Rozliczanie sezonowej pracy w podatku dochodowym

Letnie miesiące sprzyjają zatrudnieniu sezonowemu. Jest to bowiem tradycyjnie czas wakacji, czyli wypoczynku większości pracowników. Jednak wiele biznesów nie może sobie pozwolić na zwolnienie tempa. Dlatego, gdy stali pracownicy przebywają na urlopach, niektóre firmy, w celu zapewnienia normalnego funkcjonowania, bazują na pozyskanej kadrze sezonowej. Zatrudnienie to podlega rozliczeniu w podatku dochodowym.

Sezonowy zleceniobiorca

W większości sezonowe zatrudnienie odbywa się w oparciu o umowy zlecenia zawierane z osobami niebędącymi pracownikami płatnika. Należności uzyskane przez zleceniobiorców z tego rodzaju umów w pdof stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o pdof).

Sposób opodatkowania należności z pracy sezonowej jest uzależniony od wysokości wynagrodzenia określonego w umowie oraz wieku zleceniobiorcy.

Gdy wynagrodzenie za zlecenie jest wyższe niż 200 zł lub z umowy nie wynika wysokość miesięcznego wynagrodzenia, a jedynie wskazuje ona mechanizm jego wyliczenia, wówczas zleceniodawca jako płatnik pdof od przychodu zleceniobiorcy z takiej umowy zasadniczo powinien pobrać zaliczkę na pdof (art. 41 ustawy o pdof). Nie jest jednak zobowiązany do tego w sytuacji, gdy zleceniobiorca korzysta z któregoś ze zwolnień od pdof określonych w art. 21 ust. 1 pkt 148 oraz pkt 152-154 ustawy o pdof, czyli tzw. zerowego PIT dla młodych, ulgi na powrót, ulgi dla seniorów lub zwolnienia dla rodzin 4+. W przypadku wynagrodzenia nieobjętego tymi zwolnieniami zleceniodawca oblicza zaliczkę na pdof, stosując 12% stawkę podatku do należności określonej w umowie pomniejszonej o koszty uzyskania przychodów wskazane w art. 22 ust. 9 ustawy o pdof oraz potrącone w danym miesiącu przez siebie jako płatnika składki ZUS.

Jeżeli jednak wynagrodzenie z umowy zlecenia mieści się w kwocie 200 zł, wówczas jego wartość jest opodatkowana zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 12% przychodu. Tu przychodu nie pomniejsza się o koszty uzyskania przychodu i składki ZUS (art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof). Ten sposób opodatkowania tzw. drobnych zleceń dotyczy wszystkich zewnętrznych zleceniobiorców. Do tak opodatkowanych przychodów nie mają bowiem zastosowania zwolnienia wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 148 oraz pkt 152-154 ustawy o pdof (art. 30 ust. 10 ustawy o pdof).

Po stronie podmiotu zatrudniającego wartość wynagrodzeń za wykonanie umów zlecenia - niezależnie od sposobu ich opodatkowania - stanowi firmowe koszty podatkowe (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof i art. 15 ust. 1 ustawy o pdop).

Absolwent na praktykach

Niektórzy przedsiębiorcy urlopowe braki kadrowe uzupełniają praktykami absolwenckimi. Przychody takich praktykantów nie stanowią tytułu do jakichkolwiek ubezpieczeń. To powoduje, że w przypadku odpłatnej praktyki na firmie przyjmującej praktykantów ciążą wyłącznie obowiązki płatnika pdof, ale jedynie wtedy, gdy praktykant ma więcej niż 26 lat. U tych młodszych są one objęte tzw. zerowym PIT dla młodych (art. 21 ust. 1 pkt 148 lit. c ustawy o pdof).

W konsekwencji jedynie, gdy praktykant ma ukończone 26 lat, to wypłacane mu (stawiane do dyspozycji) świadczenia za praktyki absolwenckie stanowią podstawę do poboru zaliczek na pdof z zastosowaniem 12% stawki podatku, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu i kwoty zmniejszającej podatek (art. 35 ust. 6 ustawy o pdof). Wartość tych świadczeń zleceniodawca ma prawo ująć w firmowym rachunku kosztowym. Gdy natomiast nie dokonuje żadnych świadczeń z tego tytułu z racji nieodpłatności praktyki, to nie ma płatniczych obowiązków, ale i nie ma kosztów.

Co równie ważne, w przypadku organizowania praktyk absolwenckich firma zapewniająca praktykantowi tzw. darmową praktykę nie otrzymuje w ten sposób nieodpłatnego świadczenia. Odbycie praktyki jest bowiem ukierunkowane na zdobycie przez absolwenta doświadczenia zawodowego i szeregu praktycznych umiejętności, dlatego nie można uznać, że praca absolwenta nie jest pozbawiona ekwiwalentu.

Na zastępstwo i tymczasowo

Innym sposobem na przetrwanie sezonu urlopowego może być zatrudnienie pracownika na zastępstwo lub tymczasowego. Na ilość obowiązków pracodawcy wpływa - jak można się domyślić - wybrana opcja.

Z umową na zastępstwo mamy do czynienia, gdy pojawia się potrzeba zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności, co ma miejsce m.in. w okresie letniego urlopu wypoczynkowego. Pracownik-zastępca funkcjonuje (tj. wypełnia powierzone mu obowiązki) na podstawie zawartej umowy o pracę na czas określony. W efekcie pracodawca od wypłaconego mu wynagrodzenia - jeżeli taki pracownik nie korzysta ze zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 148 i pkt 152-154 ustawy o pdof - oblicza i pobiera obciążenia podatkowo-składkowe analogicznie jak to ma miejsce w odniesieniu do wynagrodzeń pozostałych etatowych pracowników. Obliczając zaliczkę na pdof, stosuje zatem tzw. koszty pracownicze w wysokości 250 zł (lub 300 zł - jeżeli pracownik-zastępca złoży w tej sprawie stosowne oświadczenie) i 1/12 lub 1/24 lub 1/36 z kwoty zmniejszającej podatek (gdy dysponuje złożonym przez pracownika oświadczeniem w tej kwestii). W firmie pracodawcy wynagrodzenie pracownika-zastępcy oraz naliczone od niego składki ubezpieczeniowe stanowią koszty podatkowe.

Obowiązki kadrowo-podatkowe wobec pracownika tymczasowego pełni agencja pracy tymczasowej. Pracodawca-użytkownik, u którego pracownik tymczasowy faktycznie świadczy pracę, wyznacza mu zadania i kontroluje ich wykonanie. Nie pełni on jednak roli płatnika pdof - przekazuje jedynie należności agencji pracy tymczasowej za wykonaną przez pracownika tymczasowego usługę, wraz z prowizją, zgodnie z wystawioną przez agencję fakturą obejmującą wszystkie koszty, jakie ona w związku z tym ponosi. Wartość tej faktury jest dla zatrudniającego kosztem podatkowym. Do tej kategorii może również zaliczać wydatki wynikające z uzgodnionego z agencją zakresu przejęcia obowiązków pracodawcy w zakresie bhp, a także dotyczące wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową pracowników tymczasowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.)