Podwyższone koszty uzyskania przychodów u pracowników wykonujących pracę zdalnie

W okresie jesienno-zimowym część pracowników będzie wykonywała pracę zdalnie w miejscach ich zamieszkania. Czy pracownikom, którym stosujemy podwyższone koszty uzyskania przychodów, w okresie świadczenia pracy zdalnej możemy nadal stosować takie koszty?

Tak. Jak wyjaśnia Krajowa Informacja Skarbowa, pracownikowi mającemu miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów nawet w sytuacji, gdy wykonuje on przez cały miesiąc pracę zdalnie w miejscu zamieszkania.

Pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek pracownikowi stosuje koszty uzyskania przychodów. Dla pracowników, którzy zamieszkują poza miejscowością, w której wykonują pracę, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Możliwość ich stosowania wynika z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PDOF. Przepis ten wskazuje, że koszty takie przysługują w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Ich wysokość wynosi 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy - łącznie nie więcej niż 3.600 zł. Podwyższone koszty nie przysługują pracownikowi, który otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 22 ust. 13 ww. ustawy).

Aby jednak pracodawca mógł zastosować pracownikowi podwyższone koszty uzyskania przychodów, pracownik musi mu złożyć stosowne w tej kwestii oświadczenie. Złożone oświadczenie wywołuje skutki podatkowe również w latach następnych, chyba że podatnik powiadomi pracodawcę o zmianach stanu faktycznego wynikającego z ww. oświadczenia (art. 32 ust. 5 w zw. z ust. 3a i 4 ww. ustawy). Oznacza to, że płatnik stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów do momentu, w którym pracownik poinformuje go, że przestał spełniać warunki do ich stosowania.

Z wykładni ww. przepisu wynika, że podwyższone koszty uzyskania przychodów zostały przewidziane dla pracowników dojeżdżających do pracy z innej miejscowości niż miejsce, w którym znajduje się zakład pracy. Celem tej regulacji jest bowiem zrekompensowanie ww. pracownikom wyższych kosztów dojazdów do pracy względem kosztów ponoszonych przez tzw. pracowników miejscowych. Oznaczałoby to, że koszty takie nie powinny przysługiwać pracownikowi świadczącemu przez cały miesiąc pracę zdalną w miejscu swojego zamieszkania. Pracodawca, aby nie stosować ww. kosztów, powinien jednak uzyskać od pracownika informację, że uległ stan faktyczny wynikający ze złożonego wcześniej oświadczenia w sprawie stosowania takich kosztów.

Jak jednak wyjaśniła Krajowa Informacja Skarbowa (KIS), pracownik mający miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nawet w sytuacji, gdy przez cały miesiąc świadczy pracę zdalnie w miejscu zamieszkania. KIS wyjaśniła, że w ww. przepisie dotyczącym podwyższonych kosztów uzyskania przychodów mowa jest o innym miejscu zamieszkania względem miejsca (miejscowości), w którym znajduje się zakład pracy (a nie o miejscu świadczenia pracy). Zatem ten warunek jest spełniony nawet wtedy, gdy pracownik świadczy pracę zdalną.