Gazeta Podatkowa nr 85 (1439) z dnia 23.10.2017

Ryczałty za jazdy lokalne w podatku dochodowym

Pewną normą w praktyce gospodarczej stało się wykorzystywanie przez pracowników do celów służbowych prywatnych samochodów osobowych. Na potrzeby firmowe użytkują je nie tylko w odbywaniu podróży służbowych, ale również w jazdach lokalnych. Pracodawca w tym drugim przypadku dokonuje zwrotu kosztów ich używania w formie ryczałtu lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu w ramach tzw. kilometrówki w zależności od podjętej autonomicznie decyzji. Wypłacanie ryczałtów za jazdy lokalne wywołuje określone skutki w podatku dochodowym.

Podstawa i wysokość zwrotu

Obliczenia kwoty tzw. ryczałtu za jazdy lokalne pracodawca dokonuje w oparciu o uregulowania zawarte w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W § 1 przywołanego rozporządzenia prawodawca wskazał, że koszty używania w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. prywatnych samochodów osobowych są pracownikom zwracane na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej w tym celu między pracodawcą a pracownikiem. Z § 4 wynika natomiast, że zwrot ten, dokonywany w postaci miesięcznego ryczałtu, może mieć miejsce po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie takie powinno być sporządzane za każdy miesiąc, w którym zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną samochód był wykorzystywany na cele działalności. Powinno ono zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
   
• określenie ilości dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Wyliczenie kwoty miesięcznego ryczałtu podlegającego wypłacie na rzecz pracownika jako zwrot z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych następuje w oparciu o iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne wysokości tych stawek i miesięcznego limitu określa § 2 i § 3 rozporządzenia. Kwotę tak ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Koszty pracodawcy

Kwotami wypłacanych pracownikom ryczałtów za jazdy lokalne pracodawcy zasadniczo mają prawo obciążać firmowe koszty podatkowe. Nie zawsze jednak będą one kosztem w pełnej wypłaconej pracownikom wysokości. W art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop mających zastosowanie m.in. do omawianych ryczałtów ustawodawca wskazał to wprost. Wydatki te podlegają rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodu do wysokości określonej w przepisach przywołanego wcześniej rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

W efekcie, jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi ryczałt w kwocie wyższej niż wynikająca z obowiązujących w tym zakresie przepisów, nadwyżka ponad te limity nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (przykład).

Przychód i podatek pracownika

U pracownika, który otrzymuje od pracodawcy omawiane świadczenia za jazdy lokalne, powstaje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy. Przychód ten zasadniczo podlega opodatkowaniu wraz z pozostałymi składnikami jego wynagrodzenia za pracę.

Ustawodawca przewidział co prawda wyjątek od tej zasady, ustanawiając zwolnienie od podatku dla zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na potrzeby zakładu pracy z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność w jazdach lokalnych, ma ono jednak zastosowanie w bardzo ograniczonym zakresie. Mamy z nim bowiem do czynienia wyłącznie wówczas, gdy obowiązek ponoszenia omawianych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do tego zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof). Jak wszystkich pozostałych, również tego zwolnienia nie należy interpretować rozszerzająco. Jest ono ściśle powiązane z obowiązkiem ponoszenia takich wydatków przez pracodawcę lub możliwością przyznania zwrotu tych kosztów, wynikającą wprost z innych przepisów posiadających rangę ustawy. Możliwość taką przewidują odrębne ustawy, np. dla listonoszy czy pracowników służby leśnej. Tylko wówczas omawiane należności są zwolnione od podatku dochodowego. Natomiast we wszystkich pozostałych przypadkach, wypłacone pracownikom kwoty ryczałtów pieniężnych za jazdy lokalne stanowią dla nich przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym wraz z pozostałymi składnikami wynagrodzenia za pracę.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)