Inne uzasadnione wydatki poniesione w podróży służbowej, których zwrot nie podlega opodatkowaniu

Pojęcie przychodu ze stosunku pracy

W rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, przychodami ze stosunku pracy są:

wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Do przychodów, o których mowa zalicza się również kwoty wypłacane pracownikom przez pracodawcę tytułem zwrotu kosztów podróży służbowej, z tym że tego rodzaju przychody mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Warunki zwolnienia dotyczącego zwrotu należności na pokrycie kosztów podróży służbowej

Możliwość zwolnienia od podatku należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej pracownikowi przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof. Z jego uregulowań wynika, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej:

w odrębnych ustawach lub
w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisami, o których mowa w powołanym przepisie, wydanymi przez ministra właściwego do spraw pracy jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej.

Tekst rozporządzenia o podróży służbowej
dostępny jest w serwisie
www.przepisy.gofin.pl

Katalog tzw. innych niezbędnych wydatków

Zgodnie z § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zawarty w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej katalog tego rodzaju wydatków obejmuje:

opłaty za: bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz
inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Przepisy nie zawierają wykazu tzw. innych niezbędnych wydatków, nie ograniczają również ich wysokości. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane. Oznacza to, że pracownik może liczyć na zwrot wydatków niewymienionych wprost w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, które pracodawca uznał za uzasadnione koszty podróży. Istotne jest jednak, by wydatki te były niezbędne, a ich poniesienie pozostawało w bezpośrednim związku z podróżą służbową. Zwrot takich wydatków, w wysokości wynikającej z dowodów potwierdzających ich poniesienie, będzie u pracownika objęty zwolnieniem podatkowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof.

Zwróć uwagę!

Ustawodawca nie określił w sposób enumeratywny tzw. innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, których udokumentowanie może uprawniać pracownika do uzyskania zwrotu wydatkowanych kwot. Decyzja o zwrocie konkretnych wydatków leży w gestii pracodawcy.

Dokonując oceny poszczególnych wydatków, należy mieć na uwadze również ograniczenia wynikające z uregulowań zawartych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Wskazują na to wyjaśnienia organów podatkowych.

Opłaty za pobranie gotówki z bankomatu

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-343/15/BJ odniósł się do sytuacji, gdy pracownik przebywający w podróży służbowej był zmuszony w celach służbowych pobrać gotówkę z bankomatu. Organ podatkowy przychylił się do stanowiska pracodawcy, że opłaty za pobranie gotówki z bankomatu można zakwalifikować do wydatków, których zwrot przysługuje pracownikowi na podstawie § 2 pkt 2 lit. d rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W konsekwencji organ ten stwierdził, że: "(...) zwrot opłat związanych z pobieraniem gotówki z bankomatu na uzasadnione cele biznesowe, podczas podróży służbowej (...) nie stanowi podlegającego opodatkowaniu przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy (updof - przyp. red.).

Zwrot ponoszonych przez pracownika ww. wydatków jest przychodem pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w powiązaniu z (...) rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., a zatem nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Trudno bowiem uznać, iż poniesiony przez pracownika wydatek, zwrócony następnie przez pracodawcę nie jest niezbędny, skoro pobór gotówki z bankomatu nastąpił w uzasadnionych celach służbowych".

Opłaty za nadbagaż

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 20 października 2015 r., nr IBPB-2-1/4511-344/15/BJ ten sam organ podatkowy odniósł się niekorzystnie do stanowiska, że zwolnieniem od podatku dochodowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, objęte mogą być opłaty za nadbagaż ponoszone przez pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową trwającą ponad 30 dni.

Organ ten zwrócił uwagę, że w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, jako inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową (krajową lub zagraniczną), które mogą być zwracane pracownikowi, zostały wymienione m.in. opłaty za bagaż. Wskazał jednak, że § 18 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej precyzuje, że jeżeli:

podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub
państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie,

pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu. Skoro zatem przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej przewidują zwrot kosztów przewozu bagażu, ale tylko do wagi 30 kg, to pokrywanie przez pracodawcę opłat za nadbagaż (powyżej 30 kg), należy uznać za przychód pracownika. Przychód ten podlega opodatkowaniu w części dotyczącej kosztów zwracanych pracownikowi ponad limit określony w tym rozporządzeniu.