Ujmowanie przychodów w ewidencji ryczałtowca

Podatnicy opodatkowujący przychody z działalności gospodarczej ryczałtem ewidencjonowanym obowiązani są prowadzić ewidencję przychodów, w której ujmują wszystkie uzyskane przychody. Sposób ich wykazywania w tej ewidencji zależy m.in. od tego, w jaki sposób są one udokumentowane.

Do ewidencji przychodów wpisuje się przychody, o których mowa w art. 14 ustawy o pdof, osiągane przez osoby fizyczne z pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym również, gdy działalność ta jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych lub spółki jawnej osób fizycznych. Zapisów przychodów w ewidencji należy dokonywać w porządku chronologicznym, nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 8 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów). Oznacza to, że podatnik nie musi wpisywać przychodów do ewidencji każdego dnia. Może tego dokonać dopiero po zakończeniu danego miesiąca w terminie wyżej wskazanym.

Ryczałtowiec powinien każdy przychód ująć w ewidencji przychodów w kolumnie odpowiadającej stawce ryczałtu, według której opodatkowany jest dany rodzaj przychodu.

Sprzedaż bezrachunkowa

Podatnik, który dokonuje sprzedaży niefakturowanej, tj. prowadzi sprzedaż bezrachunkową, przychody w prowadzonej przez siebie ewidencji przychodów wpisuje na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego. Na dowodzie tym wykazuje wartość tych przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu.

Natomiast w razie osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy o pdof, zapisów w ewidencji przychodów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających faktyczne uzyskiwanie tych przychodów.

Tak ewidencjonuje się m.in. otrzymane kary umowne, czy odsetki od środków na firmowych rachunkach bankowych.

Sprzedaż fakturowana

Zapisy w ewidencji przychodów prowadzonej przez ryczałtowca mogą być również dokonywane na podstawie wystawionych faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami. Jest to tzw. sprzedaż fakturowana. Podatnik nie musi jednak każdej faktury wpisywać odrębnie do ewidencji przychodów. Zapisy dotyczące tak udokumentowanych przychodów mogą być również dokonywane na podstawie dziennego zestawienia faktur, które powinno zawierać co najmniej:

1) datę,

2) numer zestawienia,

3) numery faktur objętych zestawieniem,

4) daty faktur objętych zestawieniem,

5) łączną wartość przychodów wynikającą z tych faktur z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Ryczałtowiec nie musi codziennie dokonywać zapisów w ewidencji przychodów.

Sprzedaż rejestrowana na kasie fiskalnej

Podatnicy, którzy ewidencjonują sprzedaż na kasie rejestrującej, sporządzają raporty dobowe i raporty miesięczne. Wybór, które z tych raportów będą wpisywane do ewidencji przychodów, należy do podatnika. Jak bowiem wynika z § 3 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów, podatnik, który ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, może wpisywać do ewidencji przychodów raporty dobowe albo raport miesięczny. Przy czym bez względu na rodzaj ewidencjonowanego raportu podatnik powinien skorygować go o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Korekty tej dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji prowadzonych dla potrzeb VAT. Natomiast korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik powinien opisać na odwrocie raportu dobowego lub miesięcznego. Ponadto na odwrocie raportów podatnik powinien wpisać łączną wartość przychodów wynikającą z danego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu ewidencjonowanego.

Jeżeli do sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej została wystawiona faktura, to kwot wynikających z tej faktury nie wpisuje się do ewidencji przychodów. Spowodowałoby to bowiem podwójne ujęcie tego samego przychodu w ewidencji. W takiej sytuacji podatnik obowiązany jest natomiast połączyć w sposób trwały zwrócony oryginał paragonu fiskalnego z kopią wystawionej faktury.

Ułatwienia w ujmowaniu przychodów

Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o VAT, tj. świadczący usługi w zakresie handlu, którzy dokonują sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej od podatku VAT lub opodatkowanej VAT według różnych stawek, a nie są obowiązani ewidencjonować obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących, mogą ujmować przychody w ewidencji przychodów łącznie z podatkiem od towarów i usług. Podatnicy ci na koniec miesiąca obowiązani są jednak pomniejszyć przychód o należny podatek od towarów i usług (§ 9 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów).

W pewnych okolicznościach podatnik może zrezygnować z prowadzenia ewidencji przychodów na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. Ustawodawca taką możliwość przewidział dla podatników prowadzących dla celów VAT ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT. Dane wykazane w ewidencji prowadzonej dla potrzeb VAT muszą jednak pozwalać na wyodrębnienie z obrotów, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, przychodów dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Ponadto, po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do dnia 20. następnego miesiąca, podatnik prowadzący taką ewidencję powinien sporządzać zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między obrotem, w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a przychodem, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym. Wynika to z § 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym... (Dz. U. z 1998 r. nr 144, poz. 930 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów... (Dz. U. z 2014 r. poz. 701)