Przychody i koszty w księdze podatkowej - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 38 (662) z dnia 13.05.2010

Faktury kosztowe wpływające z opóźnieniem

W każdym miesiącu, do dnia określonego w umowie, klienci dostarczają do biura rachunkowego komplet dokumentów do zaksięgowania za poprzedni miesiąc. Zdarza się jednak, że faktury dotyczące pozostałych wydatków z końcowych dni rozliczanego miesiąca klienci przekazują w kolejnym okresie rozliczeniowym, bo wpływają one z opóźnieniem. Czy w księdze podatkowej prowadzonej metodą uproszczoną można je wówczas ująć z datą wpływu?

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków, tj. innych niż zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych, dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o pdof. Wynika to z § 17 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przepis ten zawiera zastrzeżenie do m.in. § 30 rozporządzenia, który dotyczy przypadku, gdy księga podatkowa prowadzona jest przez biuro rachunkowe. Wówczas zapisy nie są dokonywane codziennie, a w porządku chronologicznym na podstawie stosownych dowodów, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Datę ujęcia w księdze pozostałych wydatków wyznacza przyjęta metoda ewidencji kosztów uzyskania przychodów. Prowadząc księgę zgodnie z metodą zwaną uproszczoną lub kasową, o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, pozostałe wydatki ujmuje się w dacie poniesienia. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu, stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Faktury dotyczące pozostałych wydatków należy zatem wpisywać do księgi pod datą ich wystawienia.

Faktura kosztowa może jednak wpłynąć do firmy w terminie uniemożliwiającym jej ujęcie w miesiącu wystawienia. Księga za miesiąc, na który przypada data wystawienia faktury, może zostać już zamknięta przez biuro rachunkowe, a zaliczka na podatek dochodowy zapłacona. Przepisy nie wskazują co zrobić w takiej sytuacji. Naszym zdaniem, faktura dotycząca pozostałych wydatków, która wpłynęła do firmy po zamknięciu miesiąca i zapłacie zaliczki na podatek dochodowy za ten miesiąc, może zostać ujęta w księdze podatkowej w miesiącu jej otrzymania, ale w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego" wpisać należy datę wystawienia faktury.

Podobne stanowisko przedstawiono w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 stycznia 2010 r., nr IBPBI/1/415-854/09/BK. Dotyczyła ona sytuacji analogicznej do przedstawionej w pytaniu. Wnioskodawca - biuro rachunkowe prowadzące swoim klientom podatkowe księgi przychodów i rozchodów - otrzymywał w określonym umownie terminie dokumenty do zaksięgowania za poprzedni miesiąc. Zdarzało się jednak, iż klienci nie mogli w terminie dostarczyć dokumentów kosztowych (faktur) z końcowych dni miesiąca, z przyczyn od nich niezależnych (np. faktury dochodziły pocztą). Ponieważ ich ujęcie w dacie wystawienia nie było możliwe, zdaniem biura, w takiej sytuacji możliwe jest zaksięgowanie kosztu w miesiącu następnym, jednak nie przekraczając danego roku podatkowego. Jednocześnie brak obowiązku składania deklaracji miesięcznych na podatek dochodowy powoduje, iż nie ma potrzeby składania pisemnych korekt. Jedynie kwota wpłaconej zaliczki powinna być "skorygowana" i będzie to dokonane - przy ustaleniu zaliczki na podatek w miesiącu wpisania faktury do księgi. W interpretacji czytamy:

"(…) w przedstawionym stanie faktycznym zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonych klientom podatkowych księgach przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury - w dniu ich otrzymania. Przy czym w kolumnie 2 księgi, wpisać należy datę zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktury (rachunku), gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenie gospodarcze, którego dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów "Uwagi" należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem.

(…) przedstawiony we wniosku sposób korygowania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - «przy ustalaniu zaliczki na podatek w miesiącu wpisania faktury do księgi» - jest prawidłowy".