Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 4 (831) z dnia 1.02.2014

Wydatki na zakup drobnych upominków a koszty uzyskania przychodów

Zazwyczaj wydatki na zakup drobnych upominków z logo firmy ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednakże o tym, czy wydatki te mogą być uznane za koszt podatkowy przesądza to, czy są one wydatkami na reklamę, czy na reprezentację. Koszty reprezentacji zostały bowiem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (zob. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PDOF).

W ustawach o podatku dochodowym żadne z ww. pojęć nie zostało zdefiniowane. W praktyce (także organów podatkowych) przyjęło się, że reklama to wszelkie działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego. To działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na jego towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich. Taką definicję reklamy zaprezentował np. Dyrektor Izby Skarbowej Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2013 r., nr ILPB3/423-317/13-2/JG.

Dużo więcej wątpliwości wzbudza zdefiniowanie pojęcia reprezentacji na potrzeby podatku dochodowego, o czym wielokrotnie wspominaliśmy na łamach naszego czasopisma (np. w Biuletynie Informacyjnym nr 27 z 20 września 2013 r., w artykule pt. "Zakup usługi gastronomicznej - ujęcie podatkowe i ewidencja księgowa"). W dużym skrócie można powiedzieć, że wydatki na reprezentację to m.in. wydatki związane z działaniami podatnika nakierowanymi przede wszystkim na wykreowanie określonego wizerunku jego firmy. Nie ma przy tym znaczenia, czy wydatki te cechuje wystawność i okazałość.

Z reguły przekazanie klientom (potencjalnym klientom) drobnych upominków w postaci np. kalendarzy/długopisów z logo firmy ma na celu rozpowszechnianie wiedzy o firmie podatnika, oferowanych przez niego towarach/produktach/usługach. Jest to działanie nakierowane na zwiększenie popytu na oferowane przez niego towary/produkty/usługi. Przekazanie drobnych upominków z logo firmy może być uznane za reklamę, w związku z czym wydatki poniesione na zakup tych upominków podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

WAŻNE: Ocena, czy poniesione wydatki należą do kosztów reklamy (czy reprezentacji), wymaga każdorazowo analizy całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, ustalenia kręgu osób, którym wręczane są prezenty, okoliczności wręczenia prezentów, wartości prezentów, itd.

Również organy podatkowe nie kwestionują zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na zakup upominków o niewielkiej wartości, opatrzonych logo podatnika, przekazywanych kontrahentom. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 września 2012 r., nr IBPBI/2/423-612/12/MS, stwierdzając:

"(…) Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej przyjmuje się, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zatem wydatki na zakup gadżetów opatrzonych logo firmy i przekazywanych przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą stanowić koszty uzyskania przychodów (…)."

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 19 kwietnia 2013 r., nr IPPB5/423-100/13-3/MK stwierdził, że wszelkiego rodzaju wydatki ponoszone na zakup upominków oznaczonych logo podatnika (przekazywanych potencjalnym klientom) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy upominki te będą rozdawane masowo, tj. będą przekazywane każdemu zainteresowanemu podmiotowi.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 12 października 2012 r., nr ILPB3/423-307/11/12-S/EK:

"(…) wydatki poniesione na zakup prezentów dla kontrahentów mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy tylko wówczas, gdy są rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot miał możliwość ich otrzymania. Istota reklamy wiąże się bowiem z zamiarem dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców. (…)"

Zdaniem tego organu podatkowego, jeśli prezenty (gadżety) będą rozdawane ograniczonej grupie podmiotów (zwłaszcza partnerom handlowym), wydatki na ich zakup należy powiązać z reprezentacją. W konsekwencji:

(…) wydatki poniesione przez Spółkę w związku z zakupem prezentów (długopisy, kalendarze, komplety do kawy, breloki do kluczy, etui, jedwabne krawaty ze spinkami, MP4, multinarzędzia, latarki z kompletem narzędzi, pendrive, portfele, ramki cyfrowe, stacje pogodowe, zegary ścienne, kubki termiczne i inne gadżety) przekazywanych wybranym kontrahentom nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (…)"

A zatem, jeśli podatnik przekazuje kontrahentom drobne upominki (kalendarze, długopisy itp.) z logo firmy i przekazanie to ma charakter masowy, to ujęcie w kosztach podatkowych wydatków na zakup tych upominków nie będzie kwestionowane przez organ podatkowy. Inaczej może być natomiast w przypadku wydatków na zakup upominków wartościowych, przeznaczonych zwłaszcza dla wybranej grupy kontrahentów.

Wspomnieć także należy, że ewentualny VAT należny, naliczony w związku z przekazaniem upominków kontrahentom, niezależnie od tego, czy przekazanie to ma charakter reklamy, czy reprezentacji, stanowi koszt podatkowy. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. b) ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. b) ustawy o PDOF.