Wymiana drukarki w zespole komputerowym - remont czy ulepszenie?

W zespole komputerowym, który jest moim środkiem trwałym, zepsuła się drukarka. Czy zakupując nową drukarkę o niskiej wartości (cena zakupu wyniosła 1.200 zł), powinnam dokonać operacji polegających na odłączeniu uszkodzonej drukarki i przyłączeniu nowej? Czy mam prawo wartość zakupionej drukarki zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów? Czy mam prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup tonera do drukarki?

Wydatki na zakup nowej drukarki i tonera do niej należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.

Drukarka jest częścią peryferyjną zespołu komputerowego stanowiącego środek trwały. Wymiana takiej części może być związana z remontem środka trwałego lub prowadzić do jego ulepszenia. Różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środka trwałego polega na tym, że pierwsze z nich zmierzają do odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego, a drugie powodują istotne zmiany cech użytkowych rozbudowywanego, przebudowywanego, rekonstruowanego, adaptowanego czy modernizowanego środka trwałego.

Z ulepszeniem mamy do czynienia, gdy poniesione wydatki doprowadzają do zwiększenia zdolności użytkowej środka trwałego. Przy czym przepisy art. 22g ust. 17 updof i art. 16g ust. 13 updop stanowią, że tylko wydatki przekraczające w danym roku podatkowym 3.500 zł, poniesione na ulepszenie środka trwałego, powiększają jego wartość początkową. Natomiast w przypadku kiedy ulepszenie wiąże się z nabyciem części składowej lub peryferyjnej, wydatek na nabycie takiej części powiększy wartość początkową środka trwałego, jeżeli jednostkowa cena nabycia tej części przekroczy 3.500 zł.

W opisanej sytuacji przyczyną wymiany drukarki na nową było jej fizyczne zużycie uniemożliwiające dalsze używanie w dotychczasowy sposób, tzn. wystąpiła konieczność zastąpienia części peryferyjnej nową częścią przywracającą możliwość używania zestawu komputerowego zgodnie z jego przeznaczeniem. Wobec tego nakłady poniesione na zakup drukarki należy traktować jako koszty remontu zestawu komputerowego. Remont przywraca bowiem pierwotną wartość użytkową środka trwałego (w omawianym przypadku zespołu komputerowego). Przy czym może być przeprowadzony przy użyciu nowocześniejszych technologii i materiałów.

Wobec tego w wyniku wymiany zepsutej drukarki na nową wartość początkowa przedmiotowego zestawu komputerowego nie ulega zmianie, a poniesiony koszt należy bezpośrednio ująć w kosztach podatkowych.

Nabyty toner do drukarki należy potraktować jako materiał eksploatacyjny, element wymienny i odrębny wobec drukarki. W rezultacie koszt jego nabycia należy potraktować jako bieżący koszt uzyskania przychodów.