Umowy zlecenia wykonywane poza działalnością gospodarczą - pytania i odpowiedzi

1) Zawarłem umowę zlecenia z osobą fizyczną będącą podatnikiem VAT (ponosi ona odpowiedzialność wobec osób trzecich za czynności, które wykonuje w ramach tej umowy). Czy obciążenia podatkowo-składkowe powinienem ustalić od kwoty wynagrodzenia z VAT, czy bez VAT?

Obciążenia podatkowo-składkowe płatnik powinien ustalić od kwoty wynagrodzenia pomniejszonej o VAT.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują w sposób szczególny zasad ustalania przychodu z działalności wykonywanej osobiście, w sytuacji gdy podatnik podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W zakresie tym należy uwzględnić art. 155 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) stanowiący, że w przypadkach nieuregulowanych w odrębnych przepisach, do przychodów opodatkowanych podatkiem dochodowym od osób fizycznych nie zalicza się należnego podatku od towarów i usług oraz zwróconej różnicy podatku od towarów i usług. Oznacza to, że podstawę obliczenia wysokości obciążeń podatkowo-składkowych zleceniobiorcy stanowi kwota wynagrodzenia bez VAT.

2) Czy płatnik ustalając zaliczkę na podatek od umowy zlecenia, może zastosować koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej przez podatnika?

Płatnik ustalając zaliczkę na podatek, nie może zastosować kosztów faktycznie poniesionych przez podatnika.

Jak wynika z art. 41 ust. 1 updof, w celu obliczenia zaliczki na podatek należy przychód pomniejszyć m.in. o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 updof. Przepis ten określa koszty zryczałtowane w wysokości 20% lub 50%, gdy czynność stanowi przedmiot prawa autorskiego.

Wprawdzie art. 22 ust. 10 updof dopuszcza zastosowanie kosztów uzyskania przychodów w wysokości kosztów faktycznie poniesionych, jednak nie jest to możliwe na etapie ustalania zaliczki na podatek. Zastosowanie kosztów faktycznie poniesionych możliwe jest dopiero w zeznaniu sporządzanym przez podatnika.

3) Z osobą niebędącą moim pracownikiem i nieprowadzącą działalności gospodarczej zawarłem w kwietniu 2014 r. dwie umowy zlecenia. Wynagrodzenie z każdej umowy nie przekracza 200 zł, ale suma tych wynagrodzeń przekracza tę kwotę. Czy wobec tego powinienem pobrać zaliczkę na podatek?

Płatnik powinien pobrać zryczałtowany podatek dochodowy.

Stosownie do art. 30 ust. 1 pkt 5a updof, obowiązek poboru zryczałtowanego podatku powstaje wtedy, gdy kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł.

W stanie faktycznym wynagrodzenie z tytułu poszczególnej umowy zlecenia nie przekracza 200 zł. Płatnik jest więc obowiązany pobrać zryczałtowany 18% podatek dochodowy. Podatek ten powinien ustalić odrębnie od przychodów z każdej z tych umów.

4) Zdarza się, że zleceniobiorcy w ramach umowy zlecenia odbywają podróże krajowe i zagraniczne. Czy zwrot kosztów tych podróży jest u nich przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Zwrot kosztów podróży stanowi u zleceniobiorców przychód, który może korzystać ze zwolnienia od podatku.

Należności z tytułu podróży służbowych korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 updof. I tak, opodatkowaniu nie podlegają diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Otrzymane z tego tytułu należności korzystają ze zwolnienia od podatku, o ile świadczenia te nie zostały zaliczone (u zleceniobiorcy) do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione (u zleceniodawcy) w celu osiągnięcia przychodów. Tak wynika z art. 21 ust. 13 pkt 1 updof.

5) Czy od wypłaconego zleceniobiorcy zasiłku chorobowego zleceniodawca powinien pobrać podatek?

Od wypłaconego zleceniobiorcy zasiłku chorobowego zleceniodawca nie pobiera podatku.

Przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia uzyskiwane wyłącznie m.in. od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (art. 13 pkt 8 updof) zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Z kolei zasiłek chorobowy stanowi przychód z innych źródeł.

Na podstawie art. 41 ust. 1 updof, osobom objętym nieograniczonym obowiązkiem podatkowym, płatnik obowiązany jest pobierać zaliczki na podatek dochodowy od dokonanych na ich rzecz świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 updof. Zatem powołany art. 41 ust. 1 updof zobowiązuje do poboru zaliczki na podatek od przychodów z działalności wykonywanej osobiście oraz od przychodów z praw majątkowych. Przychody z innych źródeł nie zostały w nim wymienione. W związku z tym w przypadku wypłaty zleceniobiorcy zasiłku chorobowego, zleceniodawca nie pełni roli płatnika i nie pobiera zaliczki na podatek. Kwotę wypłaconego zasiłku chorobowego powinien natomiast wykazać w informacji PIT-8C.