A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 27 (926) z dnia 20.09.2016

Koszty podróży wspólników spółek osobowych

Jesteśmy spółką jawną. Jeden ze współwłaścicieli spółki wyjeżdża za granicę. Czy koszt przelotu samolotem oraz hotelu będzie kosztem uzyskania przychodów? Jaki dokument powinien być potwierdzeniem tych wydatków? Jak ująć te wydatki w ewidencji księgowej?

Poniesione przez wspólnika spółki jawnej wydatki na przelot samolotem oraz opłaty za hotel mogą być kosztem uzyskania przychodów na ogólnych zasadach, czyli jeżeli istnieje związek tych wydatków z prowadzoną przez spółkę działalnością i wydatki zostały właściwie udokumentowane (rachunkiem lub fakturą).

Osoby prowadzące działalność gospodarczą (przedsiębiorcy, właściciele i współwłaściciele firm) mogą na ogólnych zasadach zaliczać do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki związane z podróżami służbowymi. Do tych osób nie mają zastosowania przepisy dotyczące podróży służbowej określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Przepisy te dotyczą bowiem pracowników. Oznacza to, że wydatki poniesione w podróży służbowej przez przedsiębiorców ujmuje się do kosztów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej wynikającej z dokumentów (pomijamy tu rozliczanie wydatków na samochód nieujęty w ewidencji środków trwałych, dla którego podatnik prowadzi "kilometrówkę"). Do kosztów takich nie można zatem zaliczać ryczałtów np. za dojazdy czy noclegi. Wyjątkiem są diety, które właściciel (współwłaściciel, osoba współpracująca) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości diet przysługujących pracownikom na podstawie ww. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOF. Na temat zaliczania i udokumentowania wydatków dotyczących podróży służbowych przedsiębiorcy pisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 26 z br., gdzie podaliśmy wyjaśnienie Ministerstwa Finansów w omawianej kwestii.

Pisaliśmy o tym
w Biuletynie Informacyjnym nr 26 z 10.09.2016 r.
na str. 4-5

Przypomnijmy, że zgodnie z ww. wyjaśnieniem, koszty wyrażone w walucie obcej dotyczące podróży przedsiębiorcy przelicza się:

w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. bilet lotniczy, opłata za hotel) - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
w przypadku diety - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Koszty podróży przedsiębiorcy w ewidencji księgowej

W księgach rachunkowych koszty podróży służbowych - także te dotyczące przedsiębiorcy - zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje w zależności od przyjętego sposobu ewidencji kosztów na koncie 40 "Koszty według rodzajów", do którego prowadzona jest ewidencja szczegółowa. Jeśli nie wyodrębniono osobno kosztów podróży służbowych, wówczas koszty te księguje się na konto pozostałych kosztów rodzajowych. Przy stosowaniu pełnej ewidencji kosztów ujęte na koncie 40 koszty proste podlegają dalszemu rozliczeniu za pośrednictwem konta 49 "Rozliczenie kosztów" na miejsce powstania kosztów w zespole 5 - zwykle koszty podróży są ujmowane na koncie kosztów zarządu.

Tak jak dla celów podatkowych, także dla celów bilansowych koszty podróży przedsiębiorcy udokumentowane fakturami, rachunkami, wyrażone w walucie obcej, należy przeliczać według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury, rachunku, a diety według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Dodajmy, że w przypadkach, gdy celem podróży służbowej jest zakup (sprowadzenie) środka trwałego, to poniesione wydatki należałoby rozliczyć na zwiększenie jego wartości początkowej. Pisaliśmy na ten temat w Biuletynie Informacyjnym nr 33 z 2012 r.