Opodatkowanie należności za podróż służbową

Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi w podróży służbowej nocleg ze śniadaniem, to ze zwolnienia od podatku korzysta jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi w delegacji na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowych pracowników budżetówki. W takim przypadku nie ma znaczenia, czy pracownik skorzystał z zapewnionego mu posiłku, czy też go nie skonsumował - nawet wtedy, gdy spowodowane to było okolicznościami od niego niezależnymi. Dla zastosowania zwolnienia w odpowiedniej wysokości istotny jest wówczas jedynie fakt zapewnienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową śniadania, a nie jego konsumpcja.

O CO PYTAŁ PODATNIK?

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową (zarówno krajową, jak i zagraniczną) firma w ramach noclegu w hotelu zapewnia śniadanie. Śniadanie to nie stanowi przedmiotu indywidualnego zamówienia - jest częścią składową usługi noclegowej, a rezygnacja z niego nie ma wpływu na wysokość opłaty za nocleg. W zależności od wystawcy faktury dokumentującej usługi hotelowe czasami wartość śniadania zawarta jest w cenie noclegu (tzw. bed&breakfast), a czasami wyszczególniona w odrębnej pozycji. W związku z zapewnieniem świadczeń serwowanych w ramach usługi hotelowej pracownik powinien z nich korzystać. Jednocześnie pracodawca wskazał, że w wyjątkowych przypadkach, tj. wówczas, gdy pracownik z przyczyn niezależnych od siebie, związanych np. z wczesnym wyjazdem do miejsca wykonywania zadań lub wczesną godziną wylotu, nie skorzystał z serwowanego w hotelu śniadania, a pracodawca uzna ten fakt za uzasadniony - do rozliczenia kosztów przyjmowana jest cała kwota wynikająca odpowiednio z rachunku za hotel wraz ze śniadaniem bez potrącenia odpowiednio 15% diety w zagranicznej podróży służbowej oraz 25% diety w krajowej podróży służbowej.

Pracodawca miał jednak wątpliwości, czy w sytuacji, gdy wypłaci on pracownikowi pełną kwotę diety lub/oraz dokona zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, w skład którego wchodziło śniadanie wyszczególnione w oddzielnej pozycji, a z którego pracownik nie skorzystał z przyczyn od siebie niezależnych, kwota śniadania wyszczególniona na rachunku hotelowym winna stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Ponadto zastanawiał się, czy w przypadku, kiedy pracownik przedstawi do rozliczenia rachunek za hotel, na którym kwota za śniadanie oraz nocleg jest wyszczególniona w jednej pozycji, opodatkowana powinna być równowartość odpowiednio 15% lub 25% diety. O rozstrzygnięcie tej kwestii wystąpił do organu podatkowego.

ZDANIEM IZBY SKARBOWEJ:

Organ podatkowy powołując się na art. 12 ust. 1 ustawy o pdof wskazał, że przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. Stąd zaliczeniu do tej kategorii podlegają również należności pracownika za czas podróży służbowej. Te ostatnie korzystają jednak ze zwolnienia od podatku na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. W przepisie tym ustawodawca ograniczył jego wysokość wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź innych przepisach w sprawie podróży służbowych. Stąd gdy pracodawca pokrywa koszty wyżywienia pracownika w takiej podróży, a pracownik nie otrzymuje diety, zwolnieniem objęta jest kwota za to wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu, ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia. Nadwyżka ponad ustalone w tym rozporządzeniu limity podlega natomiast opodatkowaniu. Bez znaczenia pozostaje przy tym, czy na fakturze nocleg i śniadanie są wykazane w jednej wspólnej pozycji, czy w dwóch - w jednym i drugim przypadku należy zmniejszyć wartość diety o wskazaną przepisami wartość bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania.

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-81/15/MK)

Komentarz redakcji

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych rzeczywiście nie uzależniają proporcjonalnego pomniejszania diety o wartość bezpłatnie zapewnionego posiłku od tego, czy pracownik skorzystał z tak postawionego mu do dyspozycji świadczenia czy też nie. Jeśli był on zapewniony, to bez względu na okoliczności powodujące brak możliwości skorzystania z niego, należy ją zgodnie z przepisami rozporządzenia obniżyć. Wówczas nie można uznać, że ze zwolnienia od podatku korzystają niepomniejszone należności pracownicze z tego tytułu.