przez niego obowiązków, wówczas wartość opłaconych przez pracodawcę kursów nie podlega opodatkowaniu.

Pracodawca udostępnił pracownikowi do celów prywatnych samochód dostawczy będący środkiem trwałym. Czy wartość uzyskanego w ten sposób świadczenia w cenach stosowanych wobec klientów firmy w kwocie 480 zł (tj. 120 zł/godz. × 4 godz.) stanowi dla niego podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy?

Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne - ta kategoria przychodów obejmuje także wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania. Stąd nieodpłatne udostępnienie pracownikowi firmowego środka trwałego powoduje powstanie po jego stronie przychodu ze stosunku pracy. Tego rodzaju przychody należy opodatkować na zasadach właściwych dla takich należności.

W efekcie pracodawca występujący w roli płatnika wartość pieniężną tego świadczenia powinien doliczyć do wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc. Następnie od łącznej kwoty wszystkich otrzymanych przez pracownika (postawionych do jego dyspozycji) świadczeń powinien obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 ustawy o pdof.