Koszty pracownicze stosowane w trakcie roku nie zawsze są ostateczne - pytania i odpowiedzi

Płatnik (pracodawca) uwzględnia koszty uzyskania przychodów, gdy w danym miesiącu pracownik uzyska przychód ze stosunku pracy.

W przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody ze stosunku pracy, koszty uzyskania przychodów stosowane przez płatnika wynoszą 111,25 zł miesięcznie. Koszty te za rok podatkowy nie mogą przekroczyć 1.335 zł, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy lub 2.002,05 zł, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy.

Jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, płatnik może zastosować miesięczne koszty uzyskania przychodów w kwocie 139,06 zł. Warunkiem stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów jest złożenie przez pracownika stosownego oświadczenia. Koszty te za rok podatkowy nie mogą przekroczyć 1.668,72 zł, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy lub 2.502,56 zł, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy.

Zwróć uwagę!

Zakład pracy ujmuje w informacji PIT-11 koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie uwzględnionej przy poborze zaliczek na podatek. Przy czym koszty uzyskania przychodów zastosowane w trakcie roku przez płatników nie zawsze będą odpowiadały kosztom zastosowanym w rozliczeniu rocznym sporządzanym przez płatnika lub przez podatnika. Przykłady znajdziemy w prezentowanych pytaniach i odpowiedziach.

1) Pracownik w listopadzie 2011 r. nie przepracował pełnego miesiąca, w związku z czym otrzymał wynagrodzenie w kwocie 107 zł. W jakiej wysokości koszty uzyskania przychodów należy uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek za ten miesiąc?

Przy ustalaniu zaliczki na podatek koszty należy ograniczyć do wysokości uzyskanego przychodu.

Każda wypłata wynikająca ze stosunku pracy zobowiązuje do stosowania kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wynagrodzenie ze stosunku pracy za dany miesiąc jest niższe niż przysługujące za ten miesiąc koszty uzyskania przychodów. Wówczas przy obliczaniu zaliczki na podatek koszty uzyskania przychodów uwzględnia się tylko do wysokości przychodu ze stosunku pracy uzyskanego w danym miesiącu przez pracownika.

W informacji PIT-11 ujmuje się wówczas koszty uzyskania w wysokości faktycznie uwzględnionej, czyli do wysokości uzyskanego w danym miesiącu przychodu.

Fakt, że w trakcie roku koszty uzyskania przychodów były uwzględniane w ograniczonej wysokości, nie przeszkadza w zastosowaniu ich w pełnej wysokości w rozliczeniu rocznym. Bez znaczenia jest tu, czy rozliczenie roczne będzie sporządzane przez płatnika na druku PIT-40, czy przez podatnika na formularzu PIT-36 lub PIT-37.

2) Pracodawca uwzględnia pracownikowi koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł miesięcznie. Pracownik ten pracuje dodatkowo w innym zakładzie pracy. We wrześniu 2011 r. koszty uzyskania przychodów uwzględniane przez oba zakłady pracy przekroczyły łącznie od początku roku limit 2.002,05 zł. Czy koszty te podlegają limitowaniu przez płatników już w trakcie roku podatkowego, czy dopiero w rozliczeniu rocznym przez podatnika?

Koszty podlegają limitowaniu dopiero w rozliczeniu rocznym.

Poszczególni płatnicy przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek mają obowiązek zastosować koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Pracodawca przy potrącaniu pracownikowi w trakcie roku kosztów uzyskania przychodów nie powinien zwracać uwagi na limit rocznych kosztów przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W informacji PIT-11 każdy płatnik powinien wykazać koszty faktycznie potrącone w danym zakładzie pracy, nawet jeśli łącznie we wszystkich zakładach koszty te przekroczyły limit roczny.

Dopiero w zeznaniu rocznym pracownik powinien ograniczyć te koszty do wysokości obowiązujących limitów.

3) Pracownik przez cały rok dojeżdżał do pracy z miejscowości położonej poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Nie złożył jednak w trakcie roku oświadczenia do stosowania mu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Czy w takiej sytuacji przysługuje mu prawo do zastosowania tych kosztów w rozliczeniu rocznym?

Tak, pracownikowi przysługuje prawo do zastosowania podwyższonych kosztów w rozliczeniu rocznym.

Fakt, że w trakcie roku płatnik stosował pracownikowi koszty w wysokości 111,25 zł miesięcznie, nie wyklucza możliwości przyjęcia w rozliczeniu rocznym kosztów w wysokości 1.668,72 zł. Warunkiem ich zastosowania jest to, aby przez cały rok miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (pracownika) było położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy oraz podatnik nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę. Nie ma tu znaczenia, czy pracodawca w trakcie roku przy obliczaniu zaliczek na podatek stosował podwyższone koszty.

W rozliczeniu rocznym podwyższone koszty uzyskania przychodów zastosować może zarówno płatnik w PIT-40, jak i podatnik w PIT-36 lub PIT-37.

4) Pracownik dojeżdża w 2011 r. do pracy pociągiem i wydaje na te dojazdy więcej niż wynoszą miesięczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Czy dokonując rocznego rozliczenia podatku za 2011 r., będzie można uwzględnić faktycznie poniesione wydatki na dojazdy do pracy?

Tak, o ile spełnione są warunki wymienione w dalszej części odpowiedzi.

W rocznym rozliczeniu pracownik lub płatnik pracownika może uwzględnić koszty w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, o ile są spełnione warunki wymienione w art. 22 ust. 11 updof. I tak, koszty uzyskania przychodów mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, jeżeli:

wydatki faktycznie poniesione są wyższe od kosztów ryczałtowych,
pracownik dojeżdżał do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej,
wydatki na dojazd do pracy są udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

W przypadku gdy spełnione są wymienione warunki, nie ma przeszkód do uwzględnienia w rozliczeniu rocznym sporządzanym przez płatnika (PIT-40) lub pracownika (PIT-36 lub PIT-37) wydatków faktycznie poniesionych na dojazdy do pracy.

5) Podatnik w 2011 r. uzyskiwał przychody ze stosunku pracy w dwóch różnych zakładach pracy. W obu zakładach stosowano mu podstawowe koszty uzyskania przychodów, przy czym jeden zakład pracy znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której mieszka podatnik. Czy w zeznaniu rocznym podatnik może podwyższyć koszty uzyskania przychodów z tego jednego zakładu pracy? Jeśli tak, to do jakiej wysokości - 2.002,05 zł, czy 2.502,56 zł?

W zeznaniu rocznym podatnik może podwyższyć koszty do wysokości 2.502,56 zł.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uzależniają prawa do uwzględnienia podwyższonych kosztów w zeznaniu rocznym od stosowania ich w rozliczeniach miesięcznych.

W sytuacji gdy podatnik w roku podatkowym osiągał przychody z dwóch stosunków pracy, z których przynajmniej jeden wykonywany był w zakładzie pracy znajdującym się w miejscowości poza miejscem zamieszkania podatnika i podatnik ten nie uzyskiwał dodatku za rozłąkę, koszty uzyskania przychodów w zeznaniu rocznym za 2011 r. podlegają ograniczeniu do kwoty 2.502,56 zł.

6) W zakładzie pracy zmianie uległ termin wypłaty wynagrodzenia za pracę. W związku z tym w jednym miesiącu wynagrodzenie nie było wypłacone, a co za tym idzie, nie były też stosowane koszty uzyskania przychodów. Jaką kwotę tych kosztów płatnik powinien wykazać w informacji PIT-11, a jaką można przyjąć w zeznaniu podatkowym?

W PIT-11 płatnik powinien ująć koszty za 11 miesięcy. Natomiast podatnik w zeznaniu rocznym ma prawo wykazać koszty za 12 miesięcy.

Płatnik, który na skutek przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzenia zastosował w trakcie roku koszty uzyskania przychodu za jedenaście miesięcy, powinien w informacji PIT-11 wykazać faktycznie zastosowane koszty. Nie powinien wykazywać kosztów za dwanaście miesięcy.

Nie oznacza to jednak, że nieuwzględnione w trakcie roku koszty przepadają. Bowiem w sytuacji gdy pracownik nie uzyskał w danym miesiącu przychodów ze stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie zakładu pracy, gdyż np. zakład pracy przesunął termin wypłaty wynagrodzeń, koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc są należne. Pracownik ma wówczas prawo do zastosowania w zeznaniu rocznym kosztów uzyskania przychodów za dwanaście miesięcy.

Także gdyby zakład pracy nie wystawiał pracownikowi PIT-11, ale sam go rozliczał na formularzu PIT-40, ma prawo w rozliczeniu rocznym uwzględnić przysługujące podatnikowi koszty uzyskania przychodów za te miesiące, w których podatnik świadczył pracę, a nie otrzymywał wynagrodzenia.