Czy każde świadczenie urlopowe może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Nasza firma zatrudnia ponad 100 osób. Zrezygnowaliśmy z tworzenia ZFŚS, a środki zgromadzone na tym funduszu będziemy wydatkować do czasu ich wyczerpania, na dotychczasowych zasadach. Natomiast stosownie do postanowień układu zbiorowego pracy, raz w roku każdemu pracownikowi, który korzysta z 14 dniowego urlopu wypoczynkowego, wypłacamy świadczenie socjalno-bytowe w wysokości równej odpisowi podstawowemu na ZFŚS (proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy). Od tego świadczenia potrącamy pracownikowi podatek dochodowy, natomiast nie pobieramy składek ZUS. Mamy jednak wątpliwości, czy omawiane świadczenie może być kosztem podatkowym w firmie?

Stosownie do ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów, wyrażonej w art. 15 ust. 1 updop (odpowiednio w art. 22 ust. 1 updof), za koszty podatkowe uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop (odpowiednio art. 23 updof).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu firma zrezygnowała z tworzenia ZFŚS, jednak na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy raz w roku wypłaca świadczenia socjalno-bytowe pracownikom, którzy korzystają z 14 dniowego urlopu wypoczynkowego.

Należy zatem zwrócić uwagę, że dyspozycja art. 16 ust. 1 pkt 45 updop (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof), co do zasady, zakazuje zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przy czym zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), pod pojęciem działalności socjalnej rozumie się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. Na zasadzie wyjątku kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Jednocześnie art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS stanowi, że kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 tej ustawy, obciążają koszty działalności pracodawcy.

Zwróć uwagę!

W myśl postanowień art. 3 ustawy o ZFŚS, świadczenie urlopowe:

może wypłacać pracodawca spoza sfery budżetowej, który nie tworzy ZFŚS oraz zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
nie może przekraczać wysokości odpisu na ZFŚS, odpowiednio do rodzaju zatrudnienia oraz czasu pracy konkretnego pracownika,
wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Zaliczenie świadczenia urlopowego do kosztów uzyskania przychodów wymaga łącznego spełnienia wymienionych warunków. Oznacza to, że jeżeli pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, dobrowolnie zrezygnował z tworzenia ZFŚS i postanowił wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe - to nie może on kwot tych świadczeń zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Taki pogląd prezentują również organy podatkowe, m.in. Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 17 kwietnia 2009 r., nr DD6/033/28/KWW/09/PK-169, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 16 marca 2010 r., nr IBPBI/2/423-1482/09/BG.

Reasumując, jak wynika z pytania, firma zatrudnia ponad 100 pracowników, co w konsekwencji oznacza, iż świadczenia socjalno-bytowe wypłacane pracownikom w związku z wykorzystywaniem przez nich urlopu wypoczynkowego obejmującego 14 kolejnych dni kalendarzowych, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Są to bowiem wydatki poniesione na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS, a zarazem nie stanowią one świadczeń urlopowych, wypłacanych zgodnie z tą ustawą.