Koszty noclegu i wyżywienia zwracane zleceniobiorcy a przychód podatkowy

Prowadzimy usługi szkoleniowe. Z wykładowcami (osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej) zawieramy umowy zlecenia. Zleceniobiorcom - zgodnie z umową - zwracamy koszty noclegów i wyżywienia (koszty te udokumentowane są fakturami wystawionymi na dane firmy). Czy w związku ze zwrotem ww. kwot u zleceniobiorców powstanie przychód podatkowy?

W pytaniu wskazano, że zleceniobiorcy (tu: wykładowcy) w związku z wykonywaniem zlecenia ponoszą pewne koszty (noclegu, wyżywienia), które są im następnie zwracane przez zleceniodawcę (co wynika z umowy łączącej strony). Zwrot ww. wydatków spowoduje po stronie zleceniobiorcy powstanie przychodu - będzie to przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy o PDOF). Pod pewnymi warunkami przychód ten będzie mógł jednak korzystać ze zwolnienia od podatku.

Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 2 z 10.01.2015 r. na str. 42

Co do zasady, ze zwolnienia od podatku korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika i podróży osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy) do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Chodzi tu o rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 - dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej). Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF. Zauważmy, że w ww. przepisie w odniesieniu do pracowników mowa jest o "podróży służbowej", a w przypadku innych osób - jedynie o "podróży". Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 8 grudnia 2014 r. na pytanie naszego Wydawnictwa wyjaśniło, że na potrzeby ww. zwolnienia, "podróż" i "podróż służbowa" należy definiować identycznie. W odpowiedzi tej czytamy:

"(…) w podróży służbowej może pozostawać jedynie pracownik, gdyż regulacje w tym zakresie zawiera Kodeks pracy. Stąd w odniesieniu do osób niepozostających w stosunku pracy (stosunkach pokrewnych) można mówić jedynie o podróży, a nie o podróży służbowej, w rozumieniu Kodeksu pracy.

Niezależnie od powyższego, pojęcie "podróż" należy rozumieć identycznie. Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy (o PDOF - przyp. red.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.

Pomijając zatem uwarunkowania tego przepisu dotyczące stosunków pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, przyjąć należy, iż podróżą w sensie ogólnym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba (zleceniodawcy bądź spółki) bądź stałe miejsce wykonywania zadań jako zleceniobiorca bądź członek rady nadzorczej czy zarządu. (…)"

Jeżeli zatem - zgodnie z powyższymi wyjaśnieniami - zleceniobiorca (tu: wykładowca) wykonujący zlecenie nie jest w podróży służbowej (gdy np. szkolenie prowadzi w tej samej miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy), zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF, nie znajdzie zastosowania. Otrzymany od zleceniodawcy zwrot kosztów wyżywienia czy noclegu będzie zatem powodował po jego stronie powstanie przychodu, który będzie w całości podlegał opodatkowaniu.

Natomiast jeżeli wykonując zlecenie zleceniobiorca jest w podróży (zakładamy, że jest to podróż krajowa), to zwrócone mu koszty wyżywienia będą zwolnione z PIT, jeżeli nie przekroczą wysokości diety określonej w ww. rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. W przypadku, gdy kwota ta będzie wyższa, nadwyżka ponad ten limit będzie opodatkowana.

Przypominamy, że dieta za dobę podróży krajowej wynosi 30 zł. Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę, dieta może być odpowiednio niższa, a gdy osobie odbywającej podróż zapewniono częściowe wyżywienie, może ona ulec obniżeniu. Szczegółowe regulacje dotyczące ustalania wysokości diety zawiera § 7 ww. rozporządzenia.

Również zwrot zleceniobiorcy będącemu w podróży krajowej wydatku za nocleg w hotelu, którego wysokość została potwierdzona fakturą (rachunkiem), będzie zwolniony z PIT. Co do zasady, ww. zwolnienie przysługuje, jeżeli koszt noclegu nie przekracza dwudziestokrotności stawki diety (czyli kwoty 600 zł). Jednak również zwrot wyższych kosztów noclegu może w całości korzystać ze zwolnienia z PIT. Będzie tak wówczas, gdy poniesienie tak wysokiego kosztu było uzasadnione okolicznościami, a zleceniodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych fakturą (rachunkiem) w wysokości przekraczającej ww. limit.