A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 29 (964) z dnia 10.10.2017

Wydatki poniesione na relokację środka trwałego

W związku ze sprzedażą części działki nastąpiła zmiana lokalizacji środka trwałego. Poniesiony wydatek dotyczący zakupionej w związku z tym usługi relokacji środka trwałego przekracza znacznie kwotę 3.500 zł. Na fakturze wykonawca zapisał "przebudowa związana ze zmianą lokalizacji środka trwałego". Nie dokonano jednak żadnej przebudowy. Jak rozliczyć poniesione wydatki? Czy należy domagać się zmiany treści faktury?

Wydatki poniesione na relokację środka trwałego nie stanowią jego ulepszenia i jako koszty związane z funkcjonowaniem jednostki powinny podlegać zaliczeniu bezpośrednio do kosztów okresu. Na potwierdzenie prawidłowości takiego rozliczenia zakres wykonanych usług powinien zostać wiarygodnie udokumentowany. Dodatkowo, dla potrzeb ewidencji środków trwałych, przeniesienie środka trwałego może zostać udokumentowane dowodem wewnętrznym "MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego".

Koszty związane ze zmianą miejsca wykorzystania środka trwałego stanowią koszty okresu, w którym zostały poniesione. Co do zasady, przedmiotowe koszty nie zwiększają wartości początkowej przenoszonego środka trwałego. Jeżeli przedmiotem prowadzonych prac jest wyłącznie relokacja, nie mamy do czynienia z ponownym oddaniem środka trwałego do użytkowania. Przemieszczeniu nie towarzyszy likwidacja środka trwałego ani przerwa w jego amortyzacji. Zmienia się jedynie miejsce wykorzystania środka trwałego.

Jeżeli koszty przeniesienia środka trwałego mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, czyli poniesiono je w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to koszty te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF oraz art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP).

Podatnik musi zatem fakt przeniesienia środka trwałego odpowiednio udokumentować. W sytuacji opisanej w pytaniu, gdy opis zawarty w treści faktury pozostawia wątpliwości co do zakresu prowadzonych prac, należy zadbać o dodatkowe dokumenty uwiarygodniające charakter poniesionego wydatku. Poza własnym opisem faktury, może to być kosztorys prowadzonych prac, dokumentacja ofertowa, protokół odbioru prac czy inne dokumenty potwierdzające cel i zakres wykonanej usługi.

Zmianę miejsca użytkowania środka trwałego należy ująć w prowadzonej dla środków trwałych ewidencji analitycznej, tj. tabeli amortyzacyjnej, karcie kontowej środka trwałego i księdze inwentarzowej.

Jeżeli jednostka prowadzi w ramach kont zespołu 1 ewidencję analityczną środków trwałych według miejsc ich użytkowania, przemieszczenie środka trwałego należy ująć również na tych kontach, zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe"
(w analityce: Nazwa i nowe miejsce wykorzystania środka trwałego),
- Ma konto 01 "Środki trwałe"
(w analityce: Nazwa i dotychczasowe miejsce wykorzystania środka trwałego).

Udokumentowanie operacji przemieszczenia środka trwałego w ramach jednostki może nastąpić dowodem wewnętrznym o nazwie "MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego".

Dowód ten sporządza się co najmniej w 3 egzemplarzach - kopiach, które przekazywane są:

dotychczasowemu użytkownikowi środka trwałego (przekazanie środka trwałego zwalnia dotychczasowego użytkownika z odpowiedzialności za ten składnik majątku),
nowemu użytkownikowi środka trwałego,
do działu technicznego, który dokonuje odpowiednich wpisów dotyczących zmiany miejsca użytkowania środka trwałego w księdze inwentarzowej i karcie analitycznej środka trwałego.

W księgach rachunkowych koszty relokacji środka trwałego, jako niewpływające na jego wartość początkową, odnoszone są bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej jednostki, zapisem:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W przypadku prowadzenia kont zespołu 5, koszty takie powinny zwiększyć koszty wydziału (miejsca), do którego środek trwały zostaje przeniesiony.