Jak rozliczyć umowę o praktykę absolwencką?

Mam zamiar zatrudnić na umowę o praktykę absolwencką osobę w wieku do 30 lat, której chciałbym wypłacać z tego tytułu wynagrodzenie. Jak powinno przebiegać rozliczenie podatkowo-składkowe takiej umowy?

Podmiot przyjmujący na praktykę powinien od wynagrodzenia praktykanta pobrać zaliczkę na podatek według 18% stawki. Wynagrodzenie to nie podlega składkom ZUS.

Na czym polega umowa o praktykę absolwencką?

Zasady zawierania umów o praktykę absolwencką wynikają z ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. nr 127, poz. 1052). Osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, może przyjąć na praktykę osobę, która ukończyła co najmniej gimnazjum i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 roku życia. Praktyka odbywana jest na podstawie pisemnej umowy o praktykę absolwencką zawieranej pomiędzy praktykantem a podmiotem przyjmującym na praktykę.

Praktyka może odbywać się odpłatnie lub nieodpłatnie. Jeżeli podmiot przyjmujący na praktykę zdecyduje się wypłacać praktykantowi wynagrodzenie, wówczas wysokość miesięcznego świadczenia pieniężnego nie może przekroczyć dwukrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli w 2014 r. kwoty 3.360 zł (2 x 1.680 zł). Minimalna kwota płacy dla praktykanta nie została przez ustawodawcę ustalona.

Opodatkowanie wynagrodzenia

Umowa o praktykę absolwencką nie ma charakteru umowy o pracę ani umowy o dzieło lub zlecenia. Jest to szczególny typ umowy cywilnoprawnej zawieranej pomiędzy absolwentem a podmiotem przyjmującym na praktykę, a wypłacane z tego tytułu wynagrodzenie należy kwalifikować jako przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof.

Rolę płatnika pełni tu podmiot przyjmujący na praktykę, który od wypłacanych świadczeń pieniężnych obowiązany jest pobierać zaliczki na podatek, stosując najniższą stawkę podatkową określoną w skali podatkowej, tj. 18%. Wynika to z art. 35 ust. 1 pkt 8 i ust. 6 updof.

Podstawę opodatkowania stanowi kwota świadczenia uzyskana przez absolwenta, bez pomniejszania jej o koszty uzyskania. Ponadto przy ustalaniu zaliczki na podatek nie uwzględnia się kwoty zmniejszającej podatek.

Kwotę pobranej zaliczki płatnik ma obowiązek przekazać w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby (art. 38 ust. 1 updof).

To jednak nie jedyne obowiązki płatnika podatku. Do końca stycznia następnego roku (a w razie zaprzestania działalności przed tym dniem - do dnia zaprzestania działalności) płatnik obowiązany jest przesłać do wymienionego urzędu skarbowego deklarację roczną PIT-4R (art. 38 ust. 1a updof). Natomiast do końca lutego roku następującego po roku podatkowym przekazać praktykantowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania praktykanta, informację PIT-11 (art. 39 ust. 1 updof).

Oskładkowanie wynagrodzenia

Podmiot przyjmujący na praktykę nie pełni w tym zakresie roli płatnika składek ZUS. Odbywanie praktyki absolwenckiej nie jest wymienione w przepisach ubezpieczeniowych jako tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Przykład

W okresie od 1 do 31 stycznia 2014 r. spółka cywilna przyjęła na praktykę 26-letniego absolwenta szkoły wyższej. W umowie o praktykę absolwencką określono miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2.200 zł, które jest płatne ostatniego dnia stycznia.

Spółka jako płatnik:

od przychodu uzyskanego przez praktykanta pobrała zaliczkę na podatek w wysokości 396 zł (2.200 zł x 18%),
pobraną zaliczkę wpłaciła na rachunek urzędu skarbowego 20 lutego 2014 r.,
kwotę pobranej zaliczki wykaże w deklaracji PIT-4R, którą złoży do urzędu skarbowego do 2 lutego 2015 r. (31 stycznia 2015 r. przypada w sobotę),
sporządzi informację PIT-11 i do 2 marca 2015 r. (28 lutego 2015 r. przypada w sobotę) przekaże ją praktykantowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.