Służbowy samochód i telefon dla prezesa

Za pełnienie swojej funkcji pracownik zatrudniony na stanowisku prezesa zarządu pobiera wynagrodzenie. Ponadto z regulaminu wynagradzania wynika, że prezes dysponuje do celów prywatnych firmowym autem i telefonem. Czy odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodu osobowego i koszty jego utrzymania oraz opłaty za telefon spółka z o.o. może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wydatki wymienione w pytaniu stanowią w spółce koszty uzyskania przychodów, z wyłączeniem określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych niektórych kosztów związanych z użytkowaniem samochodu osobowego.

Wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu oraz przekazane im świadczenia rzeczowe spółka wlicza w koszty uzyskania przychodów, na mocy art. 15 ust. 1 updop, jako wydatki związane z funkcjonowaniem osoby prawnej i prowadzeniem przez nią działalności gospodarczej.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączają z kosztów podatkowych wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a updop). Ponieważ zarząd nie jest organem stanowiącym spółki, wskazane ograniczenie nie ma zastosowania do wydatków na rzecz członka zarządu.

Zwróć uwagę!

Kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na świadczenia rzeczowe dla członków zarządu (zapewnienie mieszkania, samochodu, opieki zdrowotnej itp.), pod warunkiem jednak, że będą one wynikać z postanowień stosownej umowy (w tym przypadku z umowy o pracę) lub innej regulacji (np. uchwały wspólników).

W wielu spółkach członkami zarządu są udziałowcy (akcjonariusze). W takich sytuacjach należy mieć na uwadze art. 16 ust. 1 pkt 38 updop. Na podstawie tego przepisu, nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) niebędących pracownikami w rozumieniu przepisów prawa pracy. Jednostronne świadczenie spółki na rzecz udziałowca (akcjonariusza) polega na tym, że spółka nie otrzymuje świadczenia wzajemnego.

Przepis ten dotyczy jednostronnych świadczeń. Możliwe jest więc zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów świadczeń za wykonaną na rzecz spółki pracę. I to bez względu na to, jaki stosunek prawny łączy udziałowca i spółkę (może to być np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). Zasady wynagradzania pracownika powinny być uregulowane np. w regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Tak jest w opisanej sytuacji. Wobec tego wskazane w pytaniu koszty, stanowią w spółce koszty uzyskania przychodów. Nie można jednak zapominać, że ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów niektóre koszty związane z użytkowaniem samochodów. I tak, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:

składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia - art. 16 ust. 1 pkt 49 updop,
odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania tego samochodu spółce do używania - art. 16 ust. 1 pkt 4 updop,
strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji oraz kosztów remontu powypadkowego samochodu nieobjętego ubezpieczeniem dobrowolnym - art. 16 ust. 1 pkt 50 updop.