Dofinansowanie kosztów szkolenia pracownika

Pracodawca kieruje pracownika na szkolenie, które w części będzie dofinansowane ze środków europejskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Jednocześnie pracodawca będzie zobowiązany do poniesienia części kosztów tego szkolenia (wkładu własnego), w postaci wpłaty w gotówce albo wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za czas nieobecności w pracy w związku z jego udziałem w szkoleniu. Czy wkład własny pracodawcy stanowi koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej?

Jeżeli istnieje związek pomiędzy podniesieniem poziomu kwalifikacji bądź wiedzy pracownika w określonej dziedzinie a wykonywanymi przez niego obowiązkami pracowniczymi, to należy uznać, iż celem takiego dokształcania jest zwiększenie efektywności pracy danej osoby. W takim przypadku wydatki poniesione przez pracodawcę na wkład własny częściowo finansujący koszty szkolenia pracownika, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Możliwość zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów każdego wydatku, ponoszonego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, należy rozpatrywać w świetle przesłanek zawartych w ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów, zamieszczonej odpowiednio w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop.

Z definicji tej wynika, że warunkiem zaliczenia określonego wydatku do kosztów podatkowych jest zaistnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem danego wydatku (kosztu) a przychodem. Związek ten musi polegać na tym, że poniesienie tego wydatku albo faktycznie ma, albo przynajmniej potencjalnie może mieć wpływ na powstanie przychodu lub zwiększenie jego wysokości, lub też na zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto, poniesienie wydatku musi znajdować gospodarcze uzasadnienie, które trzeba oceniać na podstawie racjonalnych i obiektywnych kryteriów.

Jednocześnie określony wydatek nie może być wymieniony odpowiednio w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop, zawierającym negatywny katalog wydatków i kosztów, które niezależnie od celu ich poniesienia, w żadnych okolicznościach nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Zatem, w sytuacji przedstawionej w pytaniu, przy dokonywaniu oceny prawno-podatkowej wydatków poniesionych na wkład własny, którym zostaną częściowo sfinansowane koszty szkolenia pracownika, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę relacje występujące pomiędzy przedmiotem tego szkolenia a zakresem obowiązków służbowych pracownika, wynikających z umowy o pracę oraz z rodzaju i charakteru działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Jeżeli wspomniane relacje wykazują wyraźny i obiektywnie widoczny związek pomiędzy podniesieniem poziomu kwalifikacji bądź wiedzy pracownika w określonej dziedzinie a wykonywanymi przez niego obowiązkami pracowniczymi, to należy uznać, iż celem takiego dokształcania jest zwiększenie efektywności pracy danej osoby. W takim przypadku wydatki poniesione przez pracodawcę na wkład własny częściowo finansujący koszty szkolenia pracownika, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli natomiast przedmiot szkolenia nie jest związany z zakresem obowiązków wynikających z umowy o pracę oraz z charakterem działalności prowadzonej przez pracodawcę, to wydatki pracodawcy na wkład własny nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Trzeba przy tym pamiętać, iż w przypadku ewentualnego sporu z organami podatkowymi, to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia, iż w konkretnym stanie faktycznym wystąpiła co najmniej jedna z przesłanek wymienionych odpowiednio w art. 22 ust. 1 updof albo art. 15 ust. 1 updop. W rozpatrywanej sytuacji podatnik będzie zatem miał obowiązek udowodnienia przede wszystkim istnienia związku pomiędzy wspomnianym zakresem obowiązków pracowniczych a tematyką szkolenia.